Der folgende Artikel ist ein Gastbeitrag von Nadja Petranovskaja.

Den ganzen Tag sprechen die Mails zu uns. Weil mittlerweile immer mehr Menschen lernen, gute Betreff-Zeilen zu formulieren, ist das “Überfliegen” der reingelaufenen Mails eine immer komplexere Aufgabe.


Effiziente E-Mail Bearbeitung

Ich habe neun verschiedene Mailadressen:

  • drei öffentliche für meine drei Unternehmen;
  • drei von den Firmen, mit denen ich einen Kooperationsvertrag abgeschlossen habe;
  • eine Gmail-Adresse;
  • eine Admin-Adresse für Anmeldungen bei Ebay, Amazon und Co.;
  • eine private Mailadresse, die nur ein paar Freunde von mir kennen.

Natürlich kann ich diese völlig unterschiedlichen Mail-Flüsse steuern. Nicht alle Accounts sind in meinem Smartphone eingerichtet – unterwegs lese ich nur einen Teil der Mails. Ich habe Unterordner für VIP, CC und Newsletter-Mails. Ich folge gern auch anderen Anregungen, die es zum Thema Mail-Management gibt, und zwar:

  • ich lese keine Mails am Vormittag (außer ich warte auf etwas Bestimmtes);
  • ich lese und bearbeite Mails am Stück, so ähnlich wie die GTD-Methode das empfiehlt;
  • ich schreibe so wenige Mails wie möglich;
  • ich wähle gute Betreff-Zeilen, gern mit einem Stichwort wie “Act”, “Info” oder “Decide”;
  • als erfahrener Projektmanager schreibe ich immer, ob meine Bitte einen Termin oder eine Abhängigkeit hat, damit der Empfänger für sich entscheiden kann, ob er mir etwas zusagen kann;
  • ich nutze Tools wie “FollowUpThen”, um mir selbst Wiedervorlagen zu schaffen.

Kennst du die Episode aus “Alice im Wunderland” in der sie ein kleines Fläschchen mit “Trink mich!” findet und – ohne nachzudenken – daraus trinkt?

Nun, so geht es mir ab und zu mit den Mails – und jedes Mal wenn ich nicht aufgepasst habe, sitze ich schon wieder tief in den Winkeln des Internets fest und frage mich, wohin die Zeit verschwunden ist.

Vielen meiner Coaching-Klienten geht es da noch schlechter: obwohl sie ihr Problem erkannt und genauestens umschrieben haben und obwohl die Aktion auf dem Weg zum Ziel sehr einfach ist (“Morgens nicht als erstes in die Mails schauen”), kriegen es die meisten nicht hin.

Wir sind süchtig

Auf der Suche nach der Erklärung dieses Phänomens habe ich ein paar wichtige Erkenntnisse bekommen, die ich gern mit dir teilen will. Ich hoffe, dass das Bewusstsein über unsere inneren psychischen Prozesse es dir leichter macht, von der E-Mail-Sucht loszukommen.

Psychologische Auslöser

Damit wir eine Aktion (Mailprogramm starten, Mail checken) ausführen, sind immer Auslöser notwendig. Diese “Trigger” können extern sein (in meinem Kalender steht “Mails checken”), doch bei den meisten von uns sind es eher die internen Auslöser.

Die Gewohnheit

Eine Gewohnheit bezeichnet eine fast vollkommen unbewusst ausgeführte Handlung. Wenn wir es gewohnt sind, Mails zu checken, fehlt uns etwas, wenn wir es nicht tun. In Bilder übersetzt: es “juckt” irgendwo und will “gekratzt” werden.

Emotionen

Sind wir einsam, angespannt, gelangweilt, unschlüssig, antriebslos, einsam, mutlos, schlecht drauf oder verwirrt – und sei es auch nur ein wenig! – hilft uns die Mailbox immer aus.

Denn durch die vielen Buchstaben, die wir verarbeiten müssen, sind wir in einer wahrgenommenen Handlungskompetenz viel stärker, als wenn wir – ohne Mails – uns selbst steuern müssen.

Studien haben nachgewiesen, dass Menschen in bedrückter Stimmung viel öfter ihre Mails abrufen (Facebook hilft gut gegen Einsamkeit, YouTube gegen Langeweile, Google gegen Unsicherheit…).

Motivation

Hoffnungssuche, Suche nach Freude und Akzeptanz sind genau so verstärkende Faktoren wie Vermeidung von (psychischen) Schmerz, Ablehnung und Angst.

Vorfreude

Das Belohnungssystem (Nucleus accumbens) in unserem Gehirn aktiviert sich, wenn wir uns nach etwas sehnen und uns in diese Vorfreude begeben.

Interessanterweise wird das Belohnungssystem wieder deaktiviert, sobald wir bekommen, was wir haben wollten (das ist unter anderem der Grund, warum uns materielle Dinge nur sehr kurzfristig glücklich machen).

Was machen die Mails mit uns?

Wir wissen nicht, welche Mail wann kommt. Das bedeutet, indem wir permanent in die Mailbox reinschauen, reizen wir permanent unser Belohnungssystem, denn wir hoffen ja immer, dass etwas Spannendes kommt.

