Einführung in GTD (Teil 6): Der vierte Schritt: Durchsicht und Pflege

Bisher haben wir gelernt, wie man die losen Enden erfasst, durcharbeitet und organisiert. Wir haben verschiedene Aufgabenlisten je nach Kontext erstellt. Davon falle drei auf: Die Listen „Agenda“ (mit den Dingen, die ich mit jemandem bei nächster Gelegenheit besprechen möchte), „Irgendwann/Vielleicht“ (der Parkplatz für die Ideen, die ich jetzt noch nicht weiter verfolgen oder umsetzen möchte/kann) und „Warten auf“ (wo ich auf jemanden oder etwas warten muss). Zusätzlich führen wir eine Projektliste, natürlich einen Kalender und vielleicht eine Wiedervorlage.

Der nächste Schritt im Prozess ist das Durchsehen und Pflegen all dieser Listen.

Die Flut – Wie Sie mit zuviel Informationen umgehen können

Wir leben in einer Welt, wo man zu jeder Zeit praktisch jede Information zu Verfügung hat. Das ist gut! Ich schätze das sehr und da ich mich schon sehr lange im Internet und dessen Vorläufern bewege (eigene E-Mail-Adresse seit 1991), kann ich mich kaum noch an die Zeit vorher erinnern. Doch diese Informationsflut bringt auch Nachteile, jede Medaille hat zwei Seiten. Der Umgang mit all diesen Informationen muss gelernt sein, sonst überwiegen die Nachteile:

  1. Produktivitätsverlust: Ein Zuviel an Informationen kann zu zwei Dingen führen: Erstens verliert man den Blick für das Ganze und versinkt in den unzähligen Details. Die sind aber vielleicht gar nicht wichtig. Zweitens verliert man den Fokus auf das, was man eigentlich tun wollte und wozu man die Informationen braucht. Sie kennen das sicher auch: Nur kurz wollten Sie etwas im Internet nachschauen und schwupps ist eine Stunde vorbei.
  2. Informationslärm: Zu viele Informationen führen dazu, dass Sie automatisch von einer zur nächsten Neuigkeit springen. So kommen Sie nie zur Ruhe und finden Ihren Flow nicht.
  3. Zeitverlust: Ich habe es schon angesprochen: Man springt von einer Information zu nächsten, verliert den Überblick, bleibt bei unwichtigen Dingen hängen und die Zeit rinnt nur so dahin.
  4. Reflexion Das Springen zwischen verschiedenen Informationen verkürzt die Zeit der Reflexion. Man nimmt sich die Zeit nicht mehr, um die Informationen angemessen zu verarbeiten.
  5. Stress: Die Informationsflut führt zu mehr Stress. Man hat Angst, etwas Wichtiges zu übersehen oder etwas Interessantes zu verpassen. Schlussendlich kann das zu einer Infosucht führen und man hält es ohne neuen Input gar nicht mehr mit sich selber aus. Abgesehen dass man ständig online sein muss, immer und in jeder Situation.

Wie bei allen Dingen ist auch hier das Zuviel problematisch, selbst wenn die Informationen an sich eine gute Sache sind. Eine Reihe Schokolade schmeckt und beruhigt die Nerven, die ganze Tafel macht übergewichtig. Ein Kaffee nach dem Essen ist anregend, ein paar Tassen machen nervös. Ein Glas Wein hilft zu entspannen, eine Flasche Wein lässt die Welt sich drehen.

Wir brauchen Informationen, um überhaupt arbeiten zu können, aber wir brauchen nicht jede Information und wir brauchen keine unwichtigen Informationen. Die folgenden Vorschläge können dabei helfen, mit der Informationsflut besser umzugehen.

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Einführung in GTD (Teil 4): Der zweite Schritt: Durcharbeiten

Im letzten Teil ging es um das Erfassen von losen Enden. Wichtigster Grundsatz: Leeren Sie Ihren Kopf und erfassen Sie alle losen Ende zu 100%. Wenn Sie das getan haben (analog oder digital), wandert die Notiz in Ihren Eingangskorb. Mindestens einmal pro Tag wird dann der Eingangskorb geleert. Um das Verfahren, wie man den Eingangskorb am besten leert, geht es in diesem Teil.

5 Tipps, die Energie hoch zu halten

Das ist interessant: Die meisten Menschen wissen und spüren ganz genau, was sie brauchen, um ihre Energie während des ganzen Tages hoch zu halten. Trotzdem tun wir oftmals das Gegenteil davon. Das hat mit unserem „inneren Schweinehund“ zu tun oder weil wir kurzfristigen Verlockungen (wie dem Schokoriegel) nachgeben. Doch zur Erinnerung hier 5 Punkte, welche Ihnen helfen, Ihre Energie lange und nachhaltig hoch zu halten.

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Mehr durch weniger (Teil II): Planen leicht gemacht!

Die Serie „Mehr durch weniger“ will zeigen, wie mit wenig Aufwand das Arbeitsleben vereinfacht werden kann, und man so schneller, stressfreier, produktiver und effektiver ans Ziel kommt. Meiner Meinung nach könnten wir viel mehr erreichen, wenn wir uns nicht so verzetteln würden, sondern uns auf die wichtigsten Dinge fokussieren würden. Wie das erreicht werden kann und vieles mehr, soll in dieser Serie beleuchtet werden.

Planen kann so schön sein: Prioritäten setzen, farbig markieren, Stichworte hinzufügen, Streichen, neu Sortieren, dann das Ganze mal digital ausprobieren und dann doch wieder auf Papier usw. Aber leider vergisst man manchmal, dann auch tatsächlich tätig zu werden. Planen ist wichtig, sogar sehr wichtig, aber es darf nicht zu l’art pour l’art ausarten. Planen hilft einem zwar, aber erledigt keine Aufgaben. Nach verschiedenen Ausflügen zu allen möglichen Planungssystemen, bin ich auf die Kombination von zwei einfachen Techniken gekommen: GTD (Getting Things Done) und dessen Vereinfachung ZTD (Zen To Done).

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Wie ich zum Frühaufsteher wurde

Seit einigen Monaten stehe ich täglich recht früh auf. Früher sah das so aus: 7 Uhr, Wecker geht los: Fluchen, sich aus dem Bett quälen und ab unter die Dusche. Nach der Dusche schnell rasieren, anziehen, Kaffee kochen, etwas kleines essen, Sachen packen und ab die Post. Entspricht nicht gerade meiner Vorstellung von einem ruhigen, Kraft spendenden Morgen… Früh aufzustehen scheint bei Bloggern über Produktivität modern zu sein (z.B. bei Leo von Zen Habits, Steve Pavlina, lifehack.org, LifeRemix und Scott H. Young). Von denen lies ich mich inspirieren und habe meinen Rhythmus angepasst: Heute stehe ich zwischen 5 und 5.30 Uhr auf. Das bestimmt mein Wecker. Ich habe so einen Schlafphasenwecker, der mich irgendwann in dieser halben Stunde aufgeweckt, nämlich genau dann, wenn ich gerade in einer Leichtschlafphase bin. So fällt einem das Aufstehen viel leichter.

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