Öffne mich! Lies mich! Lösch mich! (Gastartikel)

Der folgende Artikel ist ein Gastbeitrag von Nadja Petranovskaja.

Den ganzen Tag sprechen die Mails zu uns. Weil mittlerweile immer mehr Menschen lernen, gute Betreff-Zeilen zu formulieren, ist das “Überfliegen” der reingelaufenen Mails eine immer komplexere Aufgabe.


Effiziente E-Mail Bearbeitung

Ich habe neun verschiedene Mailadressen:

  • drei öffentliche für meine drei Unternehmen;
  • drei von den Firmen, mit denen ich einen Kooperationsvertrag abgeschlossen habe;
  • eine Gmail-Adresse;
  • eine Admin-Adresse für Anmeldungen bei Ebay, Amazon und Co.;
  • eine private Mailadresse, die nur ein paar Freunde von mir kennen.

Natürlich kann ich diese völlig unterschiedlichen Mail-Flüsse steuern. Nicht alle Accounts sind in meinem Smartphone eingerichtet – unterwegs lese ich nur einen Teil der Mails. Ich habe Unterordner für VIP, CC und Newsletter-Mails. Ich folge gern auch anderen Anregungen, die es zum Thema Mail-Management gibt, und zwar:

  • ich lese keine Mails am Vormittag (außer ich warte auf etwas Bestimmtes);
  • ich lese und bearbeite Mails am Stück, so ähnlich wie die GTD-Methode das empfiehlt;
  • ich schreibe so wenige Mails wie möglich;
  • ich wähle gute Betreff-Zeilen, gern mit einem Stichwort wie “Act”, “Info” oder “Decide”;
  • als erfahrener Projektmanager schreibe ich immer, ob meine Bitte einen Termin oder eine Abhängigkeit hat, damit der Empfänger für sich entscheiden kann, ob er mir etwas zusagen kann;
  • ich nutze Tools wie “FollowUpThen”, um mir selbst Wiedervorlagen zu schaffen.

Kennst du die Episode aus “Alice im Wunderland” in der sie ein kleines Fläschchen mit “Trink mich!” findet und – ohne nachzudenken – daraus trinkt? Kleiner Hinweis: Der Link zum Buch ist ein sogenannter Affiliate-Link. Klickst du auf diesen Link und kaufst etwas ein, bekomme ich von Amazon eine Provision. Für dich verändert sich der Preis nicht.

Nun, so geht es mir ab und zu mit den Mails – und jedes Mal wenn ich nicht aufgepasst habe, sitze ich schon wieder tief in den Winkeln des Internets fest und frage mich, wohin die Zeit verschwunden ist.

Vielen meiner Coaching-Klienten geht es da noch schlechter: obwohl sie ihr Problem erkannt und genauestens umschrieben haben und obwohl die Aktion auf dem Weg zum Ziel sehr einfach ist (“Morgens nicht als erstes in die Mails schauen”), kriegen es die meisten nicht hin.

Wir sind süchtig

Auf der Suche nach der Erklärung dieses Phänomens habe ich ein paar wichtige Erkenntnisse bekommen, die ich gern mit dir teilen will. Ich hoffe, dass das Bewusstsein über unsere inneren psychischen Prozesse es dir leichter macht, von der E-Mail-Sucht loszukommen.

Psychologische Auslöser

Damit wir eine Aktion (Mailprogramm starten, Mail checken) ausführen, sind immer Auslöser notwendig. Diese “Trigger” können extern sein (in meinem Kalender steht “Mails checken”), doch bei den meisten von uns sind es eher die internen Auslöser.

Die Gewohnheit

Eine Gewohnheit bezeichnet eine fast vollkommen unbewusst ausgeführte Handlung. Wenn wir es gewohnt sind, Mails zu checken, fehlt uns etwas, wenn wir es nicht tun. In Bilder übersetzt: es “juckt” irgendwo und will “gekratzt” werden.

Emotionen

Sind wir einsam, angespannt, gelangweilt, unschlüssig, antriebslos, einsam, mutlos, schlecht drauf oder verwirrt – und sei es auch nur ein wenig! – hilft uns die Mailbox immer aus.

Denn durch die vielen Buchstaben, die wir verarbeiten müssen, sind wir in einer wahrgenommenen Handlungskompetenz viel stärker, als wenn wir – ohne Mails – uns selbst steuern müssen.

