Zeitmanagement heißt Entscheiden. Für die wichtigen Dinge, aber eben auch gegen Zeitfresser.
Kennen Sie den größten Zeitfresser überhaupt? Nein, nicht Facebook, nicht Twitter und auch nicht E-Mails. Obwohl das auch gute Kandidaten wären.
Nein, der größte Zeitfresser überhaupt ist der hier: Wir nehmen Dinge mehrfach in die Hand und treffen nicht sofort eine Entscheidung dazu.
Ein gutes Zeitmanagement versucht, Zeitfresser zu eliminieren. Es ist wohl kaum so einfach, dies zu tun, wie bei diesen Fällen.
Der größte Zeitfresser
Einer der größten Zeitfresser ist, Unerledigtes mehrmals in die Hand zu nehmen. Wir nehmen etwas zur Hand, überfliegen es rasch. Ein paar Tage später nehmen wir es wieder in die Hand, erinnern uns, dass wir das schon gesehen haben, und legen es wieder weg. Zwei Tage später erledigen wir das endlich. Welch unnötiger Zeitverlust!
Einer der größten Zeitfresser ist, Unerledigtes mehrmals in die Hand zu nehmen.
Diesen Satz twittern...
Zeitmanagement heißt Entscheiden: Das Heiße-Kartoffeln-Prinzip
Wir sollten unerledigte Dinge so behandeln wie heiße Kartoffeln: Nehmen Sie sie nur einmal rasch in die Hand und legen Sie sie sofort wieder hin.
Genauer: Nehmen Sie unerledigte Dinge und Dinge, die Ihre Welt betreten, nur einmal in die Hand und treffen Sie sofort eine qualifizierte Entscheidung, was damit zu geschehen hat.
Sie müssen sie noch nicht erledigen, sondern nur entscheiden, was damit zu geschehen hat.
Wir sollten unerledigte Dinge so behandeln wie heiße Kartoffeln.
Diesen Satz twittern...
Dinge reifen lassen
Selbstverständlich gibt es Dinge, die reifen müssen. Doch auch das ist eine Entscheidung:
Ich weiß noch nicht, wie ich auf den heiklen Brief reagiere, ich muss noch darüber schlafen.
Oder: Mit diesem Entwurf bin ich noch nicht zufrieden, ich lasse ihn ruhen und schaue ihn in einer Woche wieder an.
Es geht beim Heiße-Kartoffeln-Prinzip also überhaupt nicht darum, alles sofort zu erledigen (obwohl das eine Möglichkeit ist), sondern darum, sofort eine qualifizierte Entscheidung zu treffen.
Qualifiziert heißt: Nicht heute so, morgen so, sondern aus einer beschränkten Anzahl Möglichkeiten die passende herauszufinden.
E-Mails als Paradebeispiel
Bei den E-Mails kann man das so wunderbar beobachten. Viele lassen sich durch E-Mails unterbrechen und überfliegen jede neue E-Mail. Später dann überfliegen sie sie noch einmal, ohne etwas damit zu tun. Noch später wieder dasselbe. Und schliesslich wird dann nach Stunden eine Antwort geschrieben.
Wenn Sie nur eine E-Mail erhalten, ist das nicht so schlimm. Sie erhalten aber täglich Dutzende E-Mails und zusätzlich noch aus allen anderen möglichen Quellen weitere unerledigte Dinge. Behandeln Sie alles so, verlieren Sie hier unglaublich viel Zeit für nichts und wieder nichts.
Genau hier entfaltet das Heiße-Kartoffeln-Prinzip seine riesige Wirkung! Hier lässt sich unglaublich viel Zeit einsparen.
Nicht umsonst werden neuerdings immer wieder neue Ansätze für den Umgang mit E-Mails entwickelt. Aktuelle Beispiele: Newton (Mac, Windows, iOS, Android) oder Spark (Mac, iOS, Android). Diese Anwendungen versuchen genau das Heiße-Kartoffeln-Prinzip umzusetzen. Dem Nutzer wird es so attraktiv wie möglich gemacht, sofort eine Entscheidung zu jeder E-Mail zu treffen (z.B. Wiedervorlegen in X Tage, Archivieren, Zurückstellen etc.).
Doch das Prinzip gilt universell. Beginnen Sie also noch heute damit, Dinge nur einmal in die Hand zu nehmen und sofort eine qualifizierte Entscheidung zu treffen, was damit zu geschehen hat. Und plötzlich haben Sie wieder mehr Zeit für die wichtigen Dinge.
