Seit Jahrzehnten wird uns gezeigt, wie wir produktiver arbeiten können.

Doch was ist passiert?

Stress und Hektik nehmen dauernd zu, das Zeitmanagement hat offenbar nicht gefruchtet.

Da muss man sich schon fragen: Hilft ein gutes Zeitmanagement überhaupt noch?

Meine Antwort ist eindeutig: Jein. :-)

In diesem Artikel will ich dir zeigen, was ich damit meine.

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© Ivan Blatter

Hat das Zeitmanagement versagt?

Sogar Lothar Seiwert, der Zeitmanagement-Papst im deutschsprachigen Raum, sagt:

In Anfällen von Eitelkeit frage ich mich dann: Ja, was haben meine Bemühungen denn genutzt? Fast 30 Jahre lang toure ich durch die Lande und erzähle hunderttausenden von Menschen, wie sie mit Stress, Komplexität und den steigenden Anforderungen besser zurechtkommen, Millionen Menschen lesen meine Bücher und sehen mich im Fernsehen, und ich versuche, Stresskompetenz zu vermitteln, wo es nur geht. Und das Ergebnis? Immer mehr Stresskranke!
(Ausgetickt: Lieber selbstbestimmt als fremdgesteuert. Abschied vom Zeitmanagement, S. 82, Hervorhebung im Original)

Hat das Zeitmanagement wirklich versagt? Allen Bemühungen zum Trotz?

Ich glaube, diese Aussage stimmt tatsächlich.

Doch möglicherweise ist die Frage falsch gestellt.

Vielleicht funktionieren viele bisherige und gut bewährte Zeitmanagement-Methoden heute einfach nicht mehr. Sie sind nicht mehr zeitgemäß.

Ich glaube, es gibt einen „richtigen“ Weg. Den verrate ich dir aber erst am Schluss.

Die drei größten Herausforderungen

In meinen Personal Trainings mit Solopreneuren und Trainings für Unternehmen höre ich immer dieselben drei Herausforderungen:

  • Wie schaffe ich es, mich auf die wichtigen Dinge zu fokussieren?
  • Wie kann ich bessere Prioritäten setzen?
  • Wie bekomme ich eine höhere Übersicht über meine Aufgaben?

Auf diese drei Probleme gibt es keine einfache Antwort.

Trotz (oder wegen?) vieler Tools und Software, werden wir immer noch unterbrochen. Trotz ausgeklügelter Prioritätensysteme verbringen wir immer noch zu viel Zeit mit Nebensächlichem. Trotz unzähliger Tipps zur To-do-Liste verlieren wir häufig den Überblick und können dann weder Prioritäten setzen noch eine vernünftige Tagesplanung vornehmen.

Nur: Hinter jedem dieser Probleme, stecken weitere Probleme, die viel tiefer liegen. Und genau das berücksichtigen viele Zeitmanagement-Methoden nicht.

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© Ivan Blatter

Wie schaffe ich es, mich auf die wichtigen Dinge zu fokussieren?

Unsere Zeit ist geprägt von Ablenkungen und Unterbrechungen. Noch nie gab es so viele Gelegenheiten uns abzulenken, die wir häufig noch so gerne ergreifen.

Suche ich danach, was man dagegen tun kann, kommen schnell Tipps wie:

  • Software nutzen, die z.B. das Internet blockieren
  • offline gehen
  • Telefon umleiten
  • E-Mail-Programm schliessen
  • usw.

Das sind gut gemeinte Ratschläge, aber funktionieren häufig leider nicht:

  • Wie soll ich einem Online-Unternehmer sagen, er solle offline arbeiten?
  • Wie kann ich einem Solopreneur sagen, er solle doch einfach das Telefon umleiten/ignorieren?
  • Oder ein Extremfall: Wie kann ich einem Support-Mitarbeiter vorschlagen, das E-Mail-Programm zu schließen?

Viele Tipps sind Allgemeinplätze, die häufig völlig an der Realität vorbei zielen. Selbst wenn der Job es erlauben würde, diese Tipps umzusetzen, möchte das nicht jeder tun. Einfach weil er es nicht will.

Wäre es dann nicht besser, eine Stufe tiefer zu schauen und zu versuchen zu erkennen, wo der Hund wirklich begraben liegt?