Studien haben nachgewiesen, dass Menschen in bedrückter Stimmung viel öfter ihre Mails abrufen (Facebook hilft gut gegen Einsamkeit, YouTube gegen Langeweile, Google gegen Unsicherheit…).

Motivation

Hoffnungssuche, Suche nach Freude und Akzeptanz sind genau so verstärkende Faktoren wie Vermeidung von (psychischen) Schmerz, Ablehnung und Angst.

Vorfreude

Das Belohnungssystem (Nucleus accumbens) in unserem Gehirn aktiviert sich, wenn wir uns nach etwas sehnen und uns in diese Vorfreude begeben.

Interessanterweise wird das Belohnungssystem wieder deaktiviert, sobald wir bekommen, was wir haben wollten (das ist unter anderem der Grund, warum uns materielle Dinge nur sehr kurzfristig glücklich machen).

Was machen die Mails mit uns?

Wir wissen nicht, welche Mail wann kommt. Das bedeutet, indem wir permanent in die Mailbox reinschauen, reizen wir permanent unser Belohnungssystem, denn wir hoffen ja immer, dass etwas Spannendes kommt.

Manchmal kommt ja auch was Spannendes. Und den weniger spannenden und arbeitsintensiven 90% “Rest” nehmen wir – vom Belohnungssystem unseres Gehirns und der Erwartung der nächsten Überraschung gefördert – in Kauf.

Das Unbekannte ist faszinierend. Sogar Tiere reagieren auf dieses Prinzip. In einer Untersuchung hatten Tauben drei verschiedene Tasten zu betätigen. Bei Taste 1 kam immer ein Korn, bei Taste 2 immer 10 Körner, bei Taste 3 kamen ohne ein erkennbares Muster mal nichts, mal ein Korn, mal fünf, mal zehn.

Rate mal, für welche Taste sich die Tauben entschieden?

Belohnung

Wären es nur die Auslöser, die unser Verhalten in Richtung ununterbrochener Mail-Checks leiten, würden wir früher oder später keine Lust mehr haben.

Was uns immer und immer wieder das Gleiche tun lässt, ist die Belohnung, die wir erhalten. Die Belohnung ist dabei vielschichtig, und jeder von uns nimmt das, was er gerade am dringendsten braucht.

Prüfe dich selbst: welche der beschriebenen Belohnungen erkennst du?

  • soziale Belohnung (gemeinsamer Spaß, Verbundenheit, Leistungswettbewerb)
  • materielle Belohnung / Jagd-Trophäen (Information, Macht, Wissen, Danksagungen vom Chef) – auf der Suche nach möglichen Jagd-Trophäen durchsuchen wir den ganzen Tag unsere Inbox.
  • Bestätigung der eigenen Person (Erreichen von Zielen, Erledigen von Aufgaben, Meistern von Schwierigkeiten, Kontrolle, Nützlich-sein)
  • vielleicht auch ein wenig “Endlich ist dieser Tag rum!”? Besonders für Menschen mit wenig ausgeprägtem Selbstmanagement sind viele Mails eine willkommene Möglichkeit, sich den Rufen und Anforderungen anderer auszuliefern und so seine eigene Daseins-Existenz relativ passiv bestätigen zu lassen. Ich zitiere Tim Bendzko:

    Muss nur noch kurz die Welt retten, danach flieg ich zu dir. Noch 148713 Mails checken, wer weiß, was mir dann noch passiert, denn es passiert so viel.

Im Bild zusammengefasst sieht das Ganze dann so aus:

petranovskaja_blatter_mails

Was können wir tun?

