Manchmal muss man „nein“ zum Guten sagen, damit man Platz für das Beste hat.

Diesen Spruch sollten wir uns viel häufiger zu Herzen nehmen. Zwar ist ein „Nein“ selten einfach, doch schafft es uns die Freiräume, wirklich die Dinge zu tun, die uns wichtig sind.

In diesem Doppelkick unterhalte ich mich mit Bernd Geropp genau darüber, wie wir lernen können, „nein“ zu sagen.


"Nein" sagen

Zeitmanagement heißt auch, „nein“ sagen zu können

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In diesem Doppelkick sprechen wir über:

  • weshalb wir lernen müssen, "nein" zu sagen;
  • welcher Kompass dir dabei hilft, "nein" zu sagen;
  • vier konkrete Tipps, wie man "nein" sagt – auch gegenüber Kunden;
  • …und vieles mehr.

Das Gespräch zum Nachlesen

Ivan Blatter: Heute haben wir, von mir aus gesehen, ein schwieriges Thema, nämlich das Thema "Nein sagen". Als Solopreneur, als Führungskraft, als Unternehmer, eigentlich egal, was du tust, ist es eine große Kunst, "nein" zu sagen, um sich selbst auch ein Stückweit zu schützen. Wie man konsequent "nein" sagt, ohne ein schlechtes Gewissen zu haben, und wie man auch "nein" sagt, ohne irgendjemanden zu beleidigen oder zu enttäuschen, darüber wollen wir uns heute unterhalten. Die erste Frage ist natürlich, weshalb müssen wir eigentlich "nein" sagen? Ganz einfach und banal, weshalb eigentlich?

Bernd Geropp: Wir müssen "nein" sagen, weil wir uns fokussieren müssen. Fokussieren heißt, zu vielen Sachen einfach "nein" sagen zu müssen. Ich kann nicht alles machen, ich habe nur 24 Stunden, und wenn ich Prioritäten setze, dann heißt das vor allem, dass das Schwierigste daran ist, dass ich zu vielen Sachen "nein" sagen muss, denn sonst kann ich meine Zeit und Aufmerksamkeit nicht auf das Wichtige lenken.

Ivan: Ich habe da mal ein interessantes Zitat gelesen, ich weiß leider nicht mehr, von wem, aber das lautete so: "Manchmal muss man 'nein' zum Guten sagen, damit man Platz für das Beste hat."

Bernd: Das ist ein sehr schöner Spruch.

Ivan: Das ist die große Herausforderung. "Nein" zu Dingen zu sagen, die einen nicht interessieren oder die einem nicht wichtig sind, das ist einfach. Aber zu Dingen "nein" zu sagen, die eigentlich toll wären und die man gerne machen würde, aber wo man sagen muss, "nein, ich muss den Fokus behalten", wie du es gerade gesagt hast, "ich muss mich auch irgendwo selbst schützen", das ist ganz, ganz schwierig. Mir fällt es zumindest sehr schwer.

Bernd: Ich glaube vor allem, dass du erst einmal anfangen musst herauszufinden, was deine eigentliche Priorität ist. Was sind die Sachen, die dir wirklich wichtig sind? Und wenn man sich das klargemacht hat, ich glaube, dann wird es auch ein bisschen einfacher, weil man dann ein Korrektiv hat. Man kann sagen, ob es hineinpasst oder nicht. Wenn es nicht reinpasst, kann ich vielleicht auch irgendwas finden, dass ich sage, "gut, das muss ich schieben, aber jetzt habe ich dafür keine Zeit".

Ivan: Man braucht ein Schema oder irgendeinen Maßstab, an dem man messen kann, ob man jetzt "nein" sagen will oder nicht. Und wenn man nicht weiß, was man will, was einem wichtig ist, wohin man eigentlich will, dann ist es auch schwierig, "nein" zu sagen, da hast du völlig Recht. Und wenn man "nein" sagt, kommt man auch ein bisschen aus der Fremdsteuerungsfalle heraus. Man reagiert dann nicht nur, sondern man kann viel proaktiver agieren. Man lehnt zwar einiges ab, sagt dann aber dafür auch bewusster "ja" zu anderen Dingen. Und das ist sehr proaktiv.

