Lohnt sich das Entrümpeln der Festplatte? Ein Meinungsaustausch

Mein geschätzter Kollege Joachim Hilbert schlug mir vor, einen Artikel über das digitale Entrümpeln zu verfassen. Er ist der Meinung, dass man ab und zu auch die Festplatte ausmisten sollte.

Mein Kollege hatte Pech: Bei der Festplatte bin ich ausgesprochen anderer Meinung.

Dafür haben Sie Glück: Ich habe ihn nämlich sofort eingeladen, einen gemeinsamen Artikel genau zu diesem Thema zu schreiben.

Lesen Sie hier zunächst, weshalb Joachim Hilbert die Festplatte regelmäßig entrümpelt und wie er vorgeht. Dann erkläre ich Ihnen, weshalb ich das genau nicht tue und auch nicht für nötig erachte.

Und dann? Was ist besser? Beides. Wie immer gilt: Suchen Sie die Lösung, die zu Ihnen passt. Deshalb haben wir hier bewusst kein Streitgespräch veranstaltet, sondern lassen einfach zwei Meinungen nebeneinander stehen und halten den Dissens fröhlich aus.


Weshalb es sich lohnt, regelmäßig die Festplatte zu entrümpeln (von Joachim Hilbert)

Zu Beginn eines Quartals steht bei mir im Kalender ein Termin zum Aufräumen meiner Festplatte. Alle Daten die nicht für meine Arbeit relevant sind, müssen dann vom Rechner weichen. Das können zum Beispiel abgeschlossene Projekte sein oder Rechnungen, die ich nicht mehr benötige. Mit Hilfe einer eingängigen Ordnerstrukur (siehe mein Artikel „Ordnung im papierlosen Büro“) und aussagekräftigen Dateinamen kann ich schnell erkennen, welche Bytes für mich noch von Belang sind. So dauert die Aufgabe ungefähr 15 Minuten.

Warum mache ich mir die Arbeit, wo doch Speicherplatz heutzutage nicht mehr viel Geld kostet (SSDs vielleicht ausgenommen)?

  • Ein wichtiger Punkt sind meine regelmäßigen Sicherungen auf unterschiedlichen Medien wie Netzwerkfestplatten und Cloud Speicher. Je geringer das Datenvolumen ist, desto weniger Zeit und Bandbreite beanspruchen die Backups.
  • Weiterhin möchte ich die CPU möglichst wenig mit dem Indexieren des Rechnerinhalts beanspruchen. Im Umkehrschluss profitieren davon auch die Suchergebnisse, weil in der Regel weniger Ergebnisse angezeigt werden.
  • Alle 3 Jahre steht bei mir neue Hardware an. Mit weniger Daten gelingt die Migration auf den neuen Rechner eindeutig leichter.

Letztendlich hängt die Übersichtlichkeit meines MacBooks auch von der Anzahl der Ordner und Dateien ab. In der Vergangenheit war das bei mir ein schleichender Prozess. Irgendwann kam der Zeitpunkt, an dem ich zunehmend nach Inhalten suchen musste.

Ob das Strukturieren der eigenen Daten über eine Ordnerstruktur vorteilhaft ist, hängt natürlich auch von den eigenen Vorlieben und den Anforderungen ab. Ich greife zum Beispiel mit unterschiedlichen Betriebssystemen auf die Netzwerkfestplatten und Cloud Speicher zu. Da macht das Kennzeichen von Dateien über Tags nur bedingt Sinn, denn ein Betriebssystem mit Windows interessieren die Tags von Apple recht wenig.

Und was mache ich, wenn dem Ausmisten einmal die falschen Daten zum Opfer gefallen sind? Dann greife ich auf meine Sicherungen zu. Hier archiviere ich alle Projekte und wichtige Dokumente, die sich einmal auf meinem Rechner befanden.


