Mein Buch ist da! 10 Tage Bonuspaket und Gewinnspiel

Bevor es losgeht, noch ein kleiner Hinweis:
*Affiliatelinks/Werbelinks: Ich verlinke auf mein Buch bei Amazon. Die Links sind sogenannte Affiliate-Links. Wenn du auf so einen Affiliate-Link klickst und über diesen Link einkaufst, bekomme ich von Amazon eine Provision. Für dich verändert sich der Preis nicht.


Es ist endlich soweit! Nach vielen, vielen Stunden Arbeit und einigen Monaten, wo mich ein Thema immer wieder beschäftigt hat:

​Mein Buch „Arbeite klüger – nicht härter“ ist erschienen! Viele Vorbesteller haben es sogar schon erhalten.

Zum Launch habe ich mir eine spezielle 10-Tage-Aktion ausgedacht, um mich bei allen zu bedanken, die das Buch vorbestellt haben oder jetzt kaufen.

WeiterlesenMein Buch ist da! 10 Tage Bonuspaket und Gewinnspiel

Weshalb du mit Kopfhörern arbeiten solltest

Nicht jeder mag, mit Musik zu arbeiten. Nicht jeder kann/darf mit Musik arbeiten. Ich schon.

Ich glaube sogar, dass mich das Hören von Musik produktiver macht.

Leider weiß ich die Quelle nicht mehr, aber offenbar hören wir mit einer anderen Hirnregion Musik als mit der Hirnregion, die wir zum Arbeiten brauchen.

Das heißt: Musik hören und arbeiten ist nicht Multitasking.

Hier sind deshalb fünf Gründe, weshalb du mit Kopfhörern arbeiten solltest und wie dir Musik hilft, produktiver zu arbeiten.

WeiterlesenWeshalb du mit Kopfhörern arbeiten solltest

#007: Fünf Perlen von GTD, die Sie unbedingt übernehmen sollten [Podcast]

Getting Things Done (GTD) ist nach wie vor eines der modernsten und besten Zeitmanagement-Systeme, die es gibt. Es ist genau auf die Anforderungen der heutigen Zeit angepasst. Dennoch hat es ein paar gravierende Nachteile.

In dieser Podcast-Folge will ich weder GTD im Detail vorstellen, noch GTD schlecht machen. Im Gegenteil! GTD funktioniert.

Ich will aber zeigen, was die Nachteile sein können und welche Dinge sie in jedem Fall – also ob mit oder ohne GTD – übernehmen können und sollten.

Weiterlesen#007: Fünf Perlen von GTD, die Sie unbedingt übernehmen sollten [Podcast]

7 grundlegende Tipps zu mehr Ordnung

Als Kinder haben wir gelernt, dass man immer schön ordentlich sein muss. Später dann haben wir die chaotische Organisation entdeckt und in unserem Leben erfolgreich umgesetzt. Meist sind wir nämlich zu faul, Ordnung zu halten. Wir reden uns ein, dass wir auch in unserem chaotischen System immer alles finden. Das mag schon stimmen, aber es gibt einen ganz wesentlichen Vorteil von Ordnung, der mich zum Umdenken bewegt hat: Die Minimierung von Ablenkung.

Ablenkung vs. Fokussierung

Wir leben heute in einer Zeit, wo wir ständig abgelenkt werden: Mail-Benachrichtigung, Instant Messaging, Handys, Telefone usw. Multitasking gilt heute als Schlüsselqualifikation. Ich bin da anderer Meinung: Durch Fokussieren auf eine einzige Aufgabe arbeiten wir schneller, besser, effizienter und zufriedener. Das zeigt auch der Spitzensport: Höchstleistungen sind nur dann möglich, wenn ein Sportler es schafft, sich völlig zu fokussieren, die Tausenden von Zuschauern aus zu blenden und nur noch sich, seinen Körper und seine Aufgabe wahrnimmt. Man spricht dann auch davon, dass er im Tunnel oder in der Zone ist.
Im Job können wir uns nie ganz abschotten, aber wir können versuchen, die Ablenkungen zu minimieren und uns auf genau eine Aufgabe zu konzentrieren.

