Zeitmanagement ist eine Sache erfolgreicher Gewohnheiten. Hier sind drei, die dich nach vorne katapultieren.

Wie du mit nur drei Gewohnheiten sofort produktiver wirst

1. Aufgaben bündeln

Rate mal: Was ist produktiver?

  • Ich springe alle 15 Minuten in mein E-Mail-Programm und beantworte nach dem Zufallsprinzip die neuen E-Mails.
  • Ich nehme mir einige wenige Male (1-3 Mal) pro Tag Zeit und arbeite sämtliche E-Mails komplett ab.

Oder: Nach dem Sitzungsmarathon am Vormittag habe ich 10 Rückrufe zu machen:

  • Ich mache jetzt einen Anruf, arbeite dann für 30 Minuten an irgendwas, mache dann wieder einen Rückruf, worauf ich wieder an irgendwas arbeite usw.
  • Ich nehme alle Telefonnotizen und arbeite sämtliche Rückrufe am Stück ab.

Natürlich sind die beiden zweiten Varianten deutlich effizienter und effektiver.

Bei E-Mail und Rückrufen leuchtet das meistens sofort ein. Doch das Prinzip dahinter lässt sich verallgemeinern: Ähnlich gelagerte Aufgaben sammelt man am besten und arbeitet sie am Stück ab.

Ähnlich gelagerte Aufgaben sammelt man am besten und arbeitet sie am Stück ab.
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Hier sind die Gründe dafür:

  • Wechseln wir die Aufgabe, bricht unsere Konzentration augenblicklich zusammen.
  • Wir brauchen bis zu 25 Minuten, bis wir wieder voll fokussiert sind.
  • Wir müssen häufig in einen bestimmten „Modus“ kommen, um effizient zu arbeiten (z.B. in den „Telefonier-Modus“ oder in den „E-Mail-Modus“).

Das Ganze funktioniert natürlich nicht nur bei E-Mails und Telefonaten. Hier ein paar weitere Beispiele:

  • Schreibarbeiten: Versuch mal, alle Blogartikel für diesen Monat am Stück zu schreiben. Oder alle Briefe, die du heute schreiben musst.
  • Editieren: Trenne die Vorgänge „Schreiben“ und „Editieren“. Schreib am Stück und editiere alles am Stück.
  • Videos: Drehst du auch regelmäßig Videos? Dann nimm dir einen Tag Zeit und dreh alle Videos am Stück. Die Skripte dazu hast du natürlich auch vorher am Stück geschrieben.
  • Rechnungen schreiben: Ich liebe es, Rechnungen zu schreiben. Da steht nämlich, was in naher Zukunft auf meinem Bankkonto passiert. Am effizientesten geht es, wenn ich alle Rechnungen am Stück schreibe.
  • Meetings vorbereiten: Wie wäre es, wenn du dir am Montag Vormittag Zeit nimmst und alle Meetings dieser Woche vorbereitest? Dann hast du das erledigt und bist erst noch 80% aller Meeting-Teilnehmer voraus. Wenige Menschen bereiten sich nämlich wirklich auf Meetings vor.

Das sind nur ein paar spontane Beispiele – dir fallen bestimmt noch viele mehr ein!


2. Fokus-Zeiten

Größte Feindin des Zeitmanagement und des produktiven Arbeitens ist die Unterbrechung.

Ja, wir können uns nie komplett abschotten.

Ja, es gibt Jobs, bei denen jemand angestellt wird, um sich ständig unterbrechen zu lassen (Notärzte, Feuerwehrmänner, Mitarbeiter am Empfang oder im Support).

Doch wenn du hier mitliest, bist du entweder (Solo-)Unternehmer oder hast einen Job mit einem gewissen Gestaltungsraum.

Gerade hier ist es spielentscheidend, regelmäßig Zeiten zu haben, an denen du dich fokussieren kannst.

