Einführung in GTD (Teil 9): Abschluss und Beurteilung

Vor ein paar Jahren hat eine neue Methode der Selbstorganisation das Licht der Welt erblickt: Getting Things Done (abgekürzt GTD). Der „Erfinder“ von GTD, David Allen, erklärt in seinem Buch, welches ihn bekannt gemacht hat, wie man seine Dinge wieder in den Griff bekommt und seinen Alltag managen kann.
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In der Artikelserie “Einführung in GTD” werden die Grundsätze von GTD erklärt. Sie sollten trotzdem das Buch lesen, um alle Details zu verstehen, oder eine Schulung bei einem zertifizierten GTD-Trainer besuchen. Einen Überblick über die Serie finden Sie hier.

Zum Abschluss meiner Serie „Einführung in GTD“ bleibt noch, sich zurück zu lehnen und zu überlegen, was GTD wirklich bringt. Ich arbeite mit wechselnder Intensität seit etwas zwei Jahren nach GTD in verschiedenen Rollen: Als Angestellter, als Angestellter mit selbstständiger Tätigkeit nebenbei und jetzt als Selbstständiger. So habe ich GTD in verschiedenen Umgebungen mit verschiedenen Anforderungen testen können. Hier mein Fazit:

Vorteile von GTD

  1. Lückenlose Erfassung: Wenn ich sagen müsste, welche Idee von GTD mir am meisten gebracht hat, dann ist das zweifellos diese: Alles sofort aufzuschreiben, sobald man es im Kopf hat. Diese Gewohnheit hat mir schon dutzende Ideen gerettet: Vom Geburtstagsgeschenk, das mir irgendwann eingefallen ist, bis hin zur Idee für ein neues Produkt.
  2. Von unten nach oben: GTD stellt keine Tages- oder Wochenpläne auf. Es stellt nicht mal die Frage nach den Zielen (ausser bei der Projektplanung) oder nach dem übergeordneten Ganzen. GTD geht lieber von der Basis aus, nämlich von der konkreten Aufgabe und dem nächsten Handlungsschritt. Das spielt den Leuten in die Hand, die lieber direkt loslegen, als lange zu planen. Da unser Alltag heute von Unterbrechungen geprägt ist, ist ein Plan sowieso meist nach Kurzem hinfällig.
  3. Prioritäten verlieren an Wichtigkeit: Mit GTD wählen Sie Ihre aktuelle Aufgabe nach Kontext, Zeit, Energie und erst dann nach Priorität. Denn die Ebene der Aufgaben ist die falsche, um Prioritäten zu setzen. Prioritäten führen zu Ladenhütern auf der Aufgabenliste: Denn es gibt Aufgaben, die Sie nie erledigen werden, weil es immer andere Aufgaben gibt, die eine höhere Priorität haben. Deshalb ist ist es besser, Ziele – und nicht Aufgaben – zu priorisieren.
  4. Trennen von Erfassen, Organisieren und Erledigen: Darauf basiert das ganze System. Diese Trennung hilft, die mentalen Unterbrechungen so kurz wie möglich zu halten. Seit GTD switche ich viel weniger und fokussiere mich besser auf die gerade aktuelle Aufgabe.
  5. Unstrukturiert: GTD kommt sehr formalistisch daher und gewisse Dinge muss man halt dem Buchstaben getreu umsetzen, sonst funktioniert es nicht (etwa der Wochenrückblick oder das Leeren der Eingänge). Doch gerade bei der Auswahl der aktuellen Aufgabe ist GTD unstrukturiert, da sie im Moment und subjektiv gewählt wird.
  6. Externes System: Ich muss mich nicht mehr auf meinen Kopf verlassen. Das System ist extern und damit gefeit vor Vergessen.
  7. Zuverlässig: Ein gut gepflegte GTD-System ist absolut zuverlässig. Sie können keine Aufgaben mehr vergessen und haben immer den Überblick.
  8. Umfassend: GTD ist ein umfassendes System: Mit GTD können Sie auch Ihre Projekte planen und die Ablage organisieren. Sie brauchen deshalb nur ein System, nämlich GTD.