7 Tipps zu mehr Ordnung

  1. Simplify: Was braucht man wirklich? Diese Frage muss immer als erste kommen. Alles, was man nicht wirklich braucht, kommt einfach weg. Um es konkreter zu machen: Gegenstände und Dinge, die man seit Monaten oder vielleicht sogar Jahren nicht mehr gebraucht hat, kann man ruhig weg geben. Andere freuen sich vielleicht darüber. Beispiele? Gerne: Gratiskugelschreiber sind eine tolle Sache, aber man muss nicht einen Vorrat fürs Leben anlegen. Vielen haben mehr Karten für Geburtstage und sonstige Feste auf Vorrat, als sie je schreiben werden können. Nicht jede Rechnung muss man aufheben.
    Wen man mal ein kritisches Auge über all seine Dinge schweifen lässt, entdeckt man automatisch viele Sachen, die man weg geben kann.
  2. Heimatlos: Ganz grundlegend und wichtigste Regel ist, dass jedes Ding sein Zuhause haben soll. Nichts soll heimatlos sein. Die Schlüssel gehören bei mir auf den Schuhkasten, das Handy in meine Schultertasche, die Papiertaschentücher auf den Beistelltisch neben dem Computertisch, der Notizblock ebenfalls usw. Denkt euch für jeden Gegenstand einen Ort aus, wo sein Platz ist. Dieser muss für euch logisch sein, damit ihr den Gegenstand wieder findet, wenn ihr ihn braucht. Die Schlüssel in den Schrank mit den Tellern macht wenig Sinn, aber auf das Tischchen neben der Garderobe schon.
  3. Ablegen: Je einfach das Ordnungssystem ist, desto einfach ist es zu handhaben. Ich habe schon sehr ausgeklügelte Ordnungen bei mir geschaffen, aber danach nichts mehr gefunden… Ganz besonders gilt dies beim Ablegen von Papieren. Je mehr Kategorien es gibt, desto grösser werden die Grenzfälle: Lege ich meine Versicherungsrechnung unter „Rechnungen“ oder unter „Versicherung“ ab? Heute ordne ich meine Papiere ganz einfach alphabetisch und findet die Dinge ruckzuck. Meine Hausratsversicherung kann nur unter „H“ (Hausrat) oder „A“ (erster Buchstabe der Versicherungsgesellschaft) sein. Ich muss nie an mehr als vielleicht zwei Orten nachschauen und schon habe ich das Papier.
  4. Leere Flächen: Leere Flächen reizen regelrecht, etwas drauf zu legen. Doch das muss nicht sein! Leere Flächen (Schreibtisch, Regale, Beistelltische) kann man ruhig auch mal leer lassen. So ist man weniger abgelenkt, das Putzen geht viel einfacher und es sieht schön ordentlich aus.
  5. Ablenkungen minimieren: Das Prinzip der leeren Flächen kann man generalisieren: Es geht darum, die Ablenkungen zu minimieren. Dekorationsgegenstände, Bilder, Gegenstände usw. lenken ab. Man kann zwar daran Freude haben und sie mögen, aber schlussendlich lenken sie ab. Deshalb: Nur gerade so viel (Dekorations-)Gegenstände, dass man sich wohl fühlt (z.B. ein Bild von seinem Schatz auf dem Tisch, ein Bild an der Wand, eine Pflanze und – fertig), aber nicht mehr. Dasselbe gilt übrigens auch für die „gedanklichen“ Ablenkungen: Mail-Benachrichtigung abschalten (wenn’s geht), Instant Messaging schliessen.
  6. Computer: Den Computer nicht aufzuräumen ist ganz einfach. Man sieht ja von aussen nicht, was für ein Durcheinander auf der Festplatte herrscht. Doch eigentlich gelten dort die selben Prinzipien. Mehr dazu findet ihr in meiner Miniserie „Ordnung im PC„.
  7. Übergangszeiten: Genau wie im Herbst, wo die Natur aufräumt (Vögel reisen ab, Bäume werfen ihre Blätter fort), gibt es täglich kurze Übergangszeiten, nämlich zwischen zwei Aufgaben. Diese Zeiten birgen Chancen, aber auch grosse Gefahren. Denn dann ist die Versuchung sehr gross, einfach das Neue hervor zu holen, ohne das Alte weg zu räumen. Gleichzeitig ist das aber genau die Zeit, in der man mühelos und ohne Aufwand für Ordnung sorgen kann, indem man nämlich ganz einfach die Dinge versorgt, die man nicht mehr braucht: Akten, „Instrumente“ (Taschenrechner, Kugelschreiber, Leuchtstift usw.). Wenn man das konsequent macht, gibt es am Abend gar nicht mehr viel aufzuräumen.

