Am 1.1.2015 habe ich meinen Lesern das "Du" angeboten.
In den älteren Artikeln sieze ich noch, wir bleiben aber natürlich gerne beim "Du". :-)

Eines der wichtigsten Instrument bei GTD (Getting Things Done) ist der Eingangskorb. Bei diesem geht es darum, die möglichen Eingänge und Zugänge zu Ihrer Arbeitswelt möglichst zu minimieren.

In diesem Artikel erkläre ich Ihnen, weshalb ich keinen eigentlichen Eingangskorb mehr nutze, weshalb ich jedoch die Idee dahinter nach wie vor überzeugend finde.


Der Eingangskorb in Getting Things Done (GTD)

Alle Dinge, die Ihre Welt betreten wollen, werden zunächst in einem Eingangskorb gesammelt. Das können Ideen sein, die Ihnen im Verlaufe des Tages einfallen, Briefpost, E-Mails, Dokumente, die der Kollege rasch bringt und vieles mehr. Im Eingangskorb landen also alle unerledigten Dinge oder Dinge mit einem losen Ende (d.h. die noch nicht erledigt und noch nicht ins System eingepflegt wurden).

Der Eingangskorb wird dann regelmässig, im Idealfall täglich, nach einem sehr einfachen Prozess abgearbeitet. Er funktioniert also nach dem Briefkasten-Prinzip: Hier landen die unerledigten Dinge, und der Korb wird dann täglich geleert. Was sich darin befand, wird abgearbeitet oder erledigt.


Ihre Eingangskörbe

Egal, ob Sie nach GTD arbeiten oder nicht: Sie haben auch schon ein paar Eingangskörbe. Denken Sie an den Briefkasten für Ihre Post, vielleicht haben Sie eine Briefablage auf Ihrem Tisch, die mit “Eingang” beschriftet ist, oder denken Sie an den Posteingang für E-Mails.

GTD schlägt vor, so wenige Eingangskörbe wie möglich zu nutzen und für analoge Dinge und Dokumente nur einen Korb auf den Tisch zu stellen.


Meine Alternative

Dieses Prinzip hat mir viele Jahre geholfen, meine Ordnung aufrecht zu erhalten. Mit der Zeit habe ich aber auch die Nachteile von dem Korb entdeckt: Dadurch, dass alles schön in dem Korb lag, sah der Tisch so oder so aufgeräumt aus (was mir sehr wichig ist). Es gab aber keinen eigentlich Anreiz, den Korb regelmässig abzuarbeiten.

Mittlerweile nutze ich keinen physischen Eingangskorb mehr, weil die meisten meiner losen Ende sowieso digital meine Welt betreten. Auch kann ich dessen eigentliche Funktion auf andere Art und Weise erfüllen: Mein Eingangskorb ist nämlich jetzt mein ganzer Schreibtisch. Was meine Welt betreten will, landet zunächst einfach auf dem Tisch.

Die Vorteile:

  • Ich habe einen visuellen Antrieb, regelmässig aufzuräumen. Mich stört ein voller Schreibtisch und so nehme ich mir “automatisch” regelmässig Zeit, aufzuräumen.
  • Sehr häufig benötige ich keine Zwischenstation in Form des Eingangskorbes: Ich lege beispielsweise Dinge sofort ab. Oder ich trage sie direkt in meine Liste. Oder ich gebe beispielsweise Belege rasch in meine Tabellen ein. Dauert keine 2 Minuten und braucht nicht tagelang umherzuliegen.
  • Einmal pro Woche schalte ich sowieso einen Admintag (meistens am Samstag) ein: Hier erledige ich alles Administrative und spätestens hier gehört auch das Aufräumen des Tisches dazu.

Regeln verstehen und dann brechen

Ich halte den Eingangskorb nach wie vor für eines der nützlichsten Instrumente von GTD. Doch wie alle Regeln kann man auch diese hier brechen, wenn man zunächst Erfahrungen damit gesammelt hat und weiss, was man tut.

Besonders, wenn Sie angestellt sind oder wenn Sie zum Chaos neigen, kann Ihnen ein Eingangskorb trotzdem helfen und zwar so:

  1. Nutzen Sie so wenige Eingangskörbe wie möglich und nötig. Je mehr, desto eher verzettelnt Sie sich.
  2. Gewöhnen Sie sich einen Rhythmus an, alle Eingangskörbe (auch den E-Mail-Posteingang!) regelmässig zu leeren, am besten täglich (z.B. vor dem Feierabend oder nach der Mittagspause).
  3. Nutzen Sie die Eingangskörbe ausschliesslich als Sammeltöpfe und nicht als Ablage oder Aufgabenliste.
  4. Wenn Sie die Körbe abarbeiten, nehmen Sie jedes Ding darin von oben nach unten einzeln in die Hand und entscheiden sofort, was damit zu geschehen hat. Legen Sie nicht mehr zurück in den Eingangskorb.

Ob mit oder ohne Eingangskorb: Das Prinzip dahinter ist wichtig. Und das besagt drei Dinge:

  1. Die Prozesse “Sammeln” und “Abarbeiten” sind getrennt. So werden Verzettlungen verhindert.
  2. Die Eingänge zu meiner Welt sind begrenzt.
  3. Alles, was meine Welt betreten will, wird systematisch und geordnet abgearbeitet.

Das sind die Kernaussagen hinter dem Eingangskorb-Prinzip vom Getting Things Done (GTD). Wie Sie dies erreichen spielt eigentlich keine grosse Rolle – solange Sie die Ideen dahinter beachten.

Vor einiger Zeit habe ich eine Artikelserie zu Getting Things Done (GTD) geschrieben. Hier finden Sie den Einstiegsartikel: Einführung in GTD

Bei der Gelegenheit: Ist Ihr Mail-Posteingang auch leer?

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