Am 1.1.2015 habe ich meinen Lesern das "Du" angeboten.
In den älteren Artikeln sieze ich noch, wir bleiben aber natürlich gerne beim "Du". :-)

Mein geschätzter Kollege Joachim Hilbert schlug mir vor, einen Artikel über das digitale Entrümpeln zu verfassen. Er ist der Meinung, dass man ab und zu auch die Festplatte ausmisten sollte.

Mein Kollege hatte Pech: Bei der Festplatte bin ich ausgesprochen anderer Meinung.

Dafür haben Sie Glück: Ich habe ihn nämlich sofort eingeladen, einen gemeinsamen Artikel genau zu diesem Thema zu schreiben.

Lesen Sie hier zunächst, weshalb Joachim Hilbert die Festplatte regelmäßig entrümpelt und wie er vorgeht. Dann erkläre ich Ihnen, weshalb ich das genau nicht tue und auch nicht für nötig erachte.

Und dann? Was ist besser? Beides. Wie immer gilt: Suchen Sie die Lösung, die zu Ihnen passt. Deshalb haben wir hier bewusst kein Streitgespräch veranstaltet, sondern lassen einfach zwei Meinungen nebeneinander stehen und halten den Dissens fröhlich aus.


Weshalb es sich lohnt, regelmäßig die Festplatte zu entrümpeln (von Joachim Hilbert)

Zu Beginn eines Quartals steht bei mir im Kalender ein Termin zum Aufräumen meiner Festplatte. Alle Daten die nicht für meine Arbeit relevant sind, müssen dann vom Rechner weichen. Das können zum Beispiel abgeschlossene Projekte sein oder Rechnungen, die ich nicht mehr benötige. Mit Hilfe einer eingängigen Ordnerstrukur (siehe mein Artikel “Ordnung im papierlosen Büro”) und aussagekräftigen Dateinamen kann ich schnell erkennen, welche Bytes für mich noch von Belang sind. So dauert die Aufgabe ungefähr 15 Minuten.

Warum mache ich mir die Arbeit, wo doch Speicherplatz heutzutage nicht mehr viel Geld kostet (SSDs vielleicht ausgenommen)?

  • Ein wichtiger Punkt sind meine regelmäßigen Sicherungen auf unterschiedlichen Medien wie Netzwerkfestplatten und Cloud Speicher. Je geringer das Datenvolumen ist, desto weniger Zeit und Bandbreite beanspruchen die Backups.
  • Weiterhin möchte ich die CPU möglichst wenig mit dem Indexieren des Rechnerinhalts beanspruchen. Im Umkehrschluss profitieren davon auch die Suchergebnisse, weil in der Regel weniger Ergebnisse angezeigt werden.
  • Alle 3 Jahre steht bei mir neue Hardware an. Mit weniger Daten gelingt die Migration auf den neuen Rechner eindeutig leichter.

Letztendlich hängt die Übersichtlichkeit meines MacBooks auch von der Anzahl der Ordner und Dateien ab. In der Vergangenheit war das bei mir ein schleichender Prozess. Irgendwann kam der Zeitpunkt, an dem ich zunehmend nach Inhalten suchen musste.

Ob das Strukturieren der eigenen Daten über eine Ordnerstruktur vorteilhaft ist, hängt natürlich auch von den eigenen Vorlieben und den Anforderungen ab. Ich greife zum Beispiel mit unterschiedlichen Betriebssystemen auf die Netzwerkfestplatten und Cloud Speicher zu. Da macht das Kennzeichen von Dateien über Tags nur bedingt Sinn, denn ein Betriebssystem mit Windows interessieren die Tags von Apple recht wenig.

Und was mache ich, wenn dem Ausmisten einmal die falschen Daten zum Opfer gefallen sind? Dann greife ich auf meine Sicherungen zu. Hier archiviere ich alle Projekte und wichtige Dokumente, die sich einmal auf meinem Rechner befanden.


Deshalb entrümple ich meine Festplatte nie (von Ivan Blatter)

Ich entrümple sehr gerne und häufig – bei realen Dingen. Dinge, die umherstehen und die ich nicht mehr brauche, sind für mich Ballast. Sie fressen nicht nur Platz, sondern belasten mich irgendwie.

Ich bin alles andere als ein Sammler und kann mich deshalb sehr leicht von Dingen trennen. Ich könnte mir sogar ein minimalistisches Leben vorstellen, hatte aber bisher noch nicht den Mut dazu.

