Am 1.1.2015 habe ich meinen Lesern das "Du" angeboten.
In den älteren Artikeln sieze ich noch, wir bleiben aber natürlich gerne beim "Du". :-)

Meine Hassliebe zu Evernote
Ich weiß nicht, wie es Ihnen geht. Ich zumindest lese sehr gerne, wie andere Menschen zu ihren Entscheidungen finden, was dabei eine Rolle spielt und wie sie vorgehen. Ein Erfahrungsbericht eben, ein Schilderung aus dem Alltag. Genau das will ich Ihnen heute hier bieten.

Vor fast zwei Monaten berichtete ich über “Meine Hassliebe zu Evernote“. Die Folge: Nachdem ich den Artikel veröffentlicht hatte, bekam ich Zweifel an Evernote und ich bin mit Sack und Pack wieder zurück zu Apples Notizprogramm gewechselt, das ohnehin auf all meinen Geräte installiert ist.

Weshalb ich die Apple-App so toll finde und trotzdem wieder zurück bei Evernote bin, beschreibe ich hier.

Mein Weg zurück zur App “Notizen”

Sie wissen: Ich mag meine Apple-Geräte und nutze viele Vorteile, die ich habe, weil ich systemtreu bin. Deshalb nutze ich neben meinem Mac ein iPhone und ein iPad. Für mich ein perfektes Gespann.

Mir ist das “eingebaute” Notiz-Programm von Apple einfach sympathisch – und genau darum geht es im Zeitmanagement auch: Wir müssen Instrumente nutzen, die wir gerne nutzen, sonst geben wir bald auf.

Was ich an “Notizen” mag:

  • Das Programm ist schnell.
  • Das Design gefällt mir.
  • Es ist sehr einfach: Ordner – Notiz – fertig.
  • Es gibt keinen unnötigen Schnickschnack.
  • Die Synchronisation zwischen den Geräten funktioniert schnell und zuverläßig.

Eigentlich ist die App eine gelungene Umsetzung eines einfachen Notizbuchs – genau das, was ich bis vor Kurzem brauchte.

Wir müssen Instrumente nutzen, die wir gerne nutzen, sondern geben wir bald auf.
Diesen Satz twittern...

Und plötzlich ist alles anders…

Eigentlich bin ich mit den Apple Notizen ganz glücklich, aber manchmal ändern sich die Umstände und die Anforderungen, die eine App erfüllen muss.

Genau das ist mir passiert: Ich habe im Moment recht viele Projekte am Laufen (nebenbei: jedes Seminar, Coaching und Referat ist bei mir ein eigenes Projekt).

Bislang konnte ich mich recht gut “einfach so” organisieren. Das heißt:

  • E-Mails werden einfach in einen Archiv-Ordner abgelegt.
  • Dateien erhalten allenfalls ein Stichwort (z.B. der Name des Kunden) und werden in meinen einzigen Archiv-Ordner abgelegt.
  • Notizen aus Besprechungen oder Coachings landen in der App “Notizen”.

Mit der Suchfunktion kam ich hier sehr schnell zum Ziel und fand die benötigen Infos in Sekundenbruchteilen.

Nur: Immer häufiger brauche ich den gesamten Verlauf eines Projektes. Rufe ich beispielsweise einen Interessenten an, möchte ich den E-Mail-Verkehr, meine bisherigen Notizen und das Angebot, das ich ihm geschickt habe, vor mir sehen.

Das ging, aber ich musste an drei Orten nach den Infos suchen: Eben im Mailprogramm, auf der Festplatte und in den Notizen. Hinzu kommen noch allenfalls ein paar To-dos auf meiner To-do-Liste.

Bei 2-3 Projekte und wenigen Anrufen ist das kein Problem. Doch inzwischen hat mein Business eine Dimension erreicht, wo das zum Problem wird.

Neue Anforderung deshalb: Ich muss alles zu einem Projekt auf einen Blick sehen können.

Mit den Apple Notizen kann ich das so nicht abbilden. Der Knackpunkt: E-Mails kann ich nicht einfach in den Notizen speichern, sondern müsste sie kopieren und einfügen. Das geht, aber meine Erfahrung lehrt mich, dass ich das höchstens drei Tage mache und dann nicht mehr lustig finde.