Deshalb entrümple ich meine Festplatte nie (von Ivan Blatter)

Ich entrümple sehr gerne und häufig – bei realen Dingen. Dinge, die umherstehen und die ich nicht mehr brauche, sind für mich Ballast. Sie fressen nicht nur Platz, sondern belasten mich irgendwie.

Ich bin alles andere als ein Sammler und kann mich deshalb sehr leicht von Dingen trennen. Ich könnte mir sogar ein minimalistisches Leben vorstellen, hatte aber bisher noch nicht den Mut dazu.

Anders bei meinen digitalen Dateien. Hier entrümple ich nie. Digitale Dateien sind in meiner Wahrnehmung kein Ballast. Sie sind zwar da, aber stören mich überhaupt nicht.

Das hat einen Grund: Ich benötige immer nur eine bestimmte, einzelne Datei oder E-Mail. Ich brauche praktisch nie einen Ablauf oder mehrere Dateien. Deshalb arbeite ich ausschließlich mit der Suche und sehe immer nur ein paar wenige Dateien vor mir.

Ich habe jahrelang mit mehr oder weniger komplexen Ordnerstrukturen gearbeitet und doch meistens trotzdem auf die Suche zurückgegriffen. Als ich das realisierte, habe ich konsequent (fast) alle Ordner abgeschafft.

Grundsätzlich arbeite ich mit einem Ordner pro Kalenderjahr (2014, 2013, 2012 usw.). Dort werfe ich einfach alle Dateien hinein. In den Jahresordnern liegen dann die Dokumente ungeordnet herum. Jahresordner nutze ich nur, damit ein einzelner Ordner nicht zu groß wird. So hat mein Betriebssystem überhaupt keine Mühe, die Dateien zu indizieren oder zu finden.

Betrifft eine Datei einen Kunden oder ein bestimmtes Projekt, dann teile ich der Datei ein Tag oder mehrere Tags hinzu. Und genau das ist der Vorteil von Tags: Ich kann eine Datei nur in einen Ordner legen (wenn ich nicht mit Verweisen oder Kopien arbeiten will), aber ich kann einer Datei beliebig viele Tags zuweisen.

Diese Funktion ist bereits im Betriebssystem meines Computers eingebaut (Mac OS X). Bei der Suche arbeite ich jedoch selten mit diesen Tags. Meistens genügt mir eine einfache Suche nach ein paar Stichworten und schon habe ich die Datei, die ich brauche.

In dieser Philosophie ist es deshalb auch aufwändig zu entrümpeln. Das brauche ich aber auch gar nicht.

Ich weiss, dieses Vorgehen ist radikal und nicht für jedermann. Es funktioniert bei mir aber wunderbar:

  • Ich arbeite allein. Niemand sonst hat Zugriff auf meine Dateien. In einem Team muss man sich freilich anders organisieren.
  • Speicherplatz ist heute praktisch unbeschränkt verfügbar und ist kein Kostenfaktor mehr.
  • Die meisten meiner Dateien sind textlastig und daher nicht besonders gross. Ein Beispiel: All meine Dateien aus dem Jahr 2013 benötigen lediglich ein gutes Gigabyte Platz (Fotos ausgenommen – dazu später mehr).
  • Pro Jahr fallen bei mir hunderte oder tausende Dateien an. Hier mit Ordnern eine Struktur zu schaffen, wäre fast unmöglich. Ist die Struktur zu fein, passen viele Dateien in mehrere Ordner. Ist sie zu grob, habe ich pro Ordner zu viele Dateien und muss ohnehin auf die Suche zurückgreifen.

Ich arbeite nun schon seit vielen Monaten nach diesen Grundsätzen und bereue es keine Sekunde.