3 Schritte zu einem leeren Schreibtisch

Bei meinem ersten Job nach dem Studium habe ich versucht, möglichst viele Dokumente auf meinen Schreibtisch zu verteilen. So habe ich mich wichtig und beschäftigt gefühlt. Selbstverständlich fand ich (fast) immer alles sofort… Schliesslich war das ja nur ein kreatives Chaos und Ordnung nur für die, die zu faul zum Suchen sind. Heute sehe ich das genau anders herum: Mir ist es wichtig, so wenig wie möglich auf dem Schreibtisch zu haben. Ich versuche, mögliche Ablenkungen zu minimieren. Das braucht ein klein wenig Disziplin oder – noch besser – Gewohnheiten und Routinen. Und natürlich ein Ordnungssystem, welches sich auch wirklich bewährt. Meines ist sehr eng an das GTD-System von David Allen angelehnt. Der Anfang ist sogar genau GTD-gemäss. Ganz wesentlich und sozusagen der Eingang ins ganze System ist dabei der Eingangskorb. Hier kommt alles rein, was meine Welt betreten will. Was dort landet, wird dann in einem kleinen Prozess weiter geschickt oder bearbeitet. Deshalb hat es an meinem Arbeitsplatz fast nichts mehr auf dem Schreibtisch: alles, was zum Computer gehört (Bildschirm, Tastatur usw.) – Telefon – Notizblock – Bleistift – zwei Briefablagen -fertig. Die eine Briefablage ist mein Eingangskorb, in die andere kommt das hinein, was ich noch lesen will/muss. Das System geht dann so:

  1. Eingangskorb: Wie gesagt: Alles, was meine Welt betreten will, kommt hier hinein: Briefe, Aufträge, sonstige Dokumente zum Bearbeiten, meine Ideen auf Notizzetteln, Notizen, Rechnungen usw. Hier ist der Sammelort für all die Dinge, die ich in irgendeiner Form weiter bearbeiten muss.
  2. Eingangskorb leeren: Mindestens täglich wird der Eingangskorb geleert. Dabei nehme ich jedes Papier, welches darin ist, einzeln von oben nach unten in die Hand und überlege, was damit zu tun ist. Wenn es etwas ist, was ich in weniger als zwei Minuten erledigen kann (z.B. ein Dokument ablegen oder eine kurze Mail schreiben), dann tue ich das. Wenn nicht gibts drei Möglichkeiten: a. Weitergeben oder Aufgabe delegieren – meine Lieblingsmöglichkeit :-). b. In die Rundablage ablegen (=wegschmeissen). c. Einen Eintrag auf meine ToDo-Liste machen. Anschliessend wird das Papier unter dem entsprechenden Projekt oder Thema abgelegt.
    Wichtig ist, keine Zeit beim Leeren zu verlieren: Einfach jedes Papier von oben nach unten abarbeiten.  Es geht nur ums Weiterprozessieren, nicht ums Erledigen. Auch wichtig: Nichts kommt zurück in den Eingangskorb. Das ist streng tabu!
  3. Routine zum Aufräumen: Ich räume meinen Schreibtisch täglich auf. Da er ja bereits morgens praktisch leer ist, kann sich während des Tages gar nicht so viel anhäufen. Deshalb geht das ruckzuck . Ich habe es mir zur Gewohnheit gemacht, jedes Mal vor dem Nach-Hause-Gehen den Tisch aufzuräumen. Wenn das man länger als 3 Minuten dauert, dann ist das schon sehr lange.

Der Eingangskorb ist also nur eine Durchgangsstation. Sobald ich etwas auf meinen ToDo-Listen eingetragen habe, kann ich hundertprozentig sicher sein, dass ich es nicht mehr vergessen (aber leider nicht, dass ich es erledige…). Deshalb kann ich das entsprechende Papier guten Gewissens ausser Sichtweite ablegen, bei mir in einer Sichtmappe zum entsprechenden Thema. Diese kommt dann in meine Schublade. Wenn ich dann die Aufgabe erledigen will, habe ich das Papier schnell wieder vor mir.
In den Eingangskorb kommen nicht nur „richtige“ Dokumente, sondern auch Post-Its, oder Telefonnummer auf einer Serviette usw. Die zwei entscheidenden Schritte sind: 1. Den Eingangskorb regelmässig zu leeren. 2. Den Schreibtisch täglich aufzuräumen. Das dauert einen Moment, bis man diese Routinen entwickelt hat, aber wenn man es geschafft hat, ist man viel weniger abgelenkt von Dingen auf dem Schreibtisch. Ansonsten wird man nur ständig daran erinnert, was man noch alles erledigen muss. Das lenkt ab, stresst und wirkt nicht motivierend. Nun muss ich nur noch meine Kollegen davon überzeugen, dass ein leerer Schreibtisch nicht heisst, dass ich nichts zu tun hätte…

Ordnung im PC (Teil I): Einmal Kabelsalat, bitte!

