GTD abgespeckt: Weshalb ich keinen (physischen) Eingangskorb mehr nutze

Eines der wichtigsten Instrument bei GTD (Getting Things Done) ist der Eingangskorb. Bei diesem geht es darum, die möglichen Eingänge und Zugänge zu Ihrer Arbeitswelt möglichst zu minimieren.

In diesem Artikel erkläre ich Ihnen, weshalb ich keinen eigentlichen Eingangskorb mehr nutze, weshalb ich jedoch die Idee dahinter nach wie vor überzeugend finde.


Der Eingangskorb in Getting Things Done (GTD)

Alle Dinge, die Ihre Welt betreten wollen, werden zunächst in einem Eingangskorb gesammelt. Das können Ideen sein, die Ihnen im Verlaufe des Tages einfallen, Briefpost, E-Mails, Dokumente, die der Kollege rasch bringt und vieles mehr. Im Eingangskorb landen also alle unerledigten Dinge oder Dinge mit einem losen Ende (d.h. die noch nicht erledigt und noch nicht ins System eingepflegt wurden).

Der Eingangskorb wird dann regelmässig, im Idealfall täglich, nach einem sehr einfachen Prozess abgearbeitet. Er funktioniert also nach dem Briefkasten-Prinzip: Hier landen die unerledigten Dinge, und der Korb wird dann täglich geleert. Was sich darin befand, wird abgearbeitet oder erledigt.


Ihre Eingangskörbe

Egal, ob Sie nach GTD arbeiten oder nicht: Sie haben auch schon ein paar Eingangskörbe. Denken Sie an den Briefkasten für Ihre Post, vielleicht haben Sie eine Briefablage auf Ihrem Tisch, die mit „Eingang“ beschriftet ist, oder denken Sie an den Posteingang für E-Mails.

GTD schlägt vor, so wenige Eingangskörbe wie möglich zu nutzen und für analoge Dinge und Dokumente nur einen Korb auf den Tisch zu stellen.


Meine Alternative

Dieses Prinzip hat mir viele Jahre geholfen, meine Ordnung aufrecht zu erhalten. Mit der Zeit habe ich aber auch die Nachteile von dem Korb entdeckt: Dadurch, dass alles schön in dem Korb lag, sah der Tisch so oder so aufgeräumt aus (was mir sehr wichig ist). Es gab aber keinen eigentlich Anreiz, den Korb regelmässig abzuarbeiten.

Mittlerweile nutze ich keinen physischen Eingangskorb mehr, weil die meisten meiner losen Ende sowieso digital meine Welt betreten. Auch kann ich dessen eigentliche Funktion auf andere Art und Weise erfüllen: Mein Eingangskorb ist nämlich jetzt mein ganzer Schreibtisch. Was meine Welt betreten will, landet zunächst einfach auf dem Tisch.

Die Vorteile:

  • Ich habe einen visuellen Antrieb, regelmässig aufzuräumen. Mich stört ein voller Schreibtisch und so nehme ich mir „automatisch“ regelmässig Zeit, aufzuräumen.
  • Sehr häufig benötige ich keine Zwischenstation in Form des Eingangskorbes: Ich lege beispielsweise Dinge sofort ab. Oder ich trage sie direkt in meine Liste. Oder ich gebe beispielsweise Belege rasch in meine Tabellen ein. Dauert keine 2 Minuten und braucht nicht tagelang umherzuliegen.
  • Einmal pro Woche schalte ich sowieso einen Admintag (meistens am Samstag) ein: Hier erledige ich alles Administrative und spätestens hier gehört auch das Aufräumen des Tisches dazu.

Regeln verstehen und dann brechen

Ich halte den Eingangskorb nach wie vor für eines der nützlichsten Instrumente von GTD. Doch wie alle Regeln kann man auch diese hier brechen, wenn man zunächst Erfahrungen damit gesammelt hat und weiss, was man tut.