Es gibt drei Ausnahmen von dieser Philosophie:

  • Programme, die ich nicht mehr benötige, lösche ich regelmäßig.
  • Meine Fotos liegen in Unterordnern nach Ausflug oder Shooting organisiert. Ich bin engagierter Hobby-Fotograf. Im Gegensatz zur „normalen“ Dateien will ich hier beispielsweise alle Bilder von einem bestimmten Ausflug oder Shooting sehen. Auf der internen Festplatte liegen aber nur die aktuellen Fotos. Alle anderen sind auf einem kleinen Dateiserver ausgelagert. Meine Bilder beanspruchen auch am meisten Platz – kein Wunder, fallen doch in schlechten Jahren über 5’000, in guten Jahren über 10’000 Bilder an. Löschen? Nie. Manchmal entdecke ich nach Jahren ein Foto, da mir ursprünglich gar nicht gefiel, sich aber jetzt als Perle entpuppt.
  • Die Musik ist – glaube ich – auch nach Unterordnern geordnet. Das überlasse ich aber voll und ganz iTunes.

Wie sehen Sie das? Entrümpeln Sie Ihre Festplatte ab und zu? Joachim Hilbert und ich freuen uns auf Ihren Kommentar!

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Ivan Blatter

Über Ivan Blatter

Ich bin Personal Trainer für neues Zeitmanagement und zeige meinen Kunden, wie sie ihre Produktivität verdoppeln und mehr erreichen, ohne sich dabei auszulaugen.

Ich helfe einerseits Solopreneuren und Unternehmern, ihr persönliches Zeitmanagement zu verbessern, so dass sie ihr volles Potential umsetzen können für ein erfolgreiches Business mit mehr Freude und Motivation. Andererseits unterstütze ich Unternehmen dabei, die Produktivität ihrer Teams zu erhöhen und so die Ziele schneller zu erreichen.

So einfach wie möglich, immer persönlich und individuell.

8 Gedanken zu “Lohnt sich das Entrümpeln der Festplatte? Ein Meinungsaustausch”

  1. Da ich alleine arbeite halte ich es ähnlich wie Sie, Herr Blatter. Ich mache gerne auf meinen Joggingtouren Fotos, die ich nach Tour ablege. Musik ist auf iTunes. Trotzdem habe ich mir jetzt vorgenommen, wie Herr Hilbert einmal im Quartal die Festplatte zu entrümpeln. Schöne Grüße von der Schwäbischen Alb, wo gerade die Sonne aufgeht – Helmut

  2. Löschen? Nie! Ich habe zwei Dokumentenordner: Privat und Dienst. In jedem dieser Ordner befinden sich max. 10 Unterordner (zB Namen der Familienmitglieder, Immobilie). Alle Dateien kommen in diese Unterordner mit folgendem Namensystem: 2014-02-10 Inhaltstichwort.docx. Seit über 15 Jahren konsequent angewandt, sind die aktuellsten Dateien ganz oben im Ordner.
    Die übersichtliche Ordnerstruktur macht es leicht, den richtigen Ordner zu identifizieren. Ältere Dateien lassen sich über die Suchfunktion finden.
    Sollte es doch mal eine Datei geben, die sich nicht in die Unterordner einsortieren lässt, wird sie auf der ersten Ordnerebene (Privat oder Dienst) zwischengeparkt. Das ist aber die Ausnahme und kommt im Jahr nur 1-2x vor. Im Laufe der Zeit findet sich hierfür ein passender Platz in einem der Unterordner oder es wir tatsächlich ein neuer Ordner angelegt. Dies ist aber nur beim Wechsel des Arbeitsgebers bzw. beim Familienzuwachs bisher geschehen.
    Fotos und Musik mit Apeture und iTunes. Systemwechsel von Windows auf Mac 2007 hat an der Ordnerstruktur nichts geändert.
    Bei Aktualisierung der Hardware und kleinerer Festplatte werden nur die letzten Jahrgänge mitgenommen. Der Rest ist auf Homeserver in o.g. Ordnerstruktur.

