Möchtest du ohne Aufwand Zeit sparen und mehr erledigen?

Natürlich möchtest du das, wer will das nicht. Ein gutes Zeitmanagement hilft dir definitiv dabei, allerdings braucht es einen gewissen Aufwand. Schließlich bist du eingeladen, neue Gewohnheiten zu lernen und umzusetzen.

Ohne Aufwand geht aber auch: denn häufig ist es eine Frage von Einstellungen und nicht von Methoden, Apps und Tipps.

Ein kleines Beispiel: seit der flächendeckenden Verbreitung von Handys hat sich eine neue Unart breit gemacht. Viele Leute sind nicht mehr pünktlich. Sie bemühen sich nicht einmal mehr. Man kann ja schnell die Verspätung mitteilen.

Meistens wird gar nicht mehr nach einer Ausrede gesucht, sondern es heisst nur:

„Ich hatte grad so viel zu tun.“

Kleine Nebenbemerkung: Weißt du, wie du heutzutage Menschen verblüffen kannst? Ganz einfach: über Pünktlichkeit. Als Trainer für neues Zeitmanagement kann ich es mir ohnehin nicht leisten, unpünktlich zu sein. Dann würde ich meine Glaubwürdigkeit verlieren.

Das ist für mich auch kein Problem, ich bin gerne pünktlich, denn ich habe großen Respekt vor der Zeit anderer Menschen. Haben wir also einen Telefontermin um 15:00 Uhr, dann klingelt bei dir auch um Punkt 15:00 Uhr das Telefon. Ganz einfach.

Häufig werde ich dann mit einem Lächeln begrüßt und viele Menschen staunen darüber, dass ich tatsächlich um Punkt 15:00 Uhr anrufe. Wieso eigentlich? Das hatten wir ja so ausgemacht.

Mit Pünktlichkeit kannst du also ganz einfach deine Kunden verblüffen und dich (leider) von vielen Konkurrenten abheben. So einfach ist manchmal die Welt.

Pünktlichkeit ist das eine – für mich eine Selbstverständlichkeit aus Respekt vor der Zeit des anderen. Es gibt aber darüber hinaus ein paar gute Gründe, sogar zu früh zu sein.

Meine These: Bist du zu früh, sparst du Zeit und kannst mehr erledigen.

frühzeitig
© Ivan Blatter

Weshalb es sich lohnt, frühzeitig da zu sein

1. Früher da zu sein, bedeutet weniger Stress.

Du kennst die Tage, an denen du von einem Termin zum nächsten hetzt. Abends bist du schon alleine durch diese Hetze nudelfertig.

Ganz anders, wenn du dir Zeit nimmst und frühzeitig beim neuen Termin ankommst. Dann hast du mehr Power für den Termin und auch danach.

Ich weiß, du kannst deine Arbeit nicht immer so selbstbestimmt einteilen, wie du das möchtest. Doch als Solopreneur oder Unternehmer hast du mehr Spielraum, als du denkst.

Frühzeitig da zu sein, ist meistens eine Frage der Organisation. Doch was tun wir? Wir kleben einen Termin an den anderen. Dass das nicht funktionieren kann, ist doch eigentlich klar – besonders wenn die Termine an unterschiedlichen Orten stattfinden.

2. Frühzeitig heißt bessere Vorbereitung.

Bist du frühzeitig bei einem Termin, kannst du noch einmal die Unterlagen für den Termin durchgehen und dich damit noch besser vorbereiten.

Das ist aber nur eine Wiederholung, die eigentliche Vorbereitung geschieht natürlich viel früher.

Ich habe in meiner Zeit als Angestellter viel Zeit in Meetings verbracht und gelernt: Derjenige, der sich wirklich vorbereitet hat und weiß, was er erreichen will, setzt sich praktisch immer im Meeting durch. Das gilt umso mehr, wenn der Leiter des Meetings auch gut vorbereitet ist und dadurch ein höheres Tempo anschlägt.