Manchmal kommt ja auch was Spannendes. Und den weniger spannenden und arbeitsintensiven 90% “Rest” nehmen wir – vom Belohnungssystem unseres Gehirns und der Erwartung der nächsten Überraschung gefördert – in Kauf.

Das Unbekannte ist faszinierend. Sogar Tiere reagieren auf dieses Prinzip. In einer Untersuchung hatten Tauben drei verschiedene Tasten zu betätigen. Bei Taste 1 kam immer ein Korn, bei Taste 2 immer 10 Körner, bei Taste 3 kamen ohne ein erkennbares Muster mal nichts, mal ein Korn, mal fünf, mal zehn.

Rate mal, für welche Taste sich die Tauben entschieden?

Belohnung

Wären es nur die Auslöser, die unser Verhalten in Richtung ununterbrochener Mail-Checks leiten, würden wir früher oder später keine Lust mehr haben.

Was uns immer und immer wieder das Gleiche tun lässt, ist die Belohnung, die wir erhalten. Die Belohnung ist dabei vielschichtig, und jeder von uns nimmt das, was er gerade am dringendsten braucht.

Prüfe dich selbst: welche der beschriebenen Belohnungen erkennst du?

  • soziale Belohnung (gemeinsamer Spaß, Verbundenheit, Leistungswettbewerb)
  • materielle Belohnung / Jagd-Trophäen (Information, Macht, Wissen, Danksagungen vom Chef) – auf der Suche nach möglichen Jagd-Trophäen durchsuchen wir den ganzen Tag unsere Inbox.
  • Bestätigung der eigenen Person (Erreichen von Zielen, Erledigen von Aufgaben, Meistern von Schwierigkeiten, Kontrolle, Nützlich-sein)
  • vielleicht auch ein wenig “Endlich ist dieser Tag rum!”? Besonders für Menschen mit wenig ausgeprägtem Selbstmanagement sind viele Mails eine willkommene Möglichkeit, sich den Rufen und Anforderungen anderer auszuliefern und so seine eigene Daseins-Existenz relativ passiv bestätigen zu lassen. Ich zitiere Tim Bendzko:

    Muss nur noch kurz die Welt retten, danach flieg ich zu dir. Noch 148713 Mails checken, wer weiß, was mir dann noch passiert, denn es passiert so viel.

Im Bild zusammengefasst sieht das Ganze dann so aus:

petranovskaja_blatter_mails

Was können wir tun?

  1. Uns nochmal bewusst werden, ob Mails in unserem Leben eine angemessene Rolle spielen. Dazu reicht es oft schon, eine Woche lang aufzuschreiben, wie oft und wie lange man sich mit den Mails befasst hat und wie man sich danach gefühlt hat.
  2. Lesen und lernen. Es gibt in den Zeit- und Selbstmanagement-Blogs zahlreiche guten Artikel zu diesem Thema, unter anderem empfehle ich dir 8 Tipps von zeitzuleben.de, ganze 22 Tipps von Zeitblüten und den wunderbaren Artikel aus Harvard Business Manager, in dem du lesen kannst, warum es nicht reicht, Mails zu priorisieren und wie du lernen kannst, einen Teil der Info-Flut zu ignorieren. Wenn du gern paar frische GTD Tipps in Englisch lesen magst, hier ein Artikel, den ich schmunzelnd gelesen habe. Und der Ivan Blatter hat sogar einen Kurs für einen besseren Umgang mit Mails.
  3. Entscheiden, wie es in Zukunft werden soll. Am besten formuliert man seine Entscheidung schriftlich und hängt sie sich an einen gut sichtbaren Ort. Für alle, die einen passwortgeschützten Bildschirmschoner haben, gibt es einen Trick: man gibt seine Entscheidung als Passwort ein. Bei mir war das Passwort “KeineMailsvor12Uhr” – mittlerweile brauche ich diese Erinnerung nicht mehr.
  4. Den ersten Schritt auf dem Weg zum Ziel definieren und tun.
  5. Tun, tun und nochmal tun!

Ich wünsche dir viel Spaß dabei und gutes Gelingen!

Nadja Petranovskaja

P.S.: Was mir beim Schreiben einfiel: Mails sind die Spitze des Eisbergs. Längst sind es nicht nur Mails, die wir dauernd checken. Facebook, Twitter, Instagram, Google+, Pinterest, LinkedIn, Xing, WhatsApp, Theresa, Telegramm, Skype – überall blinkt es und überall sind es kleine Kommunikations-Kanäle, die mehr oder weniger aktiv genutzt werden und gepflegt werden wollen. Je mehr der Kanal einem Chat ähnelt, desto schneller wird eine Antwort erwartet



Nadja PetranovskajaÜber die Autorin
Nadja Petranovskaja schreibt auf petranovskaja.com unter dem Motto „More Shiny Eyes“ über Produktivität, Mut, Zukunft und psychologische Lifehacks. Sie ist der Überzeugung, dass wir immer dann strahlen, wenn wir unsere Potentiale spüren und ausleben können.

Als Gründerin des Mind Fitness Clubs und Gastgeberin der innovativen Workshop-Serie in Hamburg hilft sie Menschen, ihre Ziele zu erreichen.


Bildnachweis: © Mikhail Mishchenko | Depositphotos.com

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