Ein erfolgreiches Zeitmanagement basiert zu mindestens 80% auf erfolgreichen Gewohnheiten.

Schätzungen gehen davon aus, dass 95% unserer Handlungen unbewusst, also aus Gewohnheit oder als Routine ablaufen. Das ist das eine.

Dann: Es ist ja nicht so, dass wir nicht wissen, was wir den ganzen Tag tun sollen. Im Gegenteil: Unsere Tage sind bis an den Rand gefüllt mit Verpflichtungen, Hobbys, Aktivitäten oder einfach mal faul sein. Das ist das andere.

Setzt man diese beiden Punkte zusammen, taucht sofort die Frage auf:

Wenn ich eine neue Gewohnheit erlernen will, um wirklich einen Schritt vorwärts zu kommen: Wo bringe ich dann diese in meinem Tagesablauf überhaupt unter?


Neue Gewohnheiten

Gewohnheiten ersetzen vs. Gewohnheiten neu lernen

Wollen wir eine alte Gewohnheit durch eine neue ersetzen, ist das einfach. Die neue tritt einfach an die Stelle der alten. Will ich mich also gesünder ernähren oder abnehmen, dann koche ich halt Hühnchenbrust mit Fenchel statt Schnitzel mit Pommes. Fertig. Geht schnell, ist einfach, gesund und lecker.

Will ich aber eine komplett neue Gewohnheit einüben, geht das so nicht. Will ich also mehr Sport treiben, täglich meditieren oder Tagebuch schreiben, dann muss ich mir die Zeit dafür schaffen, wenn nicht sogar erkämpfen.

Das gilt natürlich auch für alle Gewohnheiten rund um das Zeitmanagement:

  • Regelmäßig meinen Schreibtisch aufräumen
  • Täglich meinen Posteingang komplett leeren
  • Jede Woche eine Rückschau vornehmen
  • Eine Aufgabenliste seriös und konsequent führen
  • Alle unerledigten Dinge notieren und in mein System einarbeiten

Selbstverständlich spare ich mit neuen positiven oder stärkenden Gewohnheiten auch wieder Zeit:

  • Ist mein Schreibtisch aufgeräumt, brauche ich weniger Zeit zum Suchen.
  • Ist meine Aufgabenliste gut geführt, vergesse ich nichts mehr und habe weniger Stress.
  • Leere ich meinen Posteingang täglich, muss ich meine E-Mails nicht mehrfach lesen, sondern sie sind schon am richtigen Ort eingeordnet oder erledigt.

Trotzdem muss ich zunächst Zeit investieren, um Zeit zu sparen. Diese Zeit liegt nicht einfach so rum, sondern ich muss sie mir nehmen.

Was gibst du für die neue Gewohnheit auf?

Alles kumuliert sich also in einer Frage:
Wenn ich eine neue Gewohnheit erlernen will, was gebe ich dafür auf? Worauf verzichte ich dafür?

Diese Frage ist eine gute Frage. Kann ich sie nämlich nicht beantworten, ist das ein starker Hinweis darauf, dass mir die neue Gewohnheit einfach nicht wichtig genug ist. Es ist ein Hinweis darauf, dass ich nicht bereit bin, wirklich ein Commitment einzugehen.

Eine neue Gewohnheit lernen zu wollen, ohne dass man ein starkes Commitment dafür eingeht, ist zum Scheitern verurteilt. Schließlich gilt es, die Gewohnheit über Wochen einzuüben, bis sie tatsächlich zur Gewohnheit wird.

Drei Fragen, die dir helfen, Gewohnheiten zu ändern

Ich habe noch mehr Fragen für dich. Das kennst du vermutlich auch: Du willst eine Gewohnheit ändern, startest mit einer guten Intention, beginnst hoch-motiviert …und gibst dann doch nach einigen Tagen oder Wochen auf.

Die folgenden drei Fragen helfen dir, dass das nicht mehr passiert.

Diese drei Fragen habe nicht ich mir ausgedacht, sondern Derek Doepker. Er beschreibt sie in diesem Artikel: Struggling With Your Habits? Three Questions You Need To Ask Yourself

Frage 1: „Wo werde ich in 5 Jahren landen, wenn sich nichts ändert?“

Sind wir ganz unten, realisieren wir rasch, dass wir etwas ändern müssen.

Häufig ist es aber eher der schleichende Verfall, der das Problem ist.

Ein Beispiel: Ich weiß ganz genau, dass ich mehr Sport machen sollte. Doch heute ist das Wetter so unfreundlich, es regnet und das Sofa ist mir näher als die Turnschuhe. Aber morgen dann, geht’s los!

Die negative Auswirkung davon ist – in der kurzen Sicht – gleich Null. Im Gegenteil: Ich habe jetzt einen kurzfristigen Gewinn (Sofa statt Jogging – viel angenehmer!).

Veränderung bedeutet immer Anstrengung – zumindest kurzfristig. In dieser Situation kann es helfen, den Fokus zu weiten und sich genau auszumalen:

  • Wo werde ich in 5 Jahren landen, wenn sich nichts ändert?

Frage 2: „Kann/schaffe ich nur X zu tun?“

Manchmal fühlen wir uns durch eine neue Gewohnheit überfordert. Oder wir setzen sie genau heute nicht um, weil sie zu gross, zu anstrengend, zu zeitraubend ist.