Bernd: Richtig, richtig.

Ivan: Das klingt alles schön und gut und eigentlich auch logisch und einleuchtend, jeder weiß das, aber irgendwann heißt es eben "Butter bei die Fische": Wie kann man denn jetzt eigentlich "nein" sagen?

Bernd: Ähnlich wie dir fällt es mir auch bei vielen Sachen sehr schwer. Und ich weiß nicht, wo ich es gelesen habe, ich glaube, es war bei Michael Hyatt, der hatte das mal sehr schön formuliert, und er hatte vier Tipps gegeben. Der erste war, "lass dir Zeit mit der Entscheidung". Das passiert häufig, dass jemand vermeintlich von der Seite auf dich zukommt und du denkst, "oh Gott, ich muss jetzt entscheiden". Da kannst du den Druck herausnehmen, indem du sagst, "das kann ich momentan nicht entscheiden, ich melde mich morgen bei dir, ob es geht oder nicht". Dann kann es in einer Situation, in der wir normalerweise sagen würden, dass wir schon genug um die Ohren haben, schnell passieren, dass wir trotzdem "ja" sagen, vielleicht, weil wir ein Helfersyndrom haben, weil man uns geschmeichelt hat oder, weil wir einfach gemocht werden wollen. Da gibt es verschiedenste Gründe. Und wenn ich das verwende, dass ich sage, "Moment, ich muss darüber nachdenken, ich muss erst einmal in meinem Plan nachschauen", wenn man sich das angewöhnt, eine solche Anfrage erst einmal sacken zu lassen, dann hat man eine bessere Chance, meiner Ansicht nach. Das funktioniert übrigens recht gut, wenn ich eine Anfrage per E-Mail bekomme. Es funktioniert extrem schlecht, wenn ich am Telefon gefragt werden.

Ivan: Ich sehe das genau gleich wie du. Ich stelle manchmal Anfragen bewusst per Mail, damit der andere auch Zeit hat, darüber nachzudenken, denn ihm geht es gleich wie uns. Aber manchmal genügt es auch, nur zehn Sekunden darüber nachzudenken und zu sagen, "Moment, darüber muss ich einmal nachdenken". Und dann überlegt man, und wenn der andere warten muss, dann finde ich das nicht so schlimm. Manchmal denke ich dann auch laut, ich denke dann, "ja einerseits, und andererseits" und so, damit der andere hört, dass ich noch da bin. Aber eben sich nicht zu schnell zu entscheiden, sondern sich auch bewusst Zeit zu nehmen, das ist ein sehr wertvoller Tipp.

Bernd: Der zweite Punkt ist allerdings, nicht mehr um den heißen Brei herumzureden, wenn ich mich erst einmal entschieden habe. Dann nicht mehr zu sagen, "ja, ich muss erst überlegen, und vielleicht", sondern, wenn ich mich entschieden habe, dann sollte ich ehrlich sagen, "es tut mir sehr leid, es passt momentan nicht. Ich habe keine Zeit für diese Sache. Ich würde sie gerne tun, aber ich habe mich schon für andere Sachen verpflichtet. Es tut mir leid, das klappt nicht." Das kann man durchaus höflich sagen.

Ivan: Ich halte das auch für entscheidend, ein glasklares "Nein" zu sagen anstatt eines Wischiwaschi, bei dem der andere nicht so recht weiß, war das jetzt ein halbes "Ja" oder was ist das? Das ist auch nicht fair dem anderen gegenüber.