  1. Uns nochmal bewusst werden, ob Mails in unserem Leben eine angemessene Rolle spielen. Dazu reicht es oft schon, eine Woche lang aufzuschreiben, wie oft und wie lange man sich mit den Mails befasst hat und wie man sich danach gefühlt hat.
  2. Lesen und lernen. Es gibt in den Zeit- und Selbstmanagement-Blogs zahlreiche guten Artikel zu diesem Thema, unter anderem empfehle ich dir 8 Tipps von zeitzuleben.de, ganze 22 Tipps von Zeitblüten und den wunderbaren Artikel aus Harvard Business Manager, in dem du lesen kannst, warum es nicht reicht, Mails zu priorisieren und wie du lernen kannst, einen Teil der Info-Flut zu ignorieren. Wenn du gern paar frische GTD Tipps in Englisch lesen magst, hier ein Artikel, den ich schmunzelnd gelesen habe. Und der Ivan Blatter hat sogar einen Kurs für einen besseren Umgang mit Mails.
  3. Entscheiden, wie es in Zukunft werden soll. Am besten formuliert man seine Entscheidung schriftlich und hängt sie sich an einen gut sichtbaren Ort. Für alle, die einen passwortgeschützten Bildschirmschoner haben, gibt es einen Trick: man gibt seine Entscheidung als Passwort ein. Bei mir war das Passwort “KeineMailsvor12Uhr” – mittlerweile brauche ich diese Erinnerung nicht mehr.
  4. Den ersten Schritt auf dem Weg zum Ziel definieren und tun.
  5. Tun, tun und nochmal tun!

Ich wünsche dir viel Spaß dabei und gutes Gelingen!

Nadja Petranovskaja

P.S.: Was mir beim Schreiben einfiel: Mails sind die Spitze des Eisbergs. Längst sind es nicht nur Mails, die wir dauernd checken. Facebook, Twitter, Instagram, Google+, Pinterest, LinkedIn, Xing, WhatsApp, Theresa, Telegramm, Skype – überall blinkt es und überall sind es kleine Kommunikations-Kanäle, die mehr oder weniger aktiv genutzt werden und gepflegt werden wollen. Je mehr der Kanal einem Chat ähnelt, desto schneller wird eine Antwort erwartet



Nadja PetranovskajaÜber die Autorin
Nadja Petranovskaja schreibt auf petranovskaja.com unter dem Motto „More Shiny Eyes“ über Produktivität, Mut, Zukunft und psychologische Lifehacks. Sie ist der Überzeugung, dass wir immer dann strahlen, wenn wir unsere Potentiale spüren und ausleben können.

Als Gründerin des Mind Fitness Clubs und Gastgeberin der innovativen Workshop-Serie in Hamburg hilft sie Menschen, ihre Ziele zu erreichen.


Bildnachweis: © Mikhail Mishchenko | Depositphotos.com

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Ivan Blatter

Über Ivan Blatter

Ich bin Personal Trainer für neues Zeitmanagement und zeige meinen Kunden, wie sie ihre Produktivität verdoppeln und mehr erreichen, ohne sich dabei auszulaugen.

Ich helfe einerseits Solopreneuren und Unternehmern, ihr persönliches Zeitmanagement zu verbessern, so dass sie ihr volles Potential umsetzen können für ein erfolgreiches Business mit mehr Freude und Motivation. Andererseits unterstütze ich Unternehmen dabei, die Produktivität ihrer Teams zu erhöhen und so die Ziele schneller zu erreichen.

So einfach wie möglich, immer persönlich und individuell.

21 Gedanken zu „Öffne mich! Lies mich! Lösch mich! (Gastartikel)“

  1. Hallo, die Idee mit den Reminder ist für mich neu und hört sich vielversprechend an. Gibt es zu dem genanten Dienst „Foolowupthen“ eine open Source Alternative die man selber betreiben kann?

  2. Toller Artikel!
    Und großartige Seite, Ivan!
    Ein Füllhorn an guten Tips. Wenn nur nicht die Umsetzung so schwierig wäre…

  3. Schöne Tipps, die das Leben in der digitalen Welt erleichtern.
    Aus eigener Erfahrung weiß ich um die Notwendigkeit, sich selbst zu disziplinieren.
    Zu verlockend ist das große und weite Internet mit seinen zahlreichen Anregungen.
    Deswegen führte ich für mich einen „Stundenplan“ ein, wann und wie lange ich E-Mails bearbeite.

    In diesem Sinne alles Gute

    Ralph

  4. Hallo Ivan,

    ja an dieser „Sucht“ ist sicher etwas dran. Und das große Problem daran ist der Zeitverlust der einem dadurch entsteht… Aber schön zu wissen, das man mit den Herausforderungen nicht allein ist! :-)

    Grüße
    Mathias

    • Hallo Matthias,
      jetzt, wo du weißt, dass du nicht allein bist – erkennst du auch, dass du nicht allein bist unter denen, die etwas dagegen unternehmen wollen? Was tust du KONKRET?
      Gruß, Nadja

  5. Hallo Ivan,

    ja, das ist wirklich so.
    Ich habe ja nicht nur E-Mails als Kommunikationsmittel, auch andere Nachrichten haben in der Vergangenheit einen großen Raum eingenommen in meinem Leben.

