Am 1.1.2015 habe ich meinen Lesern das "Du" angeboten.
In den älteren Artikeln sieze ich noch, wir bleiben aber natürlich gerne beim "Du". :-)

Produktives Arbeiten ist fokussiertes Arbeiten: Ein paar Gedanken und 5 Tipps
Es gibt Tage, da springe ich gehetzt von einer Aufgabe zur nächsten. Kommt nicht häufig vor, aber es kommt vor.

Die Folge: Am Abend bin ich erschöpft und ich habe den Eindruck, ich hätte nichts geschafft. Hetze ohne Ende und ohne Ergebnis.

Dann gibt es Tage, da gelingt es mir, mich auf die jeweils aktuelle Aufgabe zu fokussieren. Ich tue diejenigen Dinge, die mich meinen wichtigsten Zielen näher bringen. Ich bin entspannt, konzentriert – einfach im Flow.

Diese Tage schliesse ich mit grosser Zufriedenheit ab und ich erbringe die Leistung, zu der ich fähig bin.

Bestimmt kennen Sie auch solche und solche Tage. Idealerweise erleben wir die grosse Mehrheit der Tage im Flow. Lesen Sie hier einige Gedanken zu diesem Thema und lernen Sie in 5 Tipps, wie Sie Ihren Fokus erhöhen können.


Zufälligkeiten sind der Feind des Fokus.

Eine der Schlüsselqualifikationen für ein erfolgreiches Zeitmanagement ist die Fähigkeit, sich fokussieren zu können.

Lassen wir uns von allem unterbrechen und kümmern uns sofort darum, werden wir gehetzt und getrieben. Keine Frage: Es gibt Dringlichkeiten, es gibt Notfälle, es gibt Unterbrechungen, auf die wir sofort reagieren müssen. Eine neue E-Mail gehört selten, eine neue Status-Meldung auf Facebook gehört nie dazu.

Die hohe Kunst besteht darin, nur diejenigen Unterbrechungen zuzulassen, die wirklich dringend sind.

Wir brauchen eine persönliche Firewall, die uns vor schädlichen Störungen schützt. Haben wir keine, lassen wir uns fremdbestimmen, was auf Dauer zu Stress und Unzufriedenheit führt – und uns weg bringt von unseren eigenen Visionen, Zielen und Commitments.

Kurzfristiger vs. langfristiger Fokus

Fokus ist Konzentration.

Auch wenn wir es nicht wahrhaben wollen: Niemand kann einen ganzen Tag fokussiert und konzentriert arbeiten. Um die Zeit wirklich produktiv zu nutzen, ohne dass wir abends komplett ausgepumpt sind, benötigen wir zwingend Pausen und Erholung. Kein Wunder sind sie gesetzlich vorgeschrieben.

Ideal sind regelmäßige Pausen (alle 60-90 Minu- ten), nach größeren Blöcken größere Pausen und zwischendrin auch mal ein kleiner Tagtraum. Am besten verlässt man den Schreibtisch in den Pausen.

Wie wir wissen, funktioniert die (Arbeits-)Welt anders. Wir können manchmal – und wollen auch nicht immer – nach diesem Ideal streben. Statt fixe Vorgaben bewähren sich flexible Pausen nach Gespür. Das funktioniert aber nur unter zwei Bedingungen:

  • Wir machen tatsächlich Pause.
  • Wir machen Pause, bevor wir sie brauchen. Sie tanken Ihr Auto ja auch nicht erst, wenn der Tank komplett leer ist.

Fokus ist nicht nur Konzentration.

Es geht auch darum, sich auf das wichtigste Ziel zu fokussieren. Schließlich tun wir das, was wir tun, aus einem bestimmten Grund. Fokussieren ist also mehr als Ablenkungen zu minimieren und den Schreibtisch aufzuräumen.

Entscheidend ist die Schlüsselfrage:

Bringt mich das, was ich im Moment tue, meinem wichtigsten Ziel näher?

Diese Frage muss immer präsent sein, etwa durch visuelle Erinnerungen an das Ziel oder indem wir diese Frage (wörtlich!) immer vor Augen haben.

Echte vs. falsche Dringlichkeiten

Fokussieren ist die Fähigkeit, zwischen echten und falschen Dringlichkeiten unterscheiden zu lernen.

Nicht alles, was dringend zu sein scheint, ist auch dringend – und nicht zwangsläufig wichtig.

Ein Beispiel: Ein Anruf ist immer dringend. Das Telefon klingelt, wir müssen reagieren, also ist unsere Reaktion dringend. Doch längst nicht jeder Anruf ist vom Inhalt her dringend oder wichtig. Beispielsweise ist ein Werbeanruf weder das eine noch das andere.

Genauso bei neuen Aufgaben: Kümmern wir uns immer sofort um neue Aufgaben, werden wir wiederum fremdbestimmt und beenden keine einzige. Muss die Aufgabe bis heute um 16 Uhr erledigt sein, muss ich nicht um 9 Uhr damit anfangen – nicht zu spät, mit einer Zeitreserve für Unvorhergesehenes schon, aber nicht zwangsläufig sofort.

Leider gibt es keine wasserdichte Definition von echten Dringlichkeiten. Sie unterscheiden sich nach:

  • Branche (z.B. kennt die IT-Branche viele echte Dringlichkeiten)
  • Gepflogenheit (z.B. marschiert man nicht wegen jeder Kleinigkeit ins Büro des Kollegen; kommt also jemand, ist es wahrscheinlich dringend)
  • Einstellung (z.B. reagiere ich auf E-Mail innerhalb von einem Tag; ist etwas dringend, erreicht man mich per Telefon)
  • bewusstem Entscheid (z.B. bin ich telefonisch erst ab 10 Uhr erreichbar; in dringenden Fällen bin ich per Handy erreichbar)

Offensichtliche vs. weniger offensichtliche Ablenkungen

Es gibt offensichtliche und weniger offensichtliche Ablenkungen. Beide lenken ab.

Die offensichtlichen Ablenkungen sind… offensichtlich: Mailbenachrichtigung, Twitter-Benachrichtigungen, SMS, Anrufe, spontane Besuche und vieles mehr.

Die weniger offensichtlichen Ablenkungen lenken genauso ab mit den selben Konsequenzen: Einfälle (=mentale Unterbrechungen), ein unaufgeräumter Schreibtisch (=ständig vor Augen, was man noch tun muss) und vieles mehr.

Die weniger offensichtlichen Ablenkungen sind gefährlicher: Wir merken unter Umständen gar nicht, dass sie uns ablenken. Die Wirkung ist in jedem Fall dieselbe: Egal ob offensichtlich oder nicht: Ablenkungen lenken immer ab. Das heißt: Wir werden unterbrochen mit allen Folgen.

Fünf Tipps, wie Sie sich besser fokussieren können

  1. Minimieren Sie Ablenkungen (Mailbenachrichtigung, Handy etc.) wo möglich, nötig und sinnvoll.
  2. Gönnen Sie sich täglich Zeiten (z.B. 30 Minuten oder 1 Stunde), zu denen Sie sich nicht stören lassen.
  3. Führen Sie ein Zeittagebuch um herauszufinden, welches Ihre Zeitfresser sind und woher die meisten Unterbrechungen kommen.
  4. Räumen Sie Ihren Schreibtisch auf, damit Sie nicht dauernd von unerledigten Dingen abgelenkt werden.
  5. Hängen Sie Ihr wichtigstes Ziel gut sichtbar auf, damit Sie es nicht aus den Augen verlieren.

Bildnachweis: © photodune.net / roxta

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