Fokus auf eine einzige Aufgabe.
Fokus auf eine wichtige Aufgabe.
Fokus auf eine Aufgabe mit immenser Wirkung.
Fokus auf eine Aufgabe, die dich und dein Business nach vorne katapultiert.

Gelingt dir das nicht, wirst du nicht nur im Hamsterrad landen, sondern mit Garantie niemals so weit kommen, wie du kommen könntest.

Wenn es dir nicht gelingt, dich regelmäßig auf eine Sache zu fokussieren, landest du auf der Verliererstraße.
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In jedem Job ist es möglich, sich solche Fokus-Zeiten zu nehmen. Du musst sie „nur“ einplanen und dann durchsetzen.

Das ist nicht lustig, das kann schmerzhaft und unangenehm sein. Vielleicht musst du jemanden verärgern oder enttäuschen – und doch ist es absolut notwendig.

Überleg dir die Alternative. Was wäre das?

  • Du erreichst nicht, wozu du fähig bist.
  • Du erreichst nicht den Umsatz, den du erarbeiten könntest.
  • Du bleibst stehen, weil du keine Zeit für die großen Linien und langfristigen Dinge hast.
  • Du schuftest und schuftest und schuftest und kommst trotzdem nicht vom Fleck.
  • Du „musst“ abends länger arbeiten (wenn schon alle weg sind) oder am Wochenende noch ein paar Dinge erledigen (während alle anderen sich erholen und Spaß haben).

Nicht sehr rosige Aussichten, nicht wahr?

Halte dir deshalb unbedingt Fokus-Zeiten frei und verteidige sie.


3. Wochenrückblick

Willst du die Fäden selbst in die Hand nehmen, brauchst du den umfassenden Überblick. Arbeitest du nach dem Zufallsprinzip oder nur nach Lust und Laune, landest du …irgendwo.

Es ist paradox, doch wenn du Zeit sparen und deinem Leben eine Richtung geben willst, musst du zuerst Zeit investieren.

  • Wie beim Sport: Du musst heute vom Sofa aufstehen und in die Jogging-Schuhe springen, damit du morgen fit bist.
  • Wie beim Abnehmen: Du musst heute auf das Dessert verzichten, um morgen schlank zu sein.

Der einfachste Trick gegen die Alltagshektik ist deshalb: Spring aus der Hektik-Falle heraus und nimm dir Zeit, das große Ganze zu betrachten.

Arbeitest du nach dem Zufallsprinzip oder nur nach Lust und Laune, landest du …irgendwo.
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Ein Instrument dafür ist der Wochenrückblick.

Reservier dir fix eine Zeit in deiner Woche, in der du schaust…

  • ob deine Arbeitsorganisation aktuell ist;
  • ob du letzte Woche etwas vergessen hast;
  • ob du noch etwas für die kommende Woche tun musst;
  • ob sich noch etwas aus deinen Notizen ergibt;
  • ob du alles notiert hast, was notiert gehört (Aufgaben, Ideen etc.);
  • ob du auf Kurs zu deinen Zielen bist.

Diese Zeit ist auch ideal, um aufzuräumen: Deinen Schreibtisch, deinen Posteingang, deine Mappe/Tasche usw.

Dieses kleine Zeitfenster hilft dir, deine Organisation immer aktuell zu halten, und gibt dir die Sicherheit, dass du deine Arbeit im Griff hast (und nicht umgekehrt).


Das soll alles sein? Ja, das ist alles!

Gelingt es dir, diese drei Tipps konsequent umzusetzen, wirst du sehr schnell merken, wie du produktiver wirst.

Es sind nicht die Zauber-Methoden und Wunder-Apps, die dich produktiver werden lassen. Sondern es sind neue, bessere Gewohnheiten, die du dir aneignest – oder eben nicht. Die Entscheidung liegt bei dir!

Weshalb fängst du nicht gleich jetzt an? Welche dieser Gewohnheiten eignest du dir ab sofort an?

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