Nachteile von GTD

  1. Gesamtsicht fehlt: Zwar hat David Allen ein nettes Modell der Flughöhen (Nächste Schritte, Projekte, Verantwortlichkeiten, Ziele, Visionen und das Leben selbst), aber er geht darauf zu wenig ein und erklärt auch nicht wirklich, wie die verschiedenen Höhen verknüpft sind. Im Dezember 2008 ist nun aber der lang erwartete Nachfolger von „Wie ich die Dinge geregelt kriege“ erschienen: „Making It All Work„. Klicken Sie auf diesen Link und kaufen etwas ein, bekomme ich von Amazon eine Provision. Für Sie verändert sich der Preis nicht. Meine Ausgabe ist irgendwo zwischen dem Amazon-Lager und ivanblatter.com-Hauptquartier, aber sobald ich es gelesen habe, werde ich hier sicherlich darüber berichten.
  2. Gewohnheitsänderung: Mit GTD müssen Sie nicht nur wie bei anderen Systemen eine Gewohnheit ändern (z.B. jeden Abend für den nächsten Tag zu planen), sondern gleich eine ganze Reihe (Einfälle sofort notieren, Eingänge leeren, Wochenrückblick usw.). Das ist anspruchsvoll.
  3. Zu wenig „Erledigen“, zu viel „Organisieren“: GTD hilft Ihnen, im Hintergrund Ihre Dinge zu regeln. GTD hilft Ihnen aber nicht oder kaum, die aktuelle Aufgabe effizient und zielgerichtet zu erledigen. David Allen schreibt nichts über Pareto, Parkinson oder Time-Boxing.
  4. Lange Aufgabenliste: Eine GTD-Aufgabenliste kann sehr lang werden, denn Sie notieren sich ja die nächsten Handlungsschritte. Eine solch lange Liste wiederum kann demotivierend wirken.
  5. Regelmässigkeit: GTD funktioniert einzig und allein, wenn Sie sich täglich an die Regeln halten. Das System ist nur dann zuverlässig und umfassend, wenn Sie es wirklich mit allen Dingen füttern, die Sie erledigen müssen. Nur wenn Sie Ihren Kopf vollständig leeren, sind Sie vor mentalen Unterbrechungen gefeit.
  6. Eingänge können sich aufstauen: Leeren Sie eine Woche lang Ihre Eingänge nicht, sind Sie dann dafür wohl gleich mehrere Stunden damit beschäftigt. Das ist demotivierend und wird dann gerne noch weiter aufgeschoben. Doch genau dadurch verliert GTD seine Power.
  7. Komplex: Um die einzelnen Schritte von GTD verstehen zu können, müssen Sie schon das ganze GTD verstanden haben. Das ist die Schwierigkeit. Bis man einmal im System drin ist, ist GTD eine eher komplexe Angelegenheit. Sobald Sie damit arbeiten, ändert es sich: Dann ist GTD plötzlich ganz einfach und logisch. In dieser Ausprägung kenne ich das von keinem anderen System.
  8. Unstrukuriert: Das ist nicht nur ein Vorteil, sondern kann für viele Menschen ein gravierender Nachteil sein. Viele arbeiten lieber mit genauen Vorgaben und einer Struktur, die Ihnen sagt, was sie tun müssen.

Mein Fazit

Ich halte GTD für eines der mächtigsten Systeme, seine Zeit einzuteilen und Aufgaben zu managen. GTD ist hervorragend für die heutigen Anforderungen geeignet, da Sie mit GTD intelligent Lücken füllen können und nicht auf eine Planung angewiesen sind, die bald nach dem Festhalten schon überholt ist.

GTD eignet sich hervorragend für Menschen mit vielen und komplexen Aufgaben. Für viele andere Menschen ist GTD aber schlicht und einfach eine Überdosis.

Das war der Abschluss-Artikel zu meiner Serie „Einführung in GTD“. Ich hoffe, Sie kennen GTD nun ein wenig und möchte es einmal ausprobieren. Was mich noch interessiert: Haben Sie Erfahrungen mit GTD? Falls ja: Welche?

Einführung in GTD: Übersicht

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Ivan Blatter

Über Ivan Blatter

Ich bin Personal Trainer für neues Zeitmanagement und zeige meinen Kunden, wie sie ihre Produktivität verdoppeln und mehr erreichen, ohne sich dabei auszulaugen.

Ich helfe einerseits Solopreneuren und Unternehmern, ihr persönliches Zeitmanagement zu verbessern, so dass sie ihr volles Potential umsetzen können für ein erfolgreiches Business mit mehr Freude und Motivation. Andererseits unterstütze ich Unternehmen dabei, die Produktivität ihrer Teams zu erhöhen und so die Ziele schneller zu erreichen.

So einfach wie möglich, immer persönlich und individuell.

13 Gedanken zu “Einführung in GTD (Teil 9): Abschluss und Beurteilung”

  1. man darf dabei nicht vergessen das das ein amerikanische system ist für die denke von amerikanern
    wenn man als deutscher mal in den staaten gearbeitet hat merkt man schnell wie da der hase läuft
    listen listen listen listen alles im kampf gegen das chaos
    wobei uns die ausbildung steht steht in den staaten die kontrolle

  2. @erwin: Sehe ich anders. GTD ist ja genau genommen kein System, sondern eher ein Vorschlag, wie man Dinge prozessieren kann. Die Prinzipien hinter diesem Prozess sind meiner Meinung nach nicht kulturspezifisch. Wohl auch deshalb ist GTD in recht kurzer Zeit sehr weit herum bekannt geworden.
    Ausserdem: In meiner Wahrnehmung sind wir Schweizer und Deutsche eigentlich Weltmeister in Listen führen, Schubladen füllen und beschriften und schön ordentlich alles ablegen. GTD lässt sich da nahtlos einfügen.