Bernd: Genau. Und der dritte Punkt: Wenn es möglich ist, sich zu überlegen, wie kann ich dem anderen trotzdem helfen? Selbst, wenn ich die bestimmte Aufgabe nicht übernehme, wenn ich nicht mitmachen kann, was ist denn eine Alternative? Wenn dich beispielsweise jemand als Speaker buchen möchte und sagt, dass es eine ganz tolle Veranstaltung werden wird, dass du dann sagst, "ich habe momentan einen Launch laufen, das klappt einfach nicht, deswegen muss ich leider absagen. Wende dich doch an den Kollegen xy, der macht das auch gut, das weiß ich. Er kann dir vielleicht helfen, der wäre ein guter Speaker für dich." So etwas in der Richtung, eben eine Alternative anzubieten, das hilft dem anderen, und es hilft dir, weiterhin fokussiert zu bleiben.

Ivan: Erinnerst du dich noch an den vierten Punkt?

Bernd: Ja. Wenn du dich entschieden hast, wenn du "nein" gesagt hast, dann bleibe auch dabei. Das hat mit dieser Konsequenz zu tun, denn wenn du das nicht machst, dann gibt es ein ständiges "ja, doch" und dies und jenes. Entweder ja oder nein, und dann sollte man meiner Ansicht nach auch dazu stehen.

Ivan: Genau, das geht in eine ähnliche Richtung wie das, was du vorhin gesagt hast, eben freundlich, aber glasklar "nein" zu sagen, und dann auch dabei zu bleiben, dass müsste man an dieser Stelle eigentlich noch ergänzen. Auch aus Fairness, sowohl dem anderen gegenüber als auch dir.

Bernd: Ja, genau.

Ivan: Wenn ich mir Zeit nehme, darüber nachzudenken, ob ich "ja" oder "nein" sage, dann versuche ich immer, an den Preis zu denken, den ich zahlen muss. Nicht monetär, sondern an den Preis dahingehend, was muss ich dafür investieren oder vor allem auch, was kommt zu kurz? Wenn ich diesen Speaking-Gig hier annehme, dann habe ich weniger Zeit für den Launch. Oder dann bin ich wieder zwei, drei Tage weg, habe weniger Zeit für meine Familie oder für mein Hobby. Es ist nicht unanständig, etwas abzulehnen, weil man mehr Zeit mit der Familie verbringen will, überhaupt nicht. Oder dann kann ich den Blogartikel nicht schreiben. Das sind alles Preise, die ich bezahlen muss, denn jedes "Ja" ist gleichzeitig ein "Nein" zu ganz vielen anderen Dingen. Ich sage auch "nein", wenn ich "ja" sage, wenn man so will, so paradox das klingt. Wenn ich etwas zusage, dann sage ich auch gleichzeitig andere Dinge ab, um die ich mich in dieser Zeit nicht kümmern kann. Und das hilft mir auch, an diesen Preis zu denken, den ich bezahlen muss. Oder dann bin ich gestresst und müde, weil ich sowieso schon so viele Termine habe. Das sind alles Preise, die wir zahlen müssen.

Bernd: Und eben diese Sache, dass ich sage, "ich bin gestresst, ich habe wieder viel zu vielen Anfragen zugesagt", das ist der Grund, warum ich einen Jahresplaner an der Wand hängen habe. Ich merke es zum Beispiel bei mir, ich habe im Juni viel zu vielen zugesagt, das hätte ich nicht machen sollen. Und wenn ich erkenne, dass im Juni schon verdammt viel drinsteht, dann kann ich das nicht mehr ändern. Ich weiß bereits, dass ich platt sein werde, wenn der Juni vorbei ist. Deshalb ist es mein Ziel, mir für den Juli bewusst sehr viel weniger vorzunehmen beziehungsweise, für Juli gar nichts mehr anzunehmen. Im August habe ich mir sowieso eine Pause eingetragen, und dann sage ich, "ich bin ausgebucht, es geht nicht. So gerne ich es machen würde, ich helfe gerne, aber dann erst bitte wieder im September". Und wenn ich das nicht machen würde, würde ich kaputtgehen. Es passiert mir nach wie vor, dass ich nicht oft genug "nein" gesagt habe, aus welchen Gründen auch immer, aber ich erkenne es dann zumindest an dem Jahresplaner und weiß, wann ich in eine Falle hineinlaufe. Ich weiß dann, dass ich mir Zeit nehmen muss, um wieder zu relaxen und um in ein ruhigeres Fahrwasser zu kommen. Sich das klarzumachen, wo ist mein Fokus, was habe ich bereits zugesagt, das ist ganz wichtig, um auch wirklich "nein" sagen zu können.