Anders bei meinen digitalen Dateien. Hier entrümple ich nie. Digitale Dateien sind in meiner Wahrnehmung kein Ballast. Sie sind zwar da, aber stören mich überhaupt nicht.

Das hat einen Grund: Ich benötige immer nur eine bestimmte, einzelne Datei oder E-Mail. Ich brauche praktisch nie einen Ablauf oder mehrere Dateien. Deshalb arbeite ich ausschließlich mit der Suche und sehe immer nur ein paar wenige Dateien vor mir.

Ich habe jahrelang mit mehr oder weniger komplexen Ordnerstrukturen gearbeitet und doch meistens trotzdem auf die Suche zurückgegriffen. Als ich das realisierte, habe ich konsequent (fast) alle Ordner abgeschafft.

Grundsätzlich arbeite ich mit einem Ordner pro Kalenderjahr (2014, 2013, 2012 usw.). Dort werfe ich einfach alle Dateien hinein. In den Jahresordnern liegen dann die Dokumente ungeordnet herum. Jahresordner nutze ich nur, damit ein einzelner Ordner nicht zu groß wird. So hat mein Betriebssystem überhaupt keine Mühe, die Dateien zu indizieren oder zu finden.

Betrifft eine Datei einen Kunden oder ein bestimmtes Projekt, dann teile ich der Datei ein Tag oder mehrere Tags hinzu. Und genau das ist der Vorteil von Tags: Ich kann eine Datei nur in einen Ordner legen (wenn ich nicht mit Verweisen oder Kopien arbeiten will), aber ich kann einer Datei beliebig viele Tags zuweisen.

Diese Funktion ist bereits im Betriebssystem meines Computers eingebaut (Mac OS X). Bei der Suche arbeite ich jedoch selten mit diesen Tags. Meistens genügt mir eine einfache Suche nach ein paar Stichworten und schon habe ich die Datei, die ich brauche.

In dieser Philosophie ist es deshalb auch aufwändig zu entrümpeln. Das brauche ich aber auch gar nicht.

Ich weiss, dieses Vorgehen ist radikal und nicht für jedermann. Es funktioniert bei mir aber wunderbar:

  • Ich arbeite allein. Niemand sonst hat Zugriff auf meine Dateien. In einem Team muss man sich freilich anders organisieren.
  • Speicherplatz ist heute praktisch unbeschränkt verfügbar und ist kein Kostenfaktor mehr.
  • Die meisten meiner Dateien sind textlastig und daher nicht besonders gross. Ein Beispiel: All meine Dateien aus dem Jahr 2013 benötigen lediglich ein gutes Gigabyte Platz (Fotos ausgenommen – dazu später mehr).
  • Pro Jahr fallen bei mir hunderte oder tausende Dateien an. Hier mit Ordnern eine Struktur zu schaffen, wäre fast unmöglich. Ist die Struktur zu fein, passen viele Dateien in mehrere Ordner. Ist sie zu grob, habe ich pro Ordner zu viele Dateien und muss ohnehin auf die Suche zurückgreifen.

Ich arbeite nun schon seit vielen Monaten nach diesen Grundsätzen und bereue es keine Sekunde.

Es gibt drei Ausnahmen von dieser Philosophie:

  • Programme, die ich nicht mehr benötige, lösche ich regelmäßig.
  • Meine Fotos liegen in Unterordnern nach Ausflug oder Shooting organisiert. Ich bin engagierter Hobby-Fotograf. Im Gegensatz zur “normalen” Dateien will ich hier beispielsweise alle Bilder von einem bestimmten Ausflug oder Shooting sehen. Auf der internen Festplatte liegen aber nur die aktuellen Fotos. Alle anderen sind auf einem kleinen Dateiserver ausgelagert. Meine Bilder beanspruchen auch am meisten Platz – kein Wunder, fallen doch in schlechten Jahren über 5’000, in guten Jahren über 10’000 Bilder an. Löschen? Nie. Manchmal entdecke ich nach Jahren ein Foto, da mir ursprünglich gar nicht gefiel, sich aber jetzt als Perle entpuppt.
  • Die Musik ist – glaube ich – auch nach Unterordnern geordnet. Das überlasse ich aber voll und ganz iTunes.

Wie sehen Sie das? Entrümpeln Sie Ihre Festplatte ab und zu? Joachim Hilbert und ich freuen uns auf Ihren Kommentar!

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