    Aber wieso? Es ist die soziale Belohnung, zumindest bei mir.

    Allerdings – es ist gut, dass Du dieses Thema aufgreifst.
    Jede E-Mail – zumindest bei mir – kostet zum einen Zeit, ich tue mich schwer sie zu löschen (mittlerweile geht es, weil ich einfach keine Zeit habe) – und vor allem führt jede E-Mail zu einer weiteren Aufgabe.

    Ich kann meistens nicht einfach nur darauf antworten.
    Eine E-Mail schlägt einen Termin vor, dafür muss ich dies in meinem Terminkalender eintragen.
    Eine andere E-Mail benötigt noch eine wichtige Information, die ich einholen muss.

    Eine weitere E-Mail verlangt nach z. B. irgendeiner Präsentation, die ich ja noch machen wollte.

    Eine weitere E-Mail schickt mir ein wichtiges Dokument, dass ich leider nicht im Zug ausdrucken kann.

    Du siehst, ich kann nicht alle E-Mails sofort und in kurzer Zeit bearbeitet kriegen.
    Und obwohl mein Postfach dennoch immer noch überquillt, klicke ich doch das Kästchen unter dem Kommentarfeld an…

    • Und noch was…
      Eine E-Mail führt immer zu einer weiteren E-Mail, vor allem weil ich mir angewöhnt habe, E-Mails grundsätzlich zu beantworten.

    • Ich glaube, da liegt ein grundsätzliches Missverständnis vor. Der Posteingang ist nichts anderes als ein digitaler Briefkasten und wir sollten ihn behandeln wie unseren „normalen“ Briefkasten auch. D.h. wir leeren ihn einmal pro Tag. „Leeren“ heisst „Abarbeiten“ und nicht unbedingt „Erledigen“.

      Nachdem du die E-Mails in deinen Beispielen gelesen hast, haben sie nichts mehr im Posteingang verloren: Die eine E-Mail kommt direkt zum Termin im Kalender und aus den anderen E-Mails solltest du Aufgaben machen. Danach kannst du die E-Mails ablegen.

      Ich habe dazu übrigens auch einen E-Mail-Kurs: https://ivanblatter.com/email-kurse/em/

    • hey Daniele,
      danke für die vielen Beispiele! Ich glaube, wir kennen das alles – die verschiedenen Aufforderungen pro Mail, die so oft gar nicht zusammen passen. Ich habe beim Mail lesen eine Struktur im Kopf:
      – bei welchen Themen warte ich auf eine Antwort? (habe ich diese im Postfach gefunden, lese ich erstmal keine weiteren Mails, sondern arbeite im genannten Thema)
      – was ist „nice to know / nice to have“? – diese tue ich in einen Unterordner, vielleicht finde ich später Zeit dafür. Wenn nicht, nicht schlimm
      – bei allen anderen Mails frage ich mich: habe ich JETZT Zeit / Lust / Energie, die mails zu bearbeiten? wenn nein, einfach das Programm beenden.

      Und ich finde, man muss NICHT auf jede Mail antworten! Manche Menschen schreiben jede Idee, die ihnen durch den Kopf schießt – ich sammle die Antworten an solche Vielschreiben gern in einer etwas längeren Mail und bitte auch darum, mir eher eine Sammelmail zu schicken.

      Und ja, der Ivan hat einen Kurs dazu :-)

  6. Hallo Nadja,

    vielen Dank für diesen tollen Artikel. Wenn ich durch den Wald flitze und Tim Bendzkos Lied im Ohr habe, habe ich schon oft auch den selben Gedanken gehabt.

    Ein zweiter Gedanke, der mir bei dem Lied kommt: Das manche Menschen ihren Selbstwert von der Menge an Mails ableiten, die Sie bekommen. Je mehr Mails um so wichtiger?

    Auf jeden Fall toller Artikel und viele Links zum Nachlesen. Danke dafür.

    Gruß
    Matthias

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