Ivan: Das ist ein spannender Punkt, du hast dein Bewertungsschema immer sichtbar. Wenn du einen Anruf bekommst, dann musst du nur schnell mal auf deinen Jahresplan an der Wand schauen und kannst direkt sagen, "nein, geht leider nicht" oder "ja, passt". Das finde ich spannend. Ich habe auch meine Pläne und Ziele, aber die sind irgendwo im Computer. Das heißt, ich muss zuerst das Programm starten und die Datei öffnen und so weiter und so fort. Du hingegen hast den Kompass an der Wand.

Bernd: Und der Kompass, der ist wirklich ein großer. Ich habe mir das bei Amy Porterfield abgeschaut, die gesagt hat, dass man am Anfang des Jahres eine Planung machen soll, vor allem für die Zeiten, in denen du keine Sachen annimmst. Selbst, wenn du nur ein oder zwei Wochen Urlaub machst, dann ist trotzdem der ganze August so geblockt, dass da nichts hineinkommt. Da kommt vielleicht irgendwann mal eine Kleinigkeit hinein, und das entscheide ich dann so, aber auf dem Plan passiert erstmal nichts. Und das sieht sehr schön aus, wenn an einer Stelle nichts steht und du weißt, okay, im Moment wird es hart, aber ich weiß, dass ich bald an eine leere Stelle im Kalender komme. Und diese freie Stelle dann auch bewusst so zu lassen, das finde ich sehr hilfreich. Aber das gehört dazu, dass ich diese Grobplanung bereits am Anfang des Jahres mache, hier will ich, dass nichts hineinkommt. Wenn ich das nicht mache, dann passiert ständig was.

Ivan: Sehr schön, ja. Es ist als Unternehmer oder als Solounternehmer besonders schwer, gegenüber Kunden "nein" zu sagen. Man will etwas verdienen, will dem Kunden helfen, und das finde ich noch ziemlich schwierig. Du hast vorhin einen Tipp dazu gegeben, nämlich, eine Alternative zu bieten. Das finde ich auch sehr, sehr gut und sehr nützlich. Es geht auch darum, dass man den Kunden nicht irgendwo in der Luft hängenlässt, sondern dass man ihm hilft. Vielleicht nicht so, wie er es sich vorgestellt hat, aber immerhin hast du ihm geholfen. Du hast ihm auch einen Nutzen geboten, und das ist wichtig für den Kunden. Ich mache auch diese Erfahrung, wenn man den Kunden etwas glasklar kommuniziert, dann verstehen sie das. Sie sind meist in derselben Situation wie wir, wie alle. Und wenn die dann sehen, dass man ganz klar "nein" gesagt und gleichzeitig eine Alternative angeboten hat, dann sind die Kunden trotzdem zufrieden und kommen wahrscheinlich das nächste Mal wieder.

Bernd: Dabei ist, glaube ich, wichtig, dass man wirklich genau hinhört, dass man genau nachfragt, um was es geht. Was ist das Ziel, das mit der Zusammenarbeit erreicht werden soll? Und wenn ich das weiß, wenn ich das mitbekommen habe, dann kann ich Alternativen anbieten. Und das merkt der Kunde dann auch im Gespräch, dass ich ein Interesse daran habe, ihm zu helfen. Und wenn dabei herauskommt, dass ich nicht der Richtige bin oder ich es zeitlich hinbekomme, aber wie wäre es denn mit diesem oder jenem Vorschlag, dann ist das absolut okay, und damit fühlt sich der Kunde sicher besser aufgehoben, als wenn ich "ja" sage, aber eigentlich denke, "oh Gott, das jetzt auch noch!" Denn dann weiß der Kunde schon, dass das Ergebnis nicht gut werden wird.

