Wird dir bei deinem Kalender schwindelig?

Wie sieht dein Kalender aus? Ist er von Montag früh bis Freitag spät voller Termine?

Dann hast du ein Problem.

Denn: Wann willst du eigentlich arbeiten? Wann willst du all deine Termine vor- und nachbereiten?

Sitzungen sind Mittel zum Zweck. In Sitzungen zu sitzen, ist keine Arbeit.

Produkte erstellen, Dienstleistungen erbringen: Das ist Arbeit. Sitzungen sollten dabei helfen.

Paradebeispiel: Warren Buffet

Ja, ich weiß, du kannst ja nichts dafür. „Man“ muss halt Sitzungen abhalten und an welchen teilnehmen.

Muss man wirklich? Klar muss man, aber in welchem Ausmaß?

Nehmen wir ein Beispiel: Der berühmte Investor Warren Buffett.
Von ihm wird gesagt, dass er einen praktisch leeren Kalender hat. Willst du dich mit ihm treffen, kannst du heute anrufen und fragen, ob er morgen Zeit hat – so sagt man.

Bei Warren Buffet gibt es keine Termine Tage, Wochen oder sogar Monate voraus. Entweder morgen oder sonst musst du halt noch einmal anrufen.

Der Warren Buffett mag sich das erlauben können. Schließlich kann wohl jeder zufrieden sein, der mit ihm zusammenarbeiten darf.

Doch interessant ist es allemal und ich bin überzeugt, wir können viel davon lernen.

Ein Coaching mit Frau F.

Ich coachte vor einiger Zeit eine Führungsperson in einem Weltunternehmen. Ihr sind 90 Mitarbeiter unterstellt und sie litt unter einer riesigen Arbeitslast.

Ihr Kalender war übervoll, sie erledigte ihre Arbeit entweder abends spät oder am Wochenende. Natürlich litt ihr Privatleben darunter, und sie war mit der Situation unzufrieden – obwohl ihr die Arbeit viel Spaß machte.

Wir gingen zusammen durch ihren Kalender und ich stellte bei jedem Termin vier Fragen:

1. Ist das dein Termin? Hast du dort die Leitung?
2. Falls ja: Braucht es den Termin wirklich?
3. Falls ja: Kannst du den Termin kürzen – auch wenn nur um 15 Minuten?
4. Falls es nicht dein Termin ist: Musst du wirklich daran teilnehmen?

Wir kürzten und strichen viele Termine in ihrem Kalender.

Ein Beispiel: Sie hatte mit jedem Mitarbeiter aus ihrem engsten Umfeld jede Woche einen Termin („jour fixe„). Diese Termine dauerten grundsätzlich eine Stunde. Doch natürlich brauchte nicht jeder Mitarbeiter jedesmal eine Stunde. Es gab sogar Mitarbeiter, bei denen sie von vonherein wusste, dass 30 Minuten reichen. Also haben wir ein paar Termine gekürzt – ohne Qualitätsverlust.

Doch da war noch mehr: Wir fanden eine so gute Lösung, dass ihre Arbeit qualitativ überhaupt nicht litt und ohne ihre Mitarbeiter zu brüskieren. Schließlich zeigt sie in jedem Meeting auch Wertschätzung gegenüber ihren Mitarbeitern und deren Arbeit.

Zeitersparnis: 2-3 Stunden pro Woche (!) – und zwar nachhaltig.

Fürchte dich nicht vor deinem Kalender

Wir können nicht alle zu einem Warren Buffett werden. Aber ich bin überzeugt, dass auch du zu einem besseren Kalender finden kannst. Hier fünf Tipps:

• Sag „Nein“: „Nein“ zu sagen ist absolut notwendig, damit du deine Arbeit gut erledigen kannst. Lerne unbedingt, „Nein“ zu sagen. Das geht – der Ton macht die Musik.
• Trag alle Termine in deinen Kalender ein: Du hast erst dann ein realistisches Bild, wenn alle Termine im Kalender stehen – auch die Anreise zu einem Termin. Denk auch an „kurze“ Anreisen – etwa wenn das nächste Meeting auf einem anderen Stockwerk stattfindet. Nahtlose Meetings sind selten möglich.
• Kürze deine Termine gnadenlos: Denk an das Parkinsonsche Gesetz.
• Nimm deine Termine ernst: Mach keine Doppel-Buchungen. Es ist respektlos gegenüber den anderen Teilnehmern, wenn du mitten im Meeting verschwindest. Sag es dann lieber ganz ab. Sei auch immer pünktlich. Hör auch absolut pünktlich auf, wenn du eine Sitzung leitest.
• Blockiere Zeit weg: Schütze deine Arbeit und blockiere Termine für dich selbst. Das gilt besonders für größere Aufgaben, bei denen du dich längere Zeit konzentrieren musst.

Bonus-Tipp: Commitments vs. Kalender

1. Notiere maximal fünf Dinge, für die du dich zu 100% Prozent verpflichtest hast. Das können kleine Dinge sein („ich treibe täglich Sport, da meine physische Gesundheit die Basis für alles andere ist“) oder die Rollen in deiner Arbeit, aber auch deine großen Visionen („ich will in meiner Freizeit anderen Menschen helfen, ein besseres Leben führen zu können“).
2. Vergleiche dann diese Liste mit deinem Kalender.

Stellst du eine Übereinstimmung fest?

• Falls ja: Gratuliere!
• Falls nicht: Verpflichte dich für etwas anderes oder pass deinen Kalender/deine Termine entsprechend an.

Es ist dein Kalender!

Plane immer zuerst deine Termine ein, die dir wichtig sind, bevor andere deinen Kalender entern und übernehmen.

Lass dich nicht einschüchtern. Natürlich bist du flexibel, doch schütze dich und deine Arbeit.

Es ist dein Kalender und deine Zeit! Behalte sie in der Hand.