  3. @Chris: Da fragst Du an der falschen Stelle. Ich habe – ausser als unregelmässiger Nutzer – mit dem GTD-Forum gar nichts zu tun. Die Antwort steht aber auf deren Seite: „Hier entsteht eine neue Internetpräsenz.“

  4. Sorry, zu früh „rumgeklickt“.
    Ich denke auch, dass es nicht unbedingt eine Mentalitätsfrage oder ein länderspezifisches System ist, sondern eine schöne Möglichkeit, abseits der „normalen“ Techniken, sich etwas herauszupciken, um die Aufgaben zu meistern. Eine komplette Übernahme eines Systems halte ich nicht für praktikabel.

  5. einfach mal nen job so für 2-4 monaten in den staaten bei einem mittelständler machen,da wird man staunen und sich freuen wieder zu hause zu sein.

  6. Danke für diese Zusammenfassung. Ich setze GTD nun seit letztem Mai ein und bin damit sehr zufrieden. Einziger Knackpunkt ist für mich der Aufwand zum Durcharbeiten der heimischen Eingänge nach Feierabend. Wenn ich das mal ein paar Tage nicht schaffe, stapeln sich die Eingänge einfach. Auch wenn die Aussicht auf den „wasserklaren Geiste“ nach dem Durcharbeiten eine kleine Motivation ist, kostet mich das Durcharbeiten des Stapels dann echt Überwindung.

    Was mir sehr gut gefallen hat, ist dein Begriff der „Ladenhüter auf der Todo-Liste“. Sehr treffend!

    @Chris: Das GTD-Forum ging „kaputt“ weil 1&1 (oder war es Strato?) wohl keine „richtigen Backups“ gemacht hat und bei einem Crash die Datenbank verschütt ging. Inzwischen wurde unter ein Neuanfang gewagt.

  7. @Flominator: Bitte, gern geschehen. :-)
    Ja, IMHO gibt es zwei Knackpunkte in GTD: Das regelmässige Leeren der Eingänge und der Wochenreview. Leider sind das genau auch die beiden Teile, die absolut kritisch für GTD sind. Ich kenne das aber: Als ich noch nicht selbstständig war, war ich auch nicht sehr motiviert, abends den heimischen Eingang zu leeren. Meistens habe ich das dann am Wochenende gemacht. War aber auch kein Problem, weil nicht so viel angefallen ist.

    GTD-Forum: Ein weiterer Grund, sich bei Backups nie nur auf andere zu verlassen. Ich erhalte täglich eine Kopie der Datenbank meines Blog per E-Mail. Und den ganzen Rest sichere ich „händisch“.

  8. @Flominator:
    Sieht aus wie das Wetter: Unbestimmt. :-)

    Das Buch liegt bei mir seit einiger Zeit auf dem Zu-Lesen-Stapel, hab’s aber noch nicht geschafft, andere Bücher waren mir wichtiger. Aber das wird noch!

    Zur Überbrückung hier ein Video, in dem David Allen himself „Making It All Work“ zusammenfasst:
    http://bit.ly/qRSF0

  9. Hallo und danke für die knackig auf den Punkt gebrachte Serie, nun schon ein paar Tage älter. Wie sind Ihre Erfahrungen denn aus heutiger Sicht? Arbeiten Sie noch mit GTD? Mir fällt auf, dass es viele Angebote mit „vereinfachtem“ oder „angepasstem“ GTD gibt. Paradebeispiel ist wohl ZenToDone. Mich würde interessieren, wie ist Ihre Meinung dazu?

    • Ich habe einige Ansätze aus GTD übernommen, aber arbeite nicht nach „reinem“ GTD.
      Dasselbe gilt übrigens für Zen To Done: Auch hier habe ich ein paar Dinge übernommen (z.B. die Tagesplanung).

      Schlussendlich gilt: Die perfekte Methode ist diejenige, die für Sie funktioniert. Und das ist wahrscheinlich etwas anderes als das, was für mich funktioniert. Wir sind unterschiedliche Menschen mit unterschiedlichen Arbeitsweisen und Vorlieben und haben eine unterschiedliche Arbeit. Deshalb kann es nicht die eine Methode geben.

  10. Danke, danke, danke :) ! Habe, nachdem ich seit längerem eine Mischung aus einem Superbuch, einem Bulletjournal dem Eisenhower-Prinzip und eigener Zukreationen nutze (super für´s Büro, ungenügend für´s private), heute GTD entdeckt und nach längerem intenvisen Lesen im Netz auf dieser Seiten die meiner Meinung nach beste und lebendigste Beschreibung & Einführung entdeckt!

    …die Grundstruktur steht und ich bin bereits dabei. Fühlt sich gut an, jetzt gilt es noch konsequent zu bleiben.

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