Vielleicht hat jemand ja nie gelernt, „Nein“ zu sagen und lässt sich deshalb ständig unterbrechen. Oder jemand schläft seit Wochen sehr schlecht, so dass er jede Ablenkung gerne wahrnimmt, weil er einfach keine Energie hat, dem zu widerstehen. Oder jemand glaubt, er müsse für seine Kunden ständig erreichbar sein.

Ein glasklarer Fokus auf die wichtigen Dinge ist auch erst dann möglich, wenn ich weiß, welche die wichtigen Dinge sind. Worauf soll ich also meine Priorität legen? Das wiederum weiß ich auch erst, wenn ich weiß, was ich will und was alles vor mir liegt.

Die drei Herausforderungen (Fokus, Prioritäten und Übersicht) sind also eng miteinander verknüpft.

In einem Personal Training kann ich solche Dinge recht einfach herausfinden. In einem Seminar oder bei einem Produkt wie dem Productivity Booster ist das nicht so einfach. Hier muss ich versuchen, die Teilnehmer dahin zu führen, dass sie solche Dinge selbstständig erkennen und/oder sich selbst helfen.

Wie kann ich bessere Prioritäten setzen?

Hinter dieser Frage steht häufig das Problem, dass Nebensächliches und scheinbar Dringendes zu viel Zeit und Raum einnimmt.

Viele versuchen dann, Prioritäten zu setzen. Da spricht nichts dagegen – im Gegenteil! -, doch man muss Prioritäten auf der richtigen Ebene setzen.

Genau daran scheitern viele. Sie versuchen, Aufgaben zu priorisieren.

Das funktioniert allerdings seit vielen Jahren nicht mehr. Es gibt Spezialfälle, z.B. bei der Planung oder wenn jemand in einer abgeschlossenen Welt lebt:

Ich habe heute 10 Aufgaben zu tun und frage mich: Wie sind die Prioritäten von diesen Aufgaben? Dann erledige ich sie der Reihe nach.

Heute ist es aber doch eher so:

Ich habe am Morgen früh 10 Aufgaben vor mir. Während ich sie priorisiere, kommen drei neue dazu, dafür ist eine weggefallen, weil sie nicht mehr wichtig ist. Während ich die Liste aktualisiere, fällt noch eine weg, weil sie jemand anderes erledigt hat. Inzwischen ist die Aufgabe, die vorher noch relativ unwichtig war, plötzlich sehr dringend. Mit dieser Mitteilung erhalte ich noch gleich drei weitere Aufgaben.

Überspitzt? Vielleicht. Aber heute sind sehr viele Eingangskanäle auf uns gerichtet, die uns ständig mit neuen Aufgaben und Neuigkeiten überspülen.

Diesen Strom gegeneinander abzuwägen, ist ein sinnloses Unterfangen.

Ich glaube, das Problem liegt tiefer:
Kümmere ich mich sehr oft um Nebensächlichkeiten, habe ich vielleicht nie gelernt zu erkennen, was wirklich wichtig ist. Und zwar auf einer tieferen Ebene:

  • Was will ich eigentlich?
  • Was tue ich hier eigentlich?
  • Was sind meine Stärken?
  • Welches sind meine Hauptaufgaben?
  • Was kann nur ich gut?

Oder noch tiefer:

  • Was will ich langfristig erreichen?
  • Welches ist meine Vision?
  • Worin bin ich verwurzelt?

In einem Wort: Wofür committe ich mich zu 100%?
(Leider gibt es für das englische Wort „Commitment“ kein deutsches Wort. Verpflichtung, Hingabe, Bekenntnis oder Engagement trifft es nicht ganz.)

Erst wenn ich diese Fragen für mich geklärt habe, kann ich Prioritäten setzen – und zwar auf der Ebene der Ziele und evtl. der Projekte.

Wie bekomme ich eine höhere Übersicht über meine Aufgaben?

Eigentlich ist diese Frage die Basis für die beiden anderen Fragen.

  • Wie willst du dich auf das Wichtigste konzentrieren, wenn du nicht weißt, was du alles zu tun hast?
  • Wie willst du ohne Übersicht echte Prioritäten setzen?