„Ordnung im PC“ ist eine Miniserie, welche sich mit der Organisation in und um den Computer beschäftigt. Genau so wie Zimmer, Schränke, und Schreibtische unaufgeräumt, unübersichtlich und chaotisch sein können, kann das der Computer auch sein. Der Vorteil ist aber, dass man das dem Computer nicht gleich ansieht. Trotzdem gelten die gleichen Prinzipien wie sonst auch. So steigt die Effizienz, die Motivation und die Zufriedenheit.

Zum Beginn der Mini-Serie „Ordnung im PC“ fange ich vor bzw. hinter dem PC an, nämlich bei den Kabeln. Wer kennt das nicht: Hinter dem Computertisch siehts aus, als ob sich die Kabel schamlos fortgepflanzt hätten. Was mal mit zwei Stromkabeln (für den Computer und den Bildschirm) und ein paar wenigen Kabeln für den Bildschirm, die Tastatur und die Maus begonnen hat, ist mittlerweile ein völlig undurchschaubares Gewirr an verschiedensten Kabeln und Steckern geworden. Viele Geräte haben heute eine eigene Stromversorgung (bei mir z.B. die Lautsprecher, der Empfänger für die Maus und der für die Tastatur, die externe Festplatte, meine beiden Drucker, mein zweiter Bildschirm, mein USB-Hub). Doch dann sind die Geräte ja noch gar nicht mit dem Computer verbunden. Sie streiten sich dann um die wenigen USB-Anschlüsse.

Mein Büro ist so eingerichtet, dass man von der Tür direkt unter den Arbeitstisch sieht und ganz direkt den Kabelsalat „geniessen“ kann. Letztes Wochenende habe ich deshalb beschlossen, dem ein Ende zu setzen. Einige Kabel waren zwar einigermassen hinter dem PC oder dem Druckertischchen versteckt, aber es hingen trotzdem noch sechs Kabel von der Tischplatte runter auf den Boden. Nachdem ich das Kunstwerk genug lange betrachtet hatte, beschloss ich, alle Geräte loszustöpseln und die Kabel völlig neu zu verlegen. Alles, was ich brauchte, waren Kabelbinder, Kabelkanal, Steckleisten.

  1. Alle Kabel losstöpseln: Ich habe Kabel entdeckt, die überhaupt nicht eingesteckt waren (an keinem der beiden Enden…). Gleichzeitig habe ich mich auch gefragt, ob ich all die Geräte wirklich brauche: Was ich nie oder selten brauche, muss auch nicht immer mit dem PC verbunden sein.
  2. Genau überlegen, welches Gerät wo stehen muss und ob es mehr Steckdosen braucht. Falls nicht, kann man ein Verlängerungskabel ziehen.
  3. Kabel, welche den gleichen Weg zurück legen, kann man zusammen nehmen. Es gibt so schöne Kabelkanäle, in die man mehrere Kabel hinein tun kann. Ich habe so ein bewegliches, graues Rohr aus der Ikea gekauft, welches sich zuschneiden lässt. Dort habe ich die Kabel von der Tischplatte zur Steckdose bzw. zum PC hinein getan. Statt sechs Kabeln sieht man jetzt nur noch einen Kanal.
  4. Wenn Kabel zu lang sind, kann man sie zusammenbinden. Auch hier gilt, dass Kabel, welche den gleichen Weg zurück legen, zusammen gebunden werden können. So verteilen sich die Kabel nicht mehr auf dem Boden, sondern sie können zusammengebunden hinter dem PC oder sonst wo „versteckt“ werden.
  5. Müssen alle Geräte ständig am Strom angeschlossen sein? Ich habe zwei Steckleisten mit Kippschalter. An einem – der auch vor Stomschwankungen schützen soll – hängen die Geräte, die ich immer brauche, wenn ich am Computer sitze: PC, Bilschirme, Maus, Tastatur usw. An der anderen Steckleiste hängen die Geräte, die ich nur bei Bedarf benutze: Drucker, externe Festplatte usw. Das hat zwar den Nachteil, dass ich immer gleich mehrere Geräte einschalte, wenn ich z.B. was drucken will. Aber es hat gleichzeitig den Vorteil, dass die Geräte nur laufen, wenn ich sie wirklich benötige. Sie fressen sonst keinen Strom. Dies ist insbesondere dann nützlich, wenn sich die Geräte gar nicht ganz abschalten lassen.

Diese Aktion dauert zwar ein Weilchen, war beschwerlich, weil ich immer unter dem Tisch umherkroch, aber es hat sich gelohnt. Wenn man jetzt in mein Büro rein kommt, sieht es nicht nur auf dem Tisch ordentlich aus, sondern auch unter dem Tisch.