Besonders, wenn Sie angestellt sind oder wenn Sie zum Chaos neigen, kann Ihnen ein Eingangskorb trotzdem helfen und zwar so:

  1. Nutzen Sie so wenige Eingangskörbe wie möglich und nötig. Je mehr, desto eher verzettelnt Sie sich.
  2. Gewöhnen Sie sich einen Rhythmus an, alle Eingangskörbe (auch den E-Mail-Posteingang!) regelmässig zu leeren, am besten täglich (z.B. vor dem Feierabend oder nach der Mittagspause).
  3. Nutzen Sie die Eingangskörbe ausschliesslich als Sammeltöpfe und nicht als Ablage oder Aufgabenliste.
  4. Wenn Sie die Körbe abarbeiten, nehmen Sie jedes Ding darin von oben nach unten einzeln in die Hand und entscheiden sofort, was damit zu geschehen hat. Legen Sie nicht mehr zurück in den Eingangskorb.

Ob mit oder ohne Eingangskorb: Das Prinzip dahinter ist wichtig. Und das besagt drei Dinge:

  1. Die Prozesse „Sammeln“ und „Abarbeiten“ sind getrennt. So werden Verzettlungen verhindert.
  2. Die Eingänge zu meiner Welt sind begrenzt.
  3. Alles, was meine Welt betreten will, wird systematisch und geordnet abgearbeitet.

Das sind die Kernaussagen hinter dem Eingangskorb-Prinzip vom Getting Things Done (GTD). Wie Sie dies erreichen spielt eigentlich keine grosse Rolle – solange Sie die Ideen dahinter beachten.

Vor einiger Zeit habe ich eine Artikelserie zu Getting Things Done (GTD) geschrieben. Hier finden Sie den Einstiegsartikel: Einführung in GTD

Bei der Gelegenheit: Ist Ihr Mail-Posteingang auch leer?

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Ivan Blatter

Über Ivan Blatter

Ich bin Personal Trainer für neues Zeitmanagement und zeige meinen Kunden, wie sie ihre Produktivität verdoppeln und mehr erreichen, ohne sich dabei auszulaugen.

Ich helfe einerseits Solopreneuren und Unternehmern, ihr persönliches Zeitmanagement zu verbessern, so dass sie ihr volles Potential umsetzen können für ein erfolgreiches Business mit mehr Freude und Motivation. Andererseits unterstütze ich Unternehmen dabei, die Produktivität ihrer Teams zu erhöhen und so die Ziele schneller zu erreichen.

So einfach wie möglich, immer persönlich und individuell.

5 Gedanken zu “GTD abgespeckt: Weshalb ich keinen (physischen) Eingangskorb mehr nutze”

  1. Das Foto ist klasse. Die Arbeitsumgebung ist richtig einladend. Den Beitrag verstehe ich allerdings vor allem als persönlichen Erfahrungsbericht, der bei jemandem gut funktioniert, der alleine arbeitet, schon sehr gut organisiert ist – und eben einen freien Schreibtisch hat, auf dem Neueingänge sofort auffallen.

    Wenn jemand mit Kollegen arbeitet, ist der Eingangskorb meiner Meinung nach dagegen unverzichtbar. Der Eingangskorb ist die Schnittstelle für das Material, das Kollegen austauschen. Wenn es eine solche klar definierte Schnittstelle nicht gibt, landet das Papier irgendwo – und wird unter Umständen zu spät zur Kenntnis genommen.

    Das gilt vor allem dann, wenn der Kollege noch nicht so gut organisiert ist und bereits mehrere Papiere auf dem Schreibtisch hat.

    Ich selbst halte die Arbeitsfläche immer reserviert für die aktuelle Aufgabe, an der ich gerade arbeite. Dann kann ich mich am besten konzentrieren und stehe weniger in Versuchung, andere Dinge zu tun, die vielleicht mehr Spaß machen. Daher bin ich mit dem „Tool“ Eingangskorb sehr zufrieden – sehe aber zugleich mit Respekt, dass es auch anders gehen kann.

    • @Arbeitsumgebung: Danke!

      @Erfahrungsbericht: So ist es. Der Artikel zeigt, wie man ein Prinzip umsetzen kann, ohne gleich alles wörtlich zu übernehmen – wenn man weiss, was man tut!

      @Eingangskorb und Kollegen: Das ist richtig: Es braucht sicher eine klar definierte Schnittstelle, was aber nicht heisst, dass der Eingangskorb auf dem eigenen Tisch stehen muss. Denkbar ist auch ein Eingangskorb im Abteilungssekretariat.

      @Schreibtisch als Eingangskorb: Geht mir gleich und genau deshalb nutze ich den Tisch als Eingangskorb. Ich kann auch nicht an einem vollen Tisch arbeiten und so räume ich alle Eingänge automatisch weg. Wobei ich auch darauf hinweisen muss, dass mich sehr sehr wenige Dinge auf Papier erreichen. Das meiste kommt elektronisch.

  2. @Eingangskorb im Abteilungssekretariat: Das kann zu Schwierigkeiten führen. Wenn ich beispielsweise neben dem Kollegen sitze und ihm ein Protokoll zukommen lassen möchte, ist es einfacher, dieses Papier in seinen Eingangskorb zu legen, als den Raum zu verlassen, um es in den Korb im Sekretariat zu legen.

    Klar, der Einangskorb muss nicht auf dem Schreibtisch stehen. Bei mir ist er auf dem Sideboard. Ich liebe einen freien Schreibtisch.

    @Schreibtisch als Eingangskorb: Hab gestern fünf Briefe bekommen. Wenn ich die auf meinen Schreibtisch gelegt hätte, dann hätte mich das von der aktuellen Aufgabe abgelenkt, an der ich gerade saß. Daher war ich froh, einen definierten Platz für die zugehenden Papiere zu haben, der eben nicht meinen aktuellen Fokus stört, sondern dann in den Blick gerät, wenn ich vom Modus „Abarbeiten“ umschalte und mir die Neueingänge anschaue.

    Da Du vieles elektronisch bekommst, klappt Dein Vorgehen. Bei mir würde es nicht in gleicher Weise funktionieren, da sie Situation bei mir eine andere ist. Wichtig ist ja, dass jeder zurecht kommt – und solange das der Fall ist, ist es prima.

    Noch ein Gedanke zur Ergänzung: Auch meinen Computer-Schreibtisch halte ich völlig frei. Es liegen dort nur die Dateien, die ich aktuell auch wirklich sehen möchte. Wenn die eingehende Post aus meiner Mailbox sich auf den Computerschreibtisch ergießen würde, würde mich das ablenken. Auch hier bin ich froh, einen definierten Platz zu haben – der mich nicht behelligt und meinen Fokus nicht stört und um den ich mich zur rechten Zeit dann auch entsprechend kümmere. Das machst Du vermutlich ganz genauso.

  3. Danke für die Anregung. Den ganzen Schreibtisch als Ablage nutzen, wird bei mir nicht hinhauen, weil der volle Schreibtisch für mich keinen Makel darstellt (zumindest nicht, wenn er nicht allzu voll ist). Allerdings suche ich gerade nach anderen „kreativen“ Methoden, einen Eingangskorb anzulegen. Typische Briefkörbe animieren mich leider nicht so recht dazu, sie auch aufzuräumen. Und je größer der physische Auffangbehälter ist, umso seltener arbeite ich ihn durch – denn es passt ja noch was rein. Also geht es weiter auf Suche. ;)

    • …was mich zu einem anderen Grundsatz führt: Jeder muss die für ihn optimale Lösung finden. Was für mich klappt, klappt nicht unbedingt für Sie.
      Immerhin hat Sie der Artikel aber angeregt, was schon mal ein Startpunkt ist.

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