Gleichzeitig ist das auch die Frage, die am einfachsten zu beantworten ist. Es geht nämlich „nur“ darum, an einem Ort alles zu sammeln, was du zu tun hast.

Ob das auf einem Blatt Papier oder in einer App ist, ob du GTD umsetzt oder einfach nur die Aufgaben hinschreibst, ob du mit Kategorien arbeitest oder nicht, sind alles Nebenschauplätze.

Das ist wie beim Billardspielen: kommt ein Spieler zum Tisch, schaut er zuerst, wie die Kugeln liegen und entwickelt dann einen Plan.

Genauso bei der Arbeit: zuerst muss ich wissen, womit ich es eigentlich zu tun habe. Dann kann ich einen Plan machen und fokussiert die Aufgaben abarbeiten.

Wichtig sind natürlich die Grundsätze, wie eine optimale To-do-Liste aussieht. Wenn du diese beachtest, spielt die Form oder Methode keine große Rolle mehr.

Muss also jeder selbst schauen, wo er bleibt?

Nein, keineswegs. Ich wehre mich nur gegen pfannenfertige Lösungen.

Was du genau tun solltest, steht in keinem Buch und das kannst du selten in einem Kurs lernen.

Dort lernst du meistens die Lösung A, obwohl du Lösung B oder C bräuchtest. Oder vielleicht brauchst du weder A noch B noch C, sondern ein anderes Bewusstsein deines Problems und damit eine komplett andere Lösung.

Die Probleme sind real und aktuell – nur die pfannenfertigen Lösungen funktionieren nicht (mehr). Wir brauchen eine Anleitung zur Selbsthilfe, dann eine genaue Anleitung, wie man das Gelernte umsetzt, dann eigenständiges Training.

Ich versuche mit diesem Problem in meinen Produkten umzugehen. Fast nie gebe ich eine fertige Lösung, sondern ich helfe dir, deine Lösung zu finden.

Die gute Nachricht

Ich bin natürlich davon überzeugt, dass wir alle ein gutes Zeitmanagement brauchen.

Denn was ist die Alternative? Ein schlechtes Zeitmanagement mit allen bekannten (katastrophalen) Folgen: Stress, Hektik, weniger Zufriedenheit, weniger Umsatz, Kunden springen ab usw. Das sind die realen Folgen.

Die gute Nachricht: du kannst dagegen steuern. Schon heute. Du hast die Fäden in der Hand.

Es wird nicht von heute auf morgen alles besser. Du bist aber eingeladen, dich auf eine kleine Reise zu begeben, die dich Schritt für Schritt zu höherer Produktivität, mehr Freiheit und mehr Zufriedenheit bringt.

Wenn das kein lohnendes Ziel ist!

Das wird mit ziemlicher Sicherheit heißen, dass du ein paar Dinge aufgeben darfst.

Wenn „Aufgeben“ gut ist

Manchmal ist es gar nicht so schlecht, etwas aufzugeben.

Manchmal muss man das sogar. Nicht nur bei Dingen, die uns nicht gut tun oder uns schwächen. Sondern ganz einfach, um sich Zeit zu schaffen für die wirklich wichtigen Dinge.

Dinge aufgeben kann nämlich auch heißen: Ballast abwerfen. Neue Prioritäten setzen.

Übernehmen wir zu viele Verpflichtungen, übernehmen wir uns. Noch schlimmer: Wir haben zu wenig Zeit für die Dinge, die wir wirklich gut können und die uns sehr Spass machen.

Die gute Seite des Aufgeben ist das hier:

  • Aufgeben kann heißen, Ballast abzuwerfen.
  • Aufgeben kann heißen, Raum für Wichtiges zu schaffen.
  • Aufgeben kann heißen, unwichtige Ziele zu eliminieren und wichtige Ziele zu erreichen.
  • Aufgeben kann heißen, neue Zeit zu schaffen.
  • Aufgeben kann heißen, die Kontrolle wieder zu gewinnen.

Hier geht es darum, Zeit und Platz für diejenigen Dinge zu schaffen, die mir wirklich wichtig sind. Es geht darum, Zeit und Platz dafür zu schaffen, was ich gut kann und gerne tue.

Genau dann wird “Aufgeben” zu etwas Nützlichem und Guten.

Welche Dinge willst du also ab morgen aufgeben?

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