3. Früher da sein, gibt die Chance auf kurze Gespräche.

Viele Leute sind schwer zu erreichen. Vielleicht hast du aber gerade vor dem Termin die Gelegenheit, dich kurz mit jemanden auszutauschen.

Natürlich ist die Zeit meistens kurz, doch häufig braucht man ja nur eine kurze Information.

Das funktioniert allerdings nur, wenn du dir vorher überlegt, was du von wem brauchst.

4. Der frühe Vogel fängt den Wurm.

Die meisten Gelegenheiten bieten sich, wenn du ihnen Platz lässt.

Bist du frühzeitig dran, kannst du ein wenig netzwerken, ein paar lockere Gespräche führen oder erhältst wertvolle Informationen „auf dem kurzen Dienstweg“.

Mein Chef in meinem letzten Angestelltenverhältnis, von dem ich hier ab und zu berichte, war Meister darin. Er war immer pünktlich in Meetings, obwohl er viele Meetings hatte (als Vorstandsvorsitzender). Irgendwann habe ich verstanden, wie er das schafft. Er war nämlich immer zu früh dran. Das gab ihm Reservezeit und er hatte die Gelegenheit mit Mitarbeitern zu sprechen, die nicht in den Meetings saßen. So erfuhr er sehr viel „vom Leben“ im Unternehmen, was ihm wiederum einen Informationsvorsprung gab.

5. Früher da sein heißt, sich nicht zu verspäten.

Man weiß ja nie, was unterwegs alles passiert. Schnell ist man für den Termin verspätet.

Kommst du hingegen frühzeitig, wird dir ja nicht langweilig. Du kannst immer noch ein paar E-Mails beantworten oder einen Anruf erledigen. Heutzutage können wir ja von überall her arbeiten.

6. Frühzeitig sein heißt auch, Fehler zu vermeiden.

Man kann nicht nur frühzeitig bei einem Termin sein, sondern man kann auch seine Aufgaben frühzeitig erledigen.

Du kennst das: du erledigst das Projekt, das Angebot oder die E-Mail auf den allerletzten Drücker. Blöderweise haben sich ein paar Fehler eingeschlichen, zwei Empfänger wurden vergessen und Rechtschreibung ist ohnehin ein Luxus. Viel besser ist es, es gleich richtig zu machen oder eben die Aufgabe frühzeitig zu erledigen.

Die Fehlerquote sinkt, dein Stresslevel auch und der Kunde ist erst noch verblüfft, wenn du seinen Auftrag plötzlich drei Tage vor der Deadline abgibst.

Gewöhnst du dir an, deine Aufgaben frühzeitig zu erledigen, bedeutet das meistens auch, dass du dein wirklich bestes Ergebnis ablieferst – nicht nur inhaltlich, sondern auch formal.

7. Frühzeitig vermeidet die Massen.

Tust du etwas anders als alle anderen, bist du isoliert und alleine. Gut so, denn genau das kannst du hier nutzen.

Bist du nämlich zu früh unterwegs zum Termin, sind alle anderen noch Zuhause und nicht schon im Zug oder auf der Autobahn. So vermeidest du Staus oder langes Anstehen.

Statt eine halbe Stunde zu warten, hast du schon erledigt, was du erledigen wolltest. Schließlich kannst du ja Punkt 5 umsetzen.

Frühzeitig sein heißt auch, Zeit zu sparen

Frühzeitig zu sein, hilft dir also, effizienter zu arbeiten und auch Zeit zu sparen.

Du brauchst dich nur gut zu organisieren und dir vorher zu überlegen, wie du frühzeitiger sein kannst. Das ist keine Hexerei.

Natürlich mag es manchmal Tage geben, wo das nicht möglich ist. Das ist aber auch kein Problem! Ich lebe nach dem Motto: Zuerst die Regel, dann die Ausnahme. Und die Regel lautet für mich: Pünktlich kann jeder – ich will frühzeitig sein.

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