Zwischenhalt: Basecamp

Mein erster Gedanke:

OK, jetzt brauchst Du irgendein Projektmanagement-Tool, mit dem Du den Überblick behältst.

Ich habe schnell gemerkt, dass die “üblichen Verdächtigen” (MS Project, Omniplan, Merlin) mir nicht das bieten, was ich brauche. Fündig wurde ich bei Basecamp. Hier kann ich E-Mails zu einem Projekt einfach an eine geheime Adresse weiterleiten und schon sind sie dann am richtigen Ort. Dann kann ich natürlich auch Dateien hinzufügen, Notizen erstellen und To-do-Listen pro Projekt führen.

Alles ganz wunderbar – mit einem kleinen Nachteil: Basecamp spielt seine Stärken in der Teamarbeit aus. Dafür ist es gemacht und konzipiert. Mein Team besteht aber nur …aus mir. Das Preismodell von Basecamp ist nun so, dass man für die Anzahl Projekte bezahlt (also: bis zu 10 Projekte kostet 20 USD/Monat, bis zu vierzig 50 USD/Monat usw. [Stand: 13.3.2014]) – unabhängig von der Teamgröße.

Das ist super, wenn man tatsächlich ein Team hat. Viele andere Produkte berechnen ihre Preise nämlich nach Teamgröße: Je mehr Leute, desto teurer. Basecamp nicht.

Aber es ist nicht mehr so super, wenn man als Alleinunterhalter Solo-Unternehmer unterwegs ist. Ich hätte also das Abo für 50 USD/Monat benötigt, was mir schlicht und einfach viel zu teuer ist – der Preis ist für mich deutlich höher als der Nutzen.

Also, mein Fazit:
Basecamp ist fantastisch. Sobald ich mal ein Team benötige, dann werde ich sofort Basecamp als Tool einsetzen. Für mich alleine ist es aber zu teuer.

Zurück zu Evernote

Natürlich habe ich mir viele Alternativen zu Basecamp angeschaut, aber ich fand nirgends dieselben Features und vor allem dieselbe Einfachheit und Übersichtlichkeit – auch nicht in einem “normalen” Programm auf meiner Festplatte (heißer Kandidat war Daylite – hat aber nicht bestanden [zu unübersichtlich]).

Doch plötzlich fiel mir Evernote wieder ein. Denn das kann eigentlich genau das, was ich suche:

  • Ich kann E-Mails an Evernote schicken.
  • Ich kann Notizen – auch unterwegs – erstellen.
  • Ich kann beliebige Dateien in Evernote speichern.

Gesagt, getan. So habe ich jetzt wieder ein schlichtes, einfaches Setup in Evernote. Es gibt drei Arten Notizbücher:

  • Pro Projekt erstelle ich ein Notizbuch.
  • Alles andere (allgemeine Infos, Webseiten usw. – Notizen eben) landet in einem einzigen Notizbuch.
  • Dinge, die ich mit jemandem teile (z.B. mit meiner Frau oder mit Kunden), bekommen natürlich auch ein eigenes Notizbuch.

Das ist alles. Ich nutze praktisch keine Tags, sondern werfe die Notizen einfach in das richtige Notizbuch. Danach nutze ich die Suchfunktion.

Rufe ich meinen Kunden oder Interessenten an, dann habe ich alle Infos im entsprechenden Projektnotizbuch.

Das einzige, was ich nicht in Evernote abbilde, sind die To-dos. Auch wenn Evernote die Checkboxen und Erinnerungen hat, kann man damit (noch?) keine vernünftige To-do-Liste führen.

Ich habe immer noch sämtliche Vorbehalte aus dem ersten Artikel (“Meine Hassliebe zu Evernote“), aber damit kann ich bislang gut leben. Die Vorteile überwiegen – bis jetzt.

P.S.:
Kollega Craig Jarrow hat kürzlich auch beschrieben, wie und weshalb er für seine Notizen zurück zu Evernote gewechselt ist: 12 Tips That Got Me Using Evernote Again

Bildnachweis: © Depositphotos.com / olly18

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