  3. Ich bin noch in der Findung. Habe noch viel in Papierablage. Das möchte ich jetzt langsam umstellen. Da kommen mir fragen wie, brauche ich ein DMS (wie z.B. doo?) lege ich alles auf Netzwerkspeicher ab oder lokal. Wenn ich mir das so alles durchlese, stelle ich fest, ich habe mir viel zu viele Gedanken gemacht. Einfach Netzwerklaufwerk, einfache Ordnerstruktur (Rechnungen,, Versicherungen, usw. ) und eine einmal festgelegte Dateinamensvergabe d fertig.

    Was mich bei Fotos interessier würde, ist es hier sinnvoll auch Dateinamen zu ändern oder sind die Dateinamen die von der Kamera vergeben werden ausreichend? Wenn ich für die Fotos neue Namen vergeb, gibt es da ein sinnvolles Tool um die Dateinamen am Block entsprechend der Vorgabe zu ändern.

    Gruß
    Andreas

    • Danke für den Kommentar!

      Ich persönlich ändere die Dateinamen von Fotos nicht, meine Frau hingegen tut es. Der Hintergrund: Ich arbeite mit Aperture. Da interessiert mich der Name der Datei eigentlich überhaupt nicht, sondern nur der Ordner oder andere Infos aus den EXIF-Daten. Ist übrigens bei Lightroom genauso.

      Diese beiden (Aperture und Lightroom) können Dateinamen von Fotos am Stück ändern. Ansonsten nutze ich unter Mac die App „A Better Finder Rename“. Für Windows gibt es zweifellos ähnliche Programme.

  4. Ivan, genau die gleiche vorgehensweiße habe ich auch. Vorallem habe ich in meinem G-Mail keine Ordner … nur einen und das ist dann 2014 … Ich überlege sogar einzelne Projektordner zu minimieren …

  5. Also ich bin auch gerade auf der Suche danach, wie ich am besten organisiere. Ich habe leider meinen Desktop voll mit 1001 Dokumenten, Fotos etc.

    Ich habe mir gerade diese Woche eine externe Festplatte gekauft, wo ich alles rüberschieben möchte. Gerade weil ich nun mit einem neuen Online-Projekt begonnen habe, möchte ich es diesmal anders machen als vorher. Und wenn ich die Dateien auf die Festplatte rüberziehe, werde ich bei jeder einzelnen überlegen, ob ich diese wirklich brauche oder nicht. Und die überflüssigen ganz konsequent löschen.

    Meine alten Projekte kommen auf die Festplatte, wo ich sie mir von Zeit zu Zeit anschauen kann. Nur das aktuellste soll auf dem PC bleiben, somit kann ich, so denke ich, effektiver arbeiten.

    Und ich ´muss/will es jetzt auch machen, weil leider die Hardware meines Lappies schlapp macht, im schlimmsten Fall wird es dran glauben müssen, da möchte ich auch sicher sein, dass alle Dateien vorher gesichert sind.

    Also ich denke, Organisation und Ausmisten, neben Sicherung, brauche ich persönlich definitiv,
    Hier habe ich jedenfalls die eine und andere gute Idee bekommen, danke schön :)

    • Nur nebenbei: Wenn man die alten Dateien einfach auf eine externe Festplatte schiebt, sind sie nicht sicher abgelegt! Auch eine externe Festplatte kann kaputt oder verloren gehen. Ein Backup benötigt mindestes zwei, besser drei Kopien der Daten.

      • Hallo Ivan,

        danke für die Antwort, ja da hast du natürlich Recht. Die Sicherung als solches sollte zweifach oder besser dreifach stattfinden. Und am besten auch sowohl auf eine Hardware, als auch im Netz, z.B. iCloud oder box.net gibt es ja auch. Der Vorteil, dass man das auf so einer „box“ speichert, ist, dass man von überall, wo man einen (anderen) Computer und Internet hat, darauf zugreifen kann (persönliche wichtige Dokumente gehören selbstverständlich nicht auf solch eine Sicherung).
        Die externe Festplatte ist jetzt aktuell einfach nur darum für mich nötig, weil eben mein Laptop nicht so will, und ich nicht weiß, wie lange er noch durchhält…

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