Vor ein paar Jahren hat eine neue Methode der Selbstorganisation das Licht der Welt erblickt: Getting Things Done (abgekürzt GTD). Der „Erfinder“ von GTD, David Allen, erklärt in seinem Buch, welches ihn bekannt gemacht hat, wie man seine Dinge wieder in den Griff bekommt und seinen Alltag managen kann.
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In der Artikelserie “Einführung in GTD” werden die Grundsätze von GTD erklärt. Sie sollten trotzdem das Buch lesen, um alle Details zu verstehen, oder eine Schulung bei einem zertifizierten GTD-Trainer besuchen. Einen Überblick über die Serie finden Sie hier.
Der Name von GTD ist Programm: Getting Things Done. Es geht darum, Dinge zu erledigen, und nicht nur, sie zu planen und zu verwalten. Dazu geht GTD von wenigen, einleuchtenden Grundsätzen aus und entwickelt von dort aus ein ganzes System.
GTD ist keine Methode des Zeitmanagements. Vielmehr ist GTD eine Methode der Selbstorganisation.
Vieles bei GTD wird Ihnen bekannt vorkommen, sie werden vieles sogar schon umsetzen. GTD führt keine völlig neue Denkweise ein, sondern geht davon aus, was wir häufig bereits tun und fügt das zu einem System zusammen.
Grundsätze
GTD lässt sich in drei handliche Grundsätze zusammenfassen. Der ganze Rest ist nur noch die geschickte Umsetzung dieser Grundsätze.
- Verbannen Sie alles aus Ihrem Kopf.
- Bestimmen Sie jeweils sofort den nächsten, notwendigen Schritt und nehmen Sie das Ergebnis vorweg.
- Nehmen Sie regelmässig eine Durchsicht der offenen Punkt in Ihrem Leben vor und halten Sie diese Übersicht aktuell.
Das ist alles! Doch schön der Reihe nach: Erste und wichtigste Botschaft ist: Verbannen Sie alles aus Ihrem Kopf!
Vebannen Sie alles aus ihrem Kopf
Wir können uns unglaublich viele Dinge merken, auch viele der Aufgaben, die wir noch erledigen müssen. Nur: Ihr Kopf bietet kein übersichtliches System und funktioniert nicht immer zuverlässig. Sie kennen bestimmt auch die mentalen Unterbrechungen: Irgendwann im ungünstiges Moment – beispielsweise im Kino – fällt Ihnen ein, dass Sie nächste Woche unbedingt Frau X anrufen müssen. Wenn Sie diese Information nicht sofort aus dem Kopf in ein zuverlässiges System verbannen können, wird sie immer wieder auftauchen, bis Sie sie bearbeitet oder erledigt haben. Das wäre nicht weiter schlimm, wenn nicht
- der Stresslevel bei jeder mentalen Unterbrechung kurz hoch schnellt;
- manchmal die Information zu spät oder gar nicht mehr auftaucht, so dass Sie die Aufgabe vergessen.
GTD ist ein System, welches Sie vor diesen mentalen Unterbrechungen schützt. Mit GTD steigt der Überblick über die noch zu erledigenden Dinge und hilft Ihnen, diese Dinge zuverlässig zu erledigen.
Das System
Damit GTD das überhaupt leisten kann, ist ein intelligentes System notwenig. Dieses System muss
- logisch
- verlässlich
- immer verfügbar
- ausserhalb Ihres Kopfes und Ihres Bewusstseins sein.
Nur so kann das System unabhängig von Ihrem Gedächtnis, unabhängig vom persönlichen Wohlbefinden, unabhängig von den Umständen zuverlässig funktionieren. Das ist das entscheidende Kriterium jedes Systems.
Der nächste Schritt
GTD hat den Anspruch, in nur einem System alle Arten von zu erledigenden Dinge zu verwalten ohne Trennung zwischen Beruf und Privatem. Das Flicken eines Fahrradreifens muss genauso zuverlässig abgebildet werden können, wie die angepeilte Neuausrichtung eines Unternehmens. Damit meine ich nicht, dass beide Projekte gleich wichtig sind, sondern dass die erforderlichen Handlungen beider Projekte sicher im System gefunden werden können. Das kann nur sichergestellt werden, wenn eine einzige Einheit gefunden wird, mit der Handlungen abgebildet werden können. GTD will Ihnen helfen, Dinge zu erledigen. Deshalb ist es naheliegend, als kleinste Einheit den jeweils notwendigen nächsten Schrittes zu nehmen. Die Rechnungseinheit von GTD ist der nächste Schritt. Das bedeutet, dass jeder Input, der Ihre Welt betritt, zuerst in diese Einheit konvertiert werden muss, damit er ins System passt. Egal ob ein Anruf, eine Idee, ein Auftrag, ein neues Projekt, eine Vision: Wenn Sie sie in Ihrem System verwalten wollen, müssen Sie sich zuerst überlegen, was der unmittelbar nächste Schritt ist. Aus „Fahrradreifen flicken“ wird dann „Neuen Schlauch einkaufen“, „Beim Nachbar Werkzeug ausleihen“ usw.
Pflege und Durchsicht
Ich habe mehrfach betont, wie wichtig es ist, dass das System zuverlässig funktioniert. Das bedarf regelmässiger Pflege und Durchsicht. Hier liegt einer der Knackpunkte von GTD: Wenn Sie die Pflege nicht genug ernst nehmen und vernachlässigen, wird das System innert kurzer Zeit seine Zuverlässigkeit verlieren.
Vier Merkmale von GTD
Somit haben wir vier Merkmale von GTD:
- Wichtigste Botschaft: Verbannen Sie alles aus Ihrem Kopf!
- Als Ersatz bietet GTD ein zuverlässiges System, aus das Sie sich verlassen können.
- Das System bleibt nur dann zuverlässig, wenn Sie es regelmässig pflegen und durchsehen.
- Die kleinste Einheit im System ist der nächste Schritt. Von jedem Input muss zunächst der nächste Schritt bestimmt werden, bevor er im System aufgenommen werden kann.
Im nächsten Teil geht es um den Prozess von GTD, also wie die Dinge aus Ihrem Kopf in das System finden und von da wieder zurück zu Ihnen, damit Sie sie erledigen können.
Einführung in GTD: Übersicht
- Einleitung
- Grundsätze und Merkmale
- Vom Kopf ins System und wieder zurück
- Der erste Schritt: Erfassen
- Der zweite Schritt: Durcharbeiten
- Der dritte Schritt: Organisieren
- Der vierte Schritt: Durchsicht und Pflege
- Der fünfte Schritt: Erledigen der Aufgaben
- Zusammenfassung: GTD in aller Kürze
- Abschluss und Beurteilung
