Die Zeiten, in denen wir nur das Telefon und E-Mails hatten, sind längst vorbei.
Heute haben wir viel mehr Möglichkeiten, miteinander zu kommunizieren, da die meisten Menschen ein Mobiltelefon oder Smartphone besitzen. Deshalb sollten wir E-Mails nicht mehr für Informationen nutzen, die eine sofortige Reaktion erfordern.
Das ist nicht mein Gedanke, sondern der technische Berater Cyrus Stoller [Link zu Cyrus funktioniert leider nicht mehr; IB] führte das Argument in einem bestechenden Artikel an.
Dort erklärt er, wie er mit den verschiedenen Kommunikationsmitteln umgeht. Dazu gibt er eine Entscheidungshilfe, falls Sie mit ihm kommunizieren möchten:
Etwas muss erledigt werden innerhalb…
- …von 30 Minuten: Rufen Sie an.
- …von zwei Stunden: Schreiben Sie eine SMS.
- …des heutigen Arbeitstages: Chatten Sie ihn an (Instant Messaging wie Facebook, Lync etc.).
- …eines Tages (oder darüber hinaus): Schreiben Sie eine E-Mail.
Das gibt doch eine gute, klare Handlungsanweisung, wenn man mit Cyrus Stoller kommunizieren will.
Falls Sie immer noch unsicher sind, welches Mittel Sie wählen sollen, hat er eine Reihe von Testfragen parat, die Ihnen bei der Entscheidung helfen. So hat er jedes Mittel in eine andere Situation übertragen und stellt eine Frage. Falls Sie eine Frage verneinen, dann ist das entsprechende Mittel nicht geeignet. Doch schauen Sie selbst:
- Telefon: Angenommen, wir seien im selben Raum und ich würde bereits mit jemandem sprechen: Würden Sie mich für Ihre Botschaft unterbrechen? Falls nicht, dann ist ein Anruf nicht das geeignete Mittel.
- SMS: Würden Sie mir ein Zeichen geben oder mich heranwinken? Falls nicht, ist eine SMS das falsche Mittel.
- Instant Messaging: Angenommen, wir seien im selben Raum und ich würde etwas lesen: Würden Sie mir eine Notiz vorbeibringen? Falls nicht, dann schreiben Sie keine Chat-Nachricht.
- E-Mail: Würden Sie mir etwas in meinen Eingangskorb legen, wenn ich nicht da bin? Falls nicht, dann schreiben Sie mir auch keine E-Mail.
Man kann darüber streiten, ob seine Grundregeln sinnvoll sind oder ob die konstruierten Situationen passen. Doch die Grundbotschaft ist genauso simpel wie nützlich:
E-Mails sind nicht immer das geeignete Kommunikationsmittel.
Diesen Satz twittern...
Wir klicken viel zu häufig und zu schnell auf “Neue Nachricht”, ohne zu überlegen, ob nicht ein anderes Mittel für meine Botschaft oder die erwartete Reaktionszeit günstiger wäre.
Es lohnt – wie so oft im Zeitmanagement -, sich bewusst zu überlegen, was man tut. Ich kann zwar häufig nicht beeinflussen, wie und über welchen Kanal mit mir kommuniziert wird. Doch ich kann mit gutem Beispiel vorangehen, bewusster wählen und mit den Menschen, mit denen ich häufig kommuniziere (Mitarbeiter, Kollegen usw.), eine Abmachung treffen.
Gefunden habe ich den Artikel von Cyrus Stoller bei den Kollegen von 99U.
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