Ivan: Oder noch schlimmer, du sagst "ja", und dann bekommst du es nicht hin und hältst die Vereinbarungen nicht ein und so weiter.

Bernd: Das wäre eine Katastrophe.

Ivan: Oder die Qualität stimmt dann nicht, das wäre wirklich eine Katastrophe. Und man darf, man kann mit Kunden auch sprechen, man kann mit ihnen gemeinsam einen Ausweg suchen, einfach im Diskurs. Man kann gemeinsam brainstormen, "okay, wir haben hier das Problem, dass du etwas von mir willst, was ich dir jetzt nicht liefern kann, was könnten wir machen? Könnten wir vielleicht die Termine schieben, könnten wir das ganze Projekt erst später starten?" Und wenn dann alle Stricke reißen, dann kann ich ihm immer noch sagen, "frag doch mal den Bernd, der macht das auch hervorragend". Ich gebe also eine Empfehlung oder etwas in die Richtung. Aber das geht auch gut, denn damit fühlt sich der Kunde ernst genommen, denn du bietest ihm einen Ausweg und einen Nutzen.

Bernd: Bei diesen Gesprächen ist außerdem wichtig, dass man abklärt, ob man überhaupt im gleichen Bereich ist. Wenn jemand mit mir zusammenarbeiten will, dann muss mir beispielsweise klar sein, ob er überhaupt das Budget dafür hat, und gleichzeitig muss dem anderen klar sein, was es kosten wird. Das heißt, da darf man sich auch nicht scheuen, zumindest grob abzuklären, in welcher Region wir liegen. Der riesige Vorteil davon ist, wenn derjenige sagt, er hat einen Speaking Gig und hätte mich gerne als Speaker, aber mehr als 500,- Euro kann er nicht zahlen, dann brauche ich auch kein Angebot zu machen. Wenn man mir jedoch sagt, "wir liegen in einem Budget von 4.000,- Euro", dann schreibe ich auch gerne ein vernünftiges Angebot, denn das kostet mich Zeit. Und das vorab zu klären, ist sehr günstig für beide Seiten, weil es sonst unnötig Arbeit macht.

Ivan: Genau. Und ich versuche auch immer, eine gewisse gemeinsame Vereinbarung zu finden, also auch mit Terminen, wenn ich eine Anfrage bekomme, beispielsweise, wenn ich einen Gastartikel schreiben soll. Sage ich dann zu, dann ist meine nächste Frage immer, "bis wann willst du was?" Einfach, um mich zu schützen, um auch da wiederum für Klarheit zu sorgen. Und wenn er sagt, er braucht es unbedingt nächste Woche, dann muss ich ihm sagen, "tut mir leid, das schaffe ich nicht". Einfach diese Klarheit, die ist das Entscheidende. Wir haben häufig zu viel Angst vor Klarheit, weil wir denken, wir stoßen den Kunden oder einen Kollegen weg oder enttäuschen ihn. So geht es zumindest mir. Wenn es mir jedoch gelingt, für hohe Klarheit zu sorgen, dann merke ich, dass es gut für beide Seiten ist und dass ich damit einen größeren Nutzen schaffe, als wenn ich so in der Schwebe bleibe.

Bernd: Ja, absolut, das ist richtig.

