Am 1.1.2015 habe ich meinen Lesern das "Du" angeboten.
In den älteren Artikeln sieze ich noch, wir bleiben aber natürlich gerne beim "Du". :-)

Sind Sie mit Ihrer Ablage zufrieden? Nutzen Sie die letzten ruhigen Tage des Sommers noch, um Ihre Ablage auf Vordermann zu bringen.

Nachdem die digitale Ablage und besonders E-Mails die Papier-Ablage als Sorgenkind Nr. 1 abgelöst hat, entschwindet diese Ablage häufig auf dem Blickfeld. Trotzdem ist das papierlose Büro noch nicht ganz so nahe, wie wir gehofft haben.

Die Papier-Ablage ist sogar einer der Orte, die zu einem großen Zeitfresser werden können. Eine gute Ablage hingegen spart viel Zeit und auch bares Geld. Deshalb bleibt sie nach wie vor essentiell für ein erfolgreiches Zeitmanagement.

Erfahren Sie hier 10 allgemeine Tipps, wie eine optimale Ablage sein sollte.

Welche Kriterien muss eine gute Ablage erfüllen?

Die Ablage ist ein Stück weit sehr individuell. Doch jede gute Ablage folgende zehn Kriterien erfüllen können:

  • Beschriftung: Die Beschriftung der Ablage bzw. der einzelnen Elemente muss eindeutig und einheitlich sein. Sie müssen sofort wissen, wo was abzulegen und – noch viel wichtiger! – wo was zu finden ist. Im Idealfall lässt sich ein Dokument an ganz genau einem Ort ablegen.
  • Regelmäßigkeit: Eine Ablage lebt davon, dass Sie sie regelmäßig nutzen. Gewöhnen Sie sich an, Dokumente täglich oder – noch besser! – sofort abzulegen. Das geht, wenn eine Ablage so einfach ist, dass man Dokumente sofort ablegen kann.
  • Fristen beachten: Man muss nicht alles ablegen, sondern kann gewisse Unterlagen auch wegwerfen. Beachten Sie aber in jedem Fall alle Fristen: Diejenigen Ihrer Firma und die gesetzlichen Fristen. Sind Fristen abgelaufen, dann vernichten Sie die entsprechenden Unterlagen. Tun Sie das regelmäßig (z.B. jährlich oder halbjährlich).
  • Stellvertretung ermöglichen: Sind Sie im Urlaub oder krank, muss sich Ihre Stellvertretung sofort zurecht finden können.
  • Griffweite: Bei einer Ablage, die sich weit weg vom Schreibtisch oder in einem anderen Büro befindet, steigt die Gefahr, dass man sie nicht ordentlich führt. Ist sie zu weit weg, setzt man in der Regel die anderen Kriterien nicht um. Also: Die Ablage muss eine Armlänge vom Schreibtisch entfernt sein – nicht mehr.
  • Genug Platz: Das ist nicht immer gegeben – nicht zuletzt auch aus finanziellen Gründen. Die ideale Ablage ist jedoch grosszügig. Haben Sie freie Hand, dann seien Sie grosszügig bei der Planung der Ablage. So ist alles übersichtlicher und Sie sind motivierter, mit der Ablage auch zu arbeiten.
  • Schnelligkeit: Jede gute Ablage lebt vom geringen Zeitaufwand, den man investieren muss. Das Ablegen an sich muss blitzschnell gehen. Sie müssen auch einzelne Dokumente rasch und unkompliziert aus der Ablage nehmen und später wieder zurücklegen können.
  • Ausbaufähig: Passen Sie bei Sonderlösungen auf. Denken Sie daran, dass die Produkte für Ihre Ablage auch noch in 10 oder 20 Jahren erhältlich sein müssen. Greifen Sie deshalb zu Standard-Produkten.
  • Raum sparen: Dieser Punkt scheint dem Punkt “genug Platz” zu widersprechen. Tut er aber nicht. Es gibt moderne Lösungen, die weniger Platz brauchen, was Sie in Ihrem Portemonnaie spüren. Weniger Platz heißt weniger Fläche heißt weniger Büro-Miete und weniger Möbel.
  • Zeit sparen: Hier gilt dasselbe wie beim Raum: Moderne Lösungen (z.B. MAPPEI) sind herkömmlichen Lösungen (z.B. Aktenordner) weit überlegen.
Eine gute Ablage spart viel Zeit und bares Geld.
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Meine Empfehlung

Es gibt kaum einen Bereich im Zeitmanagement, wo ich eine solch glasklare Empfehlung aussprechen kann wie bei der Ablage. In den meisten anderen Bereichen des Zeitmanagements spielen die persönlichen Vorlieben nämlich eine sehr große Rolle. Hier zwar auch, doch gibt es für die Ablage ein System, das allen anderen Lösungen weitaus überlegen ist: Das MAPPEI-System.

Der Königsweg der Papierablage ist MAPPEI. Es gibt kein besseres und schnelleres Ablagesystem.
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Es gibt ein sehr gutes Buch, um das MAPPEI-System kennen zu lernen. Lesen Sie hier meine Vorstellung dieses Buches (inkl. Autoreninterview).

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