Doch damit fallen wir aus dem Rhythmus.

Es ist immer besser, irgendetwas oder nur einen kleinen Schritt machen, als gar nichts zu tun.

Im Sport-Beispiel von oben könnten dann meine Frage lauten:

  • Kann ich nur 10 Liegestütze machen?
  • Kann ich nur 3 Minuten aufs Mini-Trampolin gehen?
  • Schaffe ich es, 5 Minuten joggen zu gehen

Der Trick ist also, die Hürde so niedrig wie möglich zu machen.

Gelingt es uns, diese Hürde zu überspringen, sind wir meistens „drin“ und machen dann weiter. Falls nicht, können wir uns die nächste „Kann/schaffe ich nur…“-Frage stellen.

Frage 3: „Würde ich lieber…?“

Niemand lässt sich gerne etwas vorschreiben. Besonders die Aussagen „ich muss…“ oder „ich darf nicht…“ rufen in uns den Rebellen hervor oder wecken den inneren Schweinehund.

Anstatt zu sagen, „ich darf keine Schokolade essen“ oder „ich muss heute alle E-Mails abarbeiten“, sollten wir uns selbst Alternativen bieten.

Die müssen aber so konstruiert sein, dass wir die „gute“ Variante wählen. Also beispielsweise:

  • Würde ich lieber die Schokolade essen und damit meinen Köperfettanteil erhöhen oder würde ich lieber den Apfel hier essen und danach voller Power weiterarbeiten können?
  • Würde ich lieber im Internet surfen und viel Zeit verlieren oder würde ich lieber die E-Mails abarbeiten und dafür eine Stunde früher Feierabend machen?

Welche Formulierungen und Fragen funktionieren, ist bei jedem verschieden. Doch in der Regel wirst du so eher die „gute“ Variante wählen.

Du glaubst mir nicht? Recht so. :-) Probiere es einfach aus, manchmal funktionieren wir erschrecken simpel.

Sieben Gewohnheiten für mehr Produktivität

Doch jetzt mal „Butter bei die Fische“: Welche Gewohnheiten helfen denn tatsächlich, produktiver zu arbeiten? Hier sind acht Beispiele:

  1. “Jetzt“ – statt Aufschieben: Aufschieben kann eine schlechte Gewohnheit sein. Verlerne diese Gewohnheit unbedingt und gewöhn dir an, „Jetzt“ als Standard-Modus zu nutzen. Keine Ausreden und Pseudo-Gründe mehr, sondern Tun. Jetzt.
  2. Ordnung halten: Je größer das Chaos, desto weniger der Durchblick. Das gilt für den Schreibtisch, aber besonders auch für den Kopf und überhaupt das Leben. Unordnung lenkt auch ab, denn so siehst du ständig, was du auch noch zu tun hast und was schon lange da liegt. Eine unnötige Ablenkung und ein Stressfaktor, der nicht sein muss. Also weg damit.
  3. Optimismus: Ob jemand optimistisch ist oder nicht, ist nicht nur Charaktersache, sondern auch eine Gewohnheit. Schließlich ist ja Nörgeln auch Aufschieben. Bei Misserfolgen also wieder Aufstehen, den Staub von den Hosen wischen, kurz die Fehler analysieren und weitergehen.
  4. Beziehungen: Wir sind der Durchschnitt der fünf Menschen, mit denen wir uns am Häufigsten umgeben. Schau deshalb genau hin, mit wem du am meisten Zeit verbringst.
  5. Leidenschaft: Auch Leidenschaft ist nicht nur Charaktersache, sondern auch eine Gewohnheit. Frag dich mal, wofür du wirklich brennst und dann versuche dein Leben so zu gestalten, dass du möglichst viel Zeit mit diesen Aktivitäten verbringst.
  6. Aufgaben bündeln: Ähnlich gelagerte Aufgaben sammelt man am besten und arbeitet sie am Stück ab. Genauso, wie du das bei Rückrufen wahrscheinlich schon machst. Das Prinzip kannst du aber auf viele andere Aufgaben auch anwenden (z.B. Rechnungen schreiben, Videos drehen oder Meetings vorbereiten).
  7. Fokus-Zeiten: Halte dir unbedingt regelmäßig (im Idealfall täglich) Fokus-Zeiten frei, in denen du dich auf eine einzige Aufgabe fokussierst. Solche Zeiten schenkt dir niemand, sondern die musst du dir nehmen, verteidigen und durchsetzen. Doch es lohnt sich!
  8. Wochenrückblick: Einmal pro Woche solltest du dir Zeit nehmen, um auf die vergangenen und die kommenden sieben Tage zu blicken. Der Wochenrückblick ist auch die Gelegenheit, aufzuräumen, die Arbeitsorganisation zu aktualisieren und dich mit deinen Zielen wieder zu verbinden.

Einige davon plus ein paar weitere Gewohnheiten und Einstellungen der Super-Produktiven findest du auch hier in diesem Artikel.

Es sind nicht die Zauber-Methoden und Wunder-Apps, die dich produktiver werden lassen. Sondern es sind neue, bessere Gewohnheiten, die du dir aneignest – oder eben nicht. Die Entscheidung liegt bei dir!

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