Ivan: Das gilt natürlich auch gegenüber Kollegen oder wenn man mit jemandem zusammen ein Projekt macht, so wie wir jetzt hier mit den Doppelkicks oder so, auch da muss man leider ab und zu mal "nein" sagen. Hier hilft mir auch noch, dass man ganz klar die Folgen aufzeigt. Das geht vielleicht jetzt gegenüber dem Kunden nicht, aber gegenüber einem Kollegen kann man auch sagen, "weißt du, wenn wir jetzt dieses Projekt auch noch durchziehen, dann kann ich jenen Launch nicht mehr verfolgen, und mein Blog leidet" oder irgendetwas in der Art. Und häufig reagieren sie dann auch mit Verständnis. Und man kann auch kombinieren, man kann gemeinsam einen Ausweg suchen oder ich kann ihm eine Alternative bieten, aber ich glaube, Offenheit, Klarheit und Ehrlichkeit lohnen sich in jedem Fall.

Bernd: Und vor allem glaube ich, dass diese Aussage, dass man anderweitig eingegangene Verpflichtungen gerne einhalten möchte, absolut gut angesehen wird. Das verstehen die Leute.

Ivan: Du schaffst dir dann auch einen entsprechenden Ruf. Man weiß genau, wenn der Bernd "ja" sagt, dann sagt er "ja" und zieht es durch, und das klappt.

Bernd: Richtig.

Ivan: Und das ist genau der Ruf, den du möchtest. Du willst nicht der sein, der zu allem "ja" sagt und nichts schafft oder nur auf den letzten Drücker und dann nicht gut genug.

Bernd: Genau.

Ivan: Beim Bewertungsschema finde ich es auch noch wichtig zu erwähnen, und das hast du eben gerade schon gemacht, dass man auch Commitments gegenüber sich selbst hat. Du hast das mit dem Urlaub erklärt, dass du den August frei lässt, aber es gibt auch noch andere Commitments, die man mit sich selbst eingegangen ist oder Vereinbarungen mit der Familie. Und dass man durchaus auch einmal etwas Geschäftliches ablehnen kann, damit man eben mehr Zeit für sich selbst oder für die Familie hat.

Bernd: Richtig. Deswegen habe ich ganz am Anfang gesagt, dass es wichtig ist, sich zu überlegen, was sind meine Prioritäten, was ist mir wirklich wichtig? Und wie es häufig so ist, im Tagesgeschäft fällt das so ein bisschen hinunter, weil man im Tunnel ist. Und da muss man regelmäßig zurückgehen und sich fragen, "okay, Moment, was ist mir wirklich wichtig? Ich möchte mit meiner Familie in Urlaub gehen, ich möchte meiner Familie Zeit widmen, also kann ich mir diese Zeit nicht kaputtmachen lassen."

Ivan: Oder, wenn man Zeit für sich selbst blockiert hat, mal einen Nachmittag lang drei Blogposts zu schreiben beispielsweise, und dann kommt eine Anfrage, dann darf man ruhig sagen, "tut mir leid, an dem Nachmittag habe ich leider keine Zeit, da habe ich eine andere Verpflichtung". Man muss nicht sagen, dass man Blogposts schreiben will, denn darauf reagiert der andere vielleicht eher mit Unverständnis. Aber ich habe dann eben eine andere Verpflichtung, und es geht leider nicht.

Kein einfaches Thema, wir wollen andere Menschen auch nicht enttäuschen. Wir wollen ihnen helfen, auch wenn man nicht unbedingt ein Helfersyndrom hat, denn wir machen es gerne. Und es ist immer schwierig, ich glaube, man muss auch sehr trainieren, um konsequent oder konsequenter "nein" sagen zu können. Ich weiß nicht, ob man das wirklich immer bis zum Letzten so durchbringt, was aber auch nicht weiter schlimm ist, aber ich glaube, Offenheit, Ehrlichkeit und Klarheit sind hier spielentscheidend.

Bernd: Man muss sich einfach sagen, dass man das Recht dazu hat, "nein" zu sagen. Du hast keine Verpflichtung, jedem gefällig zu sein oder "ja" zu sagen. Es ist deine Zeit, es ist dein Leben, und du hast das Recht, zu etwas "nein" zu sagen.

Ivan: Was für ein wunderbares Schlusswort, lieber Bernd, vielen Dank!

Bernd: (Lacht) Vielen Dank, Ivan.

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