Wer leidet nicht unter der Mailflut? Hand hoch! Niemand? :-)

E-Mails sind Segen und Fluch zugleich:

  • Noch nie war es so einfach, mit so vielen Menschen so gute Informationen zu tauschen wie heutzutage.
  • Die Kehrseite: die Mailflut.

In diesem Spannungsfeld stehen wir alle. Wie Bernd Geropp und ich damit umgehen, erfährst du hier.


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Ein Doppelkick über den Umgang mit den E-Mails

In dieser Episode erfährst du:

  • Wieviele E-Mails der Bernd und ich im Posteingang haben;
  • Weshalb wir beide vom Konzept des leeren Posteingangs so überzeugt sind;
  • Weshalb es gar nicht so schwierig ist, den Posteingang dauerhaft abzuarbeiten – wenn man ein entscheidendes Prinzip verstanden hat;
  • Weshalb ich den Bernd zu Unrecht verdächtigt habe;
  • Wie eine E-Mail-Ablage ohne Ordner funktioniert;
  • Was Bernd über Weihnachten vor hat (kleiner Tipp: Es hat natürlich etwas mit dem E-Mails zu tun).

Der Doppelkick zum Nachlesen

Ivan Blatter: Hallo Bernd, wie geht es dir heute?

Bernd Geropp: Oh, mir geht es gut, soweit alles bestens.

Ivan: Sehr schön. Hand aufs Herz, wie viele E-Mails hast du genau jetzt in deinem Posteingang?

Bernd: Das ist eine böse Frage! Ich habe momentan 13 drin.

Ivan: Oh, nicht schlecht!

Bernd: Na ja, 13, es könnte besser sein. Aber gut, es ist Montagmorgen, ich habe noch nicht alles abgearbeitet.

Ivan: Man muss aber auch aus Fairness sagen, dass wir jetzt schon – mal auf die Uhr schauen – seit anderthalb Stunden am Aufnehmen diverser Doppelkick-Folgen sind, dass du also gar keine Zeit hattest, deine E-Mails in den letzten anderthalb Stunden abzuarbeiten. Von daher sind 13 eigentlich ganz gut.

Bernd: Was gemein ist, du hast eigentlich Recht, wenn es nur E-Mails wären, die heute Morgen reingekommen wären, denn dann wäre es überhaupt kein Problem. Aber da sind auch drei, vier, fünf Stück dabei, die ich eigentlich schon gestern hätte bearbeiten müssen, die ich aber im Eingangsordner drin gelassen habe, obwohl man das nicht machen sollte. Obwohl ich gerne in die Richtung der “getting-things-done-Methode” gehen möchte, schaffe ich es nicht immer.

Ivan: Gut, also soooo spielentscheidend ist das dann wahrscheinlich doch nicht unterm Strich. Ich habe im Moment acht E-Mails in meinem Eingang, und ich habe auch noch ein paar von gestern, die ich aber heute noch abarbeiten will. Auch ich bin ein Anhänger von “getting things done”, ich finde auch den leeren Posteingang großartig, aber ich lasse dort auch immer ein klein wenig Realismus spielen. Wenn mal einige Mails drin sind, dann kann ich damit gut leben.

Bernd: Ivan, das freut mich, das ist quasi eine Absolution vom Zeitexperten für mich, das ist gut!

Ivan: Sehr schön! Was es aber bei mir so gut wie nie gibt, dass eine Mail von vorgestern oder von vor drei Tagen immer noch im Posteingang hockt, das geht nicht, da habe ich dann ein Problem mit mir selbst. Aber im Zeitmanagement gilt: Gut ist, was dir gut tut und was für dich funktioniert. Und ich sage mir, der Aufwand, viele Methoden 1:1 und buchstabengetreu umzusetzen, der ist so riesig, dass er dann in keinem Verhältnis mehr zum eigentlichen Nutzen steht. Dann lasse ich lieber mal Fünfe gerade sein, und dann hocken dort eben drei, vier Mails noch von gestern in meinem Posteingang – so what! Ich weiß, dass ich die heute ohnehin noch abarbeiten werde. Wir sprechen jetzt so ganz natürlich über den leeren Posteingang, aber weshalb tun wir uns das eigentlich an? Was ist der Vorteil eines leeren Posteingangs, was meinst du? Weshalb tust du das?

Bernd: Für mich ist es einfach ein gutes Gefühl, wenn ich das Ding aufmache, und es ist nicht so viel drin oder quasi null. Einmal ist es so, dass ich mich wirklich daran halten muss, dass ich nicht ständig E-Mails lese, dass ich das Programm wirklich ausschalte. Wenn ich etwas anderes mache, dass es dann um Gottes Willen nicht “pling” macht, wenn eine neue E-Mail ankommt. Das habe ich ausgeschaltet. Aber es ist trotzdem so, wenn du in den E-Mail-Account hineingehst, und es befinden sich 50 ungelesene Nachrichten darin – oder noch schlimmer, bereits gelesene, an die man eigentlich mal drangehen müsste – dann ist das vollkommen unbefriedigend. Von daher versuche ich, in diese Richtung zu gehen, möglichst wenig in der Inbox zu haben. Und wenn etwas in der Inbox ist und ich mich mit einer E-Mail beschäftige, dass ich dann möglichst rasch entscheide, was ich damit mache, “gelesen, okay, löschen, ablegen oder antworten”. Und wenn die Antwort weniger als zwei Minuten dauert, dann mache ich es sofort. Sollte das nicht möglich sein, gut, dann muss es in den To-do-Ordner.

Ivan: Sehr schön, du nimmst schon ganz viele großartige Punkte vorweg. Ich glaube, der große Vorteil einer leeren Inbox ist zunächst mal die Übersicht. Wenn ich 500 Mails in der Inbox habe, und auf den Seiten 2, 3, 4 und 5 gibt es noch unerledigte Dinge oder ungelesene E-Mails, dann ist die Gefahr einfach groß, dass ich diese Dinge komplett aus den Augen verliere. Auch hier kann man mit einem gewissen Maß an Realismus drangehen und sagen, wenn es wichtig war, dann kommt nochmal eine E-Mail oder ein Anruf. Aber ich will nicht derjenige sein, dem man eine E-Mail schreibt und dann zwei Tage später nochmal eine E-Mail und den man dann anrufen muss, bis die Botschaft endlich angekommen ist. Das finde ich auch sehr unprofessionell, vor allem auch gegenüber Kunden. Und das andere ist, ich glaube, ein voller Posteingang kostet unglaublich viel Zeit. Du hast gesagt, du nimmst deine Mail zur Hand und entscheidest, was damit zu geschehen hat, und danach kommt sie eigentlich weg. Wenn ich einen vollen Posteingang habe, dann lese ich jede E-Mail drei-, vier-, fünf-, sechsmal. Das erste Mal, wenn ich sie zufällig sehe, das zweite Mal nach der Kaffeepause, wenn ich gerade wieder im Posteingang bin, das dritte Mal nach dem Mittagessen und so weiter und so fort. Denn die Betreffzeilen sind selten selbstsprechend. Ich muss immer wieder durch den Text gehen, um zu wissen, was ich eigentlich tun muss. Und das ist bei einer E-Mail nicht schlimm, aber wenn du 20, 50 oder 100 Mails am Tag hast und du nimmst jede Mail siebenmal zur Hand, dann ist das ein riesiger Zeitfresser ohne Gegenwert. Und deswegen halte ich es für entscheidend, dass man jede E-Mail einmal in die Hand nimmt und dann eben entscheidet, was damit geschehen muss. Ich glaube, das ist das eigentliche Geheimnis, wie man zu einem leeren Posteingang kommt.

Bernd: Aber Hand aufs Herz, Ivan, ich sehe das zwar genauso, ich versuche es auch, aber es gelingt mir nicht immer. Oft habe ich mir eine E-Mail angeschaut, lese sie aber später trotzdem noch ein zweites oder sogar ein drittes Mal. Ich werde besser, aber wie ist das bei dir, kannst du das wirklich konsequent durchziehen?

Ivan: Selbstverständlich nicht! (Lacht) Ich bin vielleicht ein Zeitmanagement-Experte oder Profi, aber ich bin weit weg davon, perfekt zu sein – nein, natürlich nicht. Ich meine, man ist ja auch neugierig, es kommt irgendetwas, man möchte wissen, “was schreibt mir der Bernd?” oder “was verbirgt sich dahinter?” Man will ein Stückweit wissen, was das eigentlich ist. Aber gerade, weil ich weiß, dass ich auch so funktioniere wie jeder andere Mensch, versuche ich, das möglichst zu verhindern, eben indem ich beispielsweise das Mail-Programm geschlossen halte oder mich nicht durch E-Mails unterbrechen lasse. Wenn ich mich dann bewusst mit dem Posteingang beschäftige, dann ist es schon zu 80 Prozent so, dass ich die Mail einmal zur Hand nehme und dann erledige. Nicht unbedingt erledige, aber abarbeite und entscheide, was mit der Mail geschieht. Und ich finde das immer wieder spannend, das sind wir eigentlich schon gewohnt, nämlich mit einer anderen Art von Post: der realen Post. Denk nur mal an deinen realen Briefkasten vor dem Haus, was machst du da? Du gehst einmal pro Tag hin, nimmst die ganze Post heraus, setzt dich an deinen Tisch mit einem Kaffee oder so, und dann machst du eine “Triage”, so sagt man bei uns in der Schweiz, du machst eine Verteilung. Die eine Sendung geht direkt ins Altpapier, die andere ist vielleicht eine Zeitung, die lese ich später. Oh, das hier, darum kümmere ich mich gleich! Hier diesen Brief, den muss ich noch beantworten, der kommt quasi auf die To-do-Liste oder auf den To-do-Stapel. Und das hier muss ich mit meiner Frau besprechen, und so weiter und so fort. Ich nehme jeden Brief in die Hand, lese ihn durch und entscheide dann, was damit zu geschehen hat. Und genauso kann man auch E-Mails behandeln, aber häufig handeln wir eben anders. Ein Gedankenspiel, ich übertrage mal die Art, wie wir mit E-Mails umgehen, auf den realen Briefkasten. Das würde heißen, wir rennen pro Tag 40 Mal zum Briefkasten. Dann nehmen wir alle Briefe heraus, reißen sie auf, überfliegen sie – E-Mails werden häufig selten gelesen, sondern nur noch überfolgen – wir überfliegen den Brief, stopfen ihn zurück in den Umschlag, und das Ganze stopfen wir zurück in den Briefkasten. Eine Stunde später stehen wir wieder vor dem Briefkasten, nehmen die neuen Briefe heraus, überfliegen sie, nehmen die alten auch noch heraus, überfliegen die nochmal, weil wir nicht mehr wissen, was eigentlich drinstand und stopfen wieder alles zurück. Und das geht den ganzen Tag so! Und das ist doch völlig absurd beim realen Briefkasten, auf die Idee kämen wir niemals im Leben, aber beim digitalen Briefkasten schon!

Bernd: Stimmt, ja, da hast du Recht, das ist sehr schlüssig. Es kommt aber noch etwas dazu, denn wir haben auch oft verschiedene Devices, wir haben unseren Computer, und wir haben die Sachen auf dem Handy. Ich glaube, das größte Problem ist diese pure Lust an der Befriedigung der eigenen Neugier: “Ach, da ist etwas hereingekommen”. Das Problem ist aber eigentlich, dass es in 99,9 Prozent der Fälle weder wichtig und dringend ist. Denn alles, was wirklich wichtig und dringend ist, das kommt nicht per E-Mail. Wenn mein Haus beispielsweise in Flammen steht, dann schickt mir die Feuerwehr keine E-Mail. Dann ruft mich jemand an und schreit “Ihr Haus brennt!” Diese Nachricht bekomme ich auch nicht per WhatsApp. Gut, ich bin sowieso nicht auf WhatsApp, ich kann diese Art nicht leiden, aber das ist eine andere Geschichte. Aber wie gesagt, ich bekomme diese Nachricht auch nicht per E-Mail, nein.

Ivan: Nein, das ist definitiv so, ganz klar. Und das andere, das mit der Neugier, ich muss auch sagen, dass ich es nicht so schlimm finde, wenn ich in der Straßenbahn sitze, mein Smartphone herausnehme und mal schnell nachschaue, ob ich irgendwelche neuen E-Mails erhalten habe, die ich dann nicht direkt abarbeite. Das finde ich jetzt nicht so wahnsinnig schlimm. Ich würde sagen, wenn ich am Computer bin, dann bin ich schon recht konsequent. Aber natürlich schaue ich zwischendrin auch mal auf mein Smartphone, wenn ich unterwegs bin, keine Frage. Wenn ich jedoch an etwas dran bin, dann bin ich an dieser Aufgabe und schaue nicht in die E-Mails.

Bernd: Das freut mich, denn das mache ich genauso und habe manchmal sogar ein bisschen ein schlechtes Gewissen, denn das hat sich eigentlich erst so in den letzten ein, zwei Jahren eingeschlichen, dass man die E-Mails auf den Smartphone ständig liest. Das ist schon eine Veränderung zu der Zeit vor etwa drei, vier Jahren. Oder?

Ivan: In meiner Welt eher nicht (lacht), bei mir liegt es vielleicht ein bisschen weiter zurück, aber ich weiß, was du meinst, natürlich, keine Frage. Vielleicht kommt man auch in einen solchen Drive, denn inzwischen sind all diese Gerätschaften so normal und ein Teil des Lebens geworden, so dass man automatisch draufschaut. Das siehst du auch, wenn du Straßenbahn fährst, da werden entweder gratis Zeitungen gelesen, morgens früh, aber tagsüber, da schaut einfach jeder auf sein Smartphone, aus irgendwelchen Gründen, macht ein Spiel oder schaut bei Facebook hinein. Das geht sogar so weit, dass ich es mir selbst manchmal wirklich verbiete und mir sage, “jetzt schau aber mal aus dem Fenster raus, wenn du schon hier in der Straßenbahn sitzt!”

Bernd: Ja, das stimmt.

Ivan: Aber ich glaube, das sind zwei entscheidende Schritte oder Mindset-Änderungen, die man machen muss, wenn man unter der E-Mail-Flut leidet. Das Erste ist, sich zu sagen, dass die E-Mails selten dringend sind, häufig nicht mal wichtig. Ich behandle sie wie meinen realen Briefkasten auch, das heißt gezielt, und arbeite dann gezielt ab. Und das Zweite ist, wenn ich eine E-Mail öffne, dann entscheide ich sofort, was damit zu geschehen hat. Du hast schon ein paar Möglichkeiten genannt: löschen, klar, sofern das überhaupt geht, denn E-Mails können auch geschäftsrelevant sein und müssen dann zehn Jahre aufbewahrt werden.

Bernd: Ivan, da habe ich einen kleinen Tipp, der bei mir sehr gut funktioniert.

Ivan: Oh, ich weiß, was kommt, mir stehen jetzt schon die Haare zu Berge!

Bernd: Echt? Es geht darum, dass ich sage, “ich weiß nicht genau, sollte ich das jetzt wirklich löschen dürfen oder nicht?” Und dann habe ich einen Ordner, in den diese Sachen hineinkommen, aber da schaue ich normalerweise nie wieder rein. Aber es gibt mir ein gutes Gefühl, dass ich darauf zurückgreifen könnte, wenn es doch irgendwie mal den Fall gäbe. Ich greife aber nie darauf zurück, es hilft mir jedoch dabei, den Eingang freizumachen.

Ivan: Das stimmt, ich dachte jetzt schon, du sagst, dass du die E-Mail ausdruckst und sie in Papierform ablegst (lacht).

Bernd: (Lacht) Das würde ich mich wirklich nicht trauen, so etwas zu sagen!

Ivan: Sehr schön! Meine Frau macht das übrigens so, sie ist Assistentin eines Notars, und die haben dann ihre Dossiers zu irgendeinem Haus, Geschäft, Unternehmen oder was weiß ich, und bei ihr geht es dabei um die Vollständigkeit. Dass sie das jeweilige Dossier herausnehmen kann und alles da hat oder dem Notar in die Hand drücken kann, und der hat dann alles vollständig und muss die E-Mail nicht separat heraussuchen. Das leuchtet mir noch ein, auch wenn es nicht meine Art zu arbeiten wäre. Aber das kann ich noch irgendwo verstehen. Ich lösche fast keine Mails, als Solopreneur habe ich mir selbstverständlich den E-Mail-Anbieter herausgepickt, der mir am besten passt. Und ich habe keine Ahnung, wie viele Gigabyte Speicherplatz ich habe, das ist heute nicht mehr das Thema, und deshalb archiviere ich das Zeugs. Pro Tag bekomme ich etwa 30, 40 E-Mails, ohne Newsletter, und wenn ich das aufs Jahr hochrechne, dann sind das vielleicht 6.000 E-Mails, die ich bekomme, 6.000 bis 7.000 E-Mails. Und wenn ich davon 2.000 lösche und 4.000 archiviere oder umgekehrt, dann sind es so oder so eine solch große Menge an E-Mails, da kommt es auf ein paar Hundert oder ein paar Tausend mehr oder weniger auch nicht mehr an. Letzten Endes muss ich ohnehin suchen, denn ich lege alle E-Mails in einen Ordner “Archiv” ab und arbeite dann ausschließlich mit der Suche.

Bernd: Du hast keine Unterordner?

Ivan: Ganz wenige, ich habe für einige Newsletter Unterordner angelegt, weil ich sehen möchte, wie sich so ein Newsletter entwickelt hat, einfach, weil es mich aus Online-Marketing-technischen Gründen interessiert. Ich habe ganz wenige Ordner, die zu einem Thema passen, zum Beispiel, als wir geheiratet haben, da gab es einen Ordner “Hochzeit”, wo dann all das landete. Aber ansonsten landet alles in einem einzigen Ordner, und ich verlasse mich ausschließlich auf die Suche.

Bernd: Wie gehst du denn vor, wenn du weißt, es hat dich mal irgendwann jemand zu diesem oder jenem Thema angesprochen, du weißt aber nicht mehr den Namen? Wie gehst du dann in der Suche vor?

Ivan: Dann suche ich nach dem Thema, eventuell weiß ich ungefähr den Zeitraum, ich weiß, ob es dieses oder letztes Jahr war, ob es eher im ersten Quartal oder in einem anderen war. Und so kann ich die Suche immer weiter einschränken. Wenn ich unter einem Stichwort nichts finde, dann suche ich eben unter einem anderen. Ein Beispiel: Wenn ich unter “delegieren” nichts finde, dann suche ich unter “outsourcen”, da bin ich kreativ. Das nenne ich “das Google-Prinzip”. Wenn du heute etwas im Internet suchst, dann gehst du auch zu Google und gibst ein Stichwort ein. Und wenn du nicht das findest, was du gesucht hast, dann gibst du noch ein zweites Stichwort ein, versuchst sogar einen ganzen Satz. Und wenn du Google gut kennst, dann weißt du auch, dass du den Zeitraum einschränken kannst, du kannst die Sprache einschränken, alles Mögliche. Du kannst bestimmte Seiten ausgrenzen und sagen, “ich will alles sehen, aber keine PDFs” und so weiter und so fort. Und so kann man die Suche immer weiter verfeinern, bis man das hat, was man braucht. Und genauso funktioniert es bei den E-Mails. Und ich glaube, wenn man eine bestimmte E-Mail sucht, dann funktioniert das. Wenn du aber einen ganzen Ablauf brauchst, dann kommst du je nachdem nicht um die Ordnerstruktur herum. Wenn du alle E-Mails zu einem bestimmten Projekt sehen musst oder zu einer bestimmten Liegenschaft zum Beispiel, dann brauchst du Ordner.

Bernd: Okay, denn das ist im Moment mein Verfahren noch mit den Ordnern. Es ist noch nicht so optimal, ich habe zu viele Ordner, ich reduziere sie momentan. Sagen wir so, ein hundertprozentig gutes Verfahren habe ich nicht, aber ja, das leuchtet mir ein. Wenn ich dich richtig verstehe, wäre es eigentlich das Beste, ohne Ordner auszukommen, es gibt aber einige Ausnahmen, und da sollte man einfach versuchen, möglichst wenige Ordner zu verwenden, denn sonst bist du nur damit beschäftigt, den richtigen Ordner zu suchen, in den du die blöde E-Mail hineintust.

Ivan: Ganz genau. Google-Mail, Gmail arbeitet beispielsweise ohne Ordner. Man kann Labels anlegen, und dann kannst du einer E-Mail auch mehrere Labels anhängen, zum Beispiel “Hochzeit” oder “Freunde”.

Bernd: Das heißt, das ist wie die Verwendung von Tags?

Ivan: Ja genau, das sind Tags, die nennen sie “Labels”, man kann auch “Schlagworte” oder “Kategorien” sagen, wie auch immer. Aber bei Google kannst du Mails archivieren, und die sind dann im Ordner “Alle E-Mails” – fertig! Und dann arbeitest du eigentlich auch mit der Suche, und das überzeugt mich. Das Problem ist, du hast es sehr gut umschrieben, wenn du zu viele Ordner hast, dann ist jedes Mal die Frage, wo lege ich es hin? Und unsere lieben Kunden, die halten sich nicht an unsere Ordnerstruktur, die schreiben dir eine Mail mit drei, vier Themen, und du musst dann überlegen, lege ich die jetzt im Ordner des Kunden ab oder beim Thema 1, 2 oder 3? Was mache ich jetzt mit dem Ding? Und das Problem hast du mit einer zu feinen Ordnerstruktur. Und wenn du diese Struktur abbaust und nur noch wenige Ordner hast, dann hast du das Problem, dass du dann pro Ordner doch ein paar Hundert oder Tausend Mails hast und dann schlussendlich doch auf die Suche zurückgreifen musst. Und dann frage ich mich, wieso nicht gleich von Beginn weg suchen? Wieso mache ich mir die Mühe, eine Struktur zu erstellen, um dann trotzdem auf die Suche zurückgreifen zu müssen?

Bernd: Weißt du, ob das bei Outlook auch möglich ist, mit diesen Tags zu arbeiten?

Ivan: Mit den Tags nicht, vielleicht gibt es irgendwelche Plug-ins oder so. Outlook hat aber seit der Version 2010 eine ganz hervorragende Suche. Es erstellt einen Index, und die Suche geht blitzschnell. Du kannst die Suche auch verfeinern, du kannst sagen, dass du nur die Mails mit dem Thema “Delegieren” sehen willst, die einen Anhang haben, und die vom Bernd Geropp in den letzten drei Monaten gekommen sind.

Bernd: Ich sehe schon, das ist so eine Arbeit für mich für die Weihnachtszeit, wo ich dann meine ganze E-Mail-Sache verändern werde. Das klingt sehr interessant für mich.

Ivan: Oder du beginnst heute damit, du lässt das Alte, wie es ist, die Suche funktioniert ja auch Outlook-weit und sagst, okay, ab heute habe ich einen Ordner “Archiv”, und ab jetzt lege ich alles dort ab. Es gibt keinen Grund, die alte Struktur irgendwie in eine neue zu überführen, denn du hast es selbst gesagt, viele E-Mails interessieren dich sowieso nicht mehr. Und diese Mühe kannst du dir dann sparen.

Bernd: So hundertprozentig traue ich mich das noch nicht, aber ich arbeite daran (lacht).

Ivan: Das verstehe ich gut, aber jetzt hast du einen guten Impuls bekommen, um mal darüber nachzudenken.

Bernd: Stimmt (lacht)!

Ivan: Ich bin immer noch gedanklich bei diesem Entscheidungsprozess, du hast eine Mail vor dir, und du entscheidest dann, was damit geschehen soll. Du hast “löschen” genannt, “ablegen”, das hatten wir auch schon. Du hast noch “beantworten” gesagt, und hier hast du eine interessante Unterscheidung gemacht: Wenn du das innerhalb von zwei Minuten tun kannst, dann tust du es sofort. Das ergibt absolut Sinn, alles andere wäre ineffizient, zum Beispiel, das auf eine To-do-Liste zu schreiben. Und wenn es länger dauert, da hast du auch Recht, dann gehört diese Aufgabe auf die To-do-Liste.

Bernd: Was machst du dann mit der E-Mail?

Ivan: Die Mail selbst, die lege ich ganz normal ab, sie verschwindet aus dem Posteingang. Es gibt keinen Grund, sie noch irgendwo aufzuheben. Unter Umständen könnte man noch einen Ordner “To-do’s” machen oder “bald zu erledigen” oder so etwas. Dann könnte man die E-Mail vielleicht noch dort zwischenlagern. Aber sie hat in jedem Fall nichts mehr im Posteingang zu suchen.

Bernd: Das wirst du jetzt nicht gerne hören, aber ich habe hin und wieder die ganz konservative Einstellung, dass ich diese E-Mail, vor allem, wenn sie größer ist, wenn es ein Projekt ist, doch noch ausdrucke.

Ivan: Aha, habe ich dich doch erwischt!

Bernd: Hin und wieder, genau, weil ich sie dann einfach anders bearbeite. Wenn ich zum Beispiel bei einer Sache eine halbe Stunde oder länger brauche, weil es für einen Kunden ist, dann nehme ich den Ausdruck vielleicht mit, um ihn unterwegs zu bearbeiten, da bin ich irgendwie doch noch sehr Papier-bezogen. Es ist nicht so, dass ich Hunderte von E-Mails ausdrucke, das passiert vielleicht zweimal, dreimal die Woche maximal, aber da bin ich noch nicht so weit, dass ich es geschafft habe, das rein digital zu machen.

Ivan: Gut, dagegen spricht eigentlich auch überhaupt nichts. Wenn du lieber auf Papier arbeitest, gerade bei Dingen, die du lesen musst oder wo du vielleicht eine Rückmeldung geben musst oder so, da spricht nichts dagegen, das auszudrucken. Ich würde es nicht machen, das entspricht nicht meinem Arbeitsstil, aber wenn es für dich stimmt, dann ist das ganz entscheidend. Aber die Mail an sich, ich lege sie einfach ganz normal ab. Wenn ich dann anhand meiner To-do-Liste sehe, “oh, du musst noch dieses oder jenes erledigen”, dann hole ich sie schnell wieder hervor. Mit der Suchfunktion geht das blitzschnell.

Bernd: Wenn ich dich richtig verstehe, ist das Entscheidende: Das Ding muss raus, es muss raus aus dem Eingangsordner.

Ivan: Genau, genauso wie du den Brief, den du noch beantworten musst, auch nicht zurück in den Briefkasten stopfst, sondern ihn in eine Briefablage legst, auf der vielleicht “to do” steht, genauso kannst du mit den E-Mails vorgehen. Und je nachdem, welches Programm du nutzt, ist das ohnehin schon integriert. Wenn du mit den Outlook-Aufgaben arbeitest, kannst du eine Mail einfach auf die Aufgaben ziehen und somit in eine Aufgabe umwandeln. Oder wenn du mit einem sonstigen Programm wie beispielsweise dem Todoisten arbeitest, da gibt es ein Add-on, zum Beispiel für Outlook, damit kannst du dir die Mails auch sehr elegant in den Todoisten hinüberschicken und so weiter und so fort. Es gibt durchaus Möglichkeiten, wie du eine Verknüpfung der Aufgabe mit der E-Mail vornehmen kannst.

Bernd: Stimmt, das ist bei mir mal zufällig passiert. Ich wusste gar nicht, dass das geht, das ist eine tolle Geschichte.

Ivan: Das ist wirklich sehr, sehr lohnenswert. Welche Möglichkeiten gibt es sonst noch? Du kannst eine Mail auch noch weiterleiten, aber das ist auch klar, das machst du sofort, wenn du dich nicht darum kümmern musst oder wenn jemand anders informiert werden muss. Und das sind eigentlich schon alle Möglichkeiten, die du hast: löschen, ablegen, beantworten, in ein To-do umwandeln oder weiterleiten – that’s it, mehr Möglichkeiten gibt es nicht!

Bernd: Man kann natürlich noch die Möglichkeit haben, dass man erst gar nicht so viele E-Mails bekommt. Das hat mir sehr geholfen, weil ich mich zu allen möglichen Newslettern angemeldet habe, und mit der Zeit bekommt man sie rein, liest dann aber doch nur einige wenige. Und ich habe mir dann konsequent gesagt, okay, die interessieren mich nicht mehr, und dann melde ich mich auch davon ab und bekomme die Sachen nicht mehr. Das halte ich für eine ganz wichtige Geschichte. Und gut, das habe ich jetzt als Solopreneur sowieso nicht mehr, aber früher habe ich Leute gesehen, die E-Mails mit automatischer Lesebestätigung verschickt haben, so etwas kann ich ja gar nicht haben.

Ivan: Das ist ganz übel. Bei den Newslettern handhabe ich es sogar so, dass ich eine eigene E-Mail-Adresse für sie habe, die ich bei der Anmeldung angebe. Oder früher, als ich nur eine Adresse hatte, habe ich mit Regeln oder Filtern gearbeitet, je nachdem, wie es heißt, so dass die Newsletter nicht im Posteingang gelandet sind sondern im Ordner “Newsletter” und gleich als “gelesen” markiert wurden. Denn ein Newsletter, das ist ein Klassiker, ein Newsletter hat im Posteingang nichts verloren, mit Ausnahme deines und meines Newsletters! (Lacht) Aber ganz ehrlich, ein Newsletter hat im Posteingang nichts verloren. Der ist nie dringend und selten wirklich wichtig. Sie sind informativ und interessant, aber es gibt keinen Grund, weshalb ich den Newsletter jetzt sehen muss. Es gibt aber viele Gründe, den Newsletter dann zu sehen, wenn ich das will, beispielsweise am Freitagnachmittag, wenn ich sowieso nicht mehr so viel Power habe, dann lese ich gerne ein paar Newsletter am Stück.

Bernd: Und was mir auch auffällt, diesen Fehler hatte ich am Anfang gemacht: Die vielen Bestätigungen aus den Social Media-Kanälen, ob das nun Facebook, Twitter oder XING ist – alles abstellen! Ich entscheide, wann ich auf Facebook bin, und nicht Facebook meldet sich, um mich zu informieren, dass jemand geliked hat. Und mich würde interessieren, wie du mit diesen Messengern wie WhatsApp oder auch Facebook umgehst. Ich kann damit wenig anfangen, muss ich ehrlich sagen, weil mich das immer herausreißt. Deswegen versuche ich, das möglichst ausgeschaltet zu lassen. Wie gehst du damit um?

Ivan: Das handhabe ich grundsätzlich gleich, ich habe die Messenger auch in der Regel abgeschaltet. Es kann sein, dass ich sie mal einen Tag eingeschaltet habe, weil ich vergessen habe, sie auszuschalten. Ich bekomme auch nicht wahnsinnig viel über andere Chats oder den Facebook-Messenger, darüber bin ich eigentlich auch ganz froh. Aber entscheidend ist, dass man die Fäden selbst in der Hand hält, eben so, wie du es sagst. Du entscheidest, durch was du dich unterbrechen lässt oder welche Kanäle bei dir komplett offen sind. Vielleicht bin ich noch von der alten Schule, aber für mich ist E-Mail eines der wichtigsten Kommunikationsinstrumente. Und ich hatte beispielsweise ganz lange Mühe, Facebook-Nachrichten in meinen Workflow einzubeziehen. Ich sehe sie zwar, wenn ich bei Facebook bin, klar, und ich bin als Solopreneur häufig bei Facebook, aus marketingtechnischen Gründen und auch um zu schauen, was es Neues gibt. Aber ich konnte die Nachrichten eben nicht in meinen Workflow einbinden, das war ganz, ganz schwierig. Und damit habe ich heute immer noch Mühe, wobei es jetzt ein wenig besser geht, weil ich inzwischen häufiger bei Facebook bin. Aber bei den E-Mails, da habe ich meinen Workflow, da weiß ich, was ich tun muss, wie ich das umwandeln und archivieren kann und so weiter. Und bei den Facebook-Nachrichten zum Beispiel, da gelingt mir das nicht so gut.

Ivan: Ich glaube, was mir bei E-Mails gefällt, das ist, dass ich an die Sache rangehe und sage, dass niemand die Erwartung an mich haben kann, dass ich eine E-Mail innerhalb von einer Stunde beantworte. Wenn ich das innerhalb von 24 Stunden mache, ist das okay, bei manchen kann es sogar noch länger dauern. Aber die Befürchtung, die ich manchmal bei den Messengern habe, ist, dass erwartet wird, dass du sehr schnell reagierst. Und das will ich gar nicht, denn das ist meine Zeit! Deswegen halte ich mich möglichst fern von diesen Sachen, was mir aber auch nicht immer gelingt.

Bernd: Man kann die Absender auch – höflich gesagt – ein bisschen erziehen. Ich gebe dir ein Beispiel, wenn ich auf jede E-Mail sofort reagiere, dann schaffe ich genau diese Erwartung. Und ich kenne auch Leute in meinem Umfeld, von denen weiß ich, dass sie in ihrem Posteingang leben. Die antworten auf jede E-Mail sofort, und dann schicke ich auch eher eine E-Mail, als dass ich anrufe, weil ich genau weiß, da kommt die Antwort sofort. Ich möchte hier nur als Klammerbemerkung noch in den Raum werfen, man sollte sich auch überlegen, was man damit ausstrahlt. Denn wenn jemand sofort auf meine E-Mail antwortet, dann frage ich mich, “hat der nichts zu tun? Ist der den ganzen Tag in Outlook? Lebt der eigentlich im Posteingang?” Oder noch schlimmer, “lässt der sich durch jede kleine E-Mail unterbrechen? Und wenn er etwas für mich tun muss, etwas Kompliziertes, wo er mal eine Stunde dran sein muss, lässt er sich dann auch durch jede E-Mail unterbrechen?” Und dann habe ich gewisse Vorbehalte, damit schafft er sich ein Image, das ich für mich nicht haben will. Und so kann man die Leute auch ein Stückweit trainieren. Wer mir regelmäßig E-Mails schreibt, der weiß, dass er innerhalb eines Arbeitstages eine Antwort bekommt, eine gute Antwort, nicht einfach nur so eine hingeschluderte Antwort. Und darauf kann er sich verlassen. Und bei den Facebook-Nachrichten, da handhabe ich es tatsächlich auch so. Es kommt manchmal vor, dass ich eine Nachricht sofort sehe, aber bewusst nicht sofort reagiere. Einfach weil ich nicht will, dass ich ständig erreichbar bin oder dass der Eindruck entsteht, man muss ihm nur schnell etwas bei Facebook schreiben und hat die Antwort – ganz bewusst.

Eigentlich, wenn man es so genau anschaut, ist es gar nicht mal so einfach, zu einem leeren Posteingang zu kommen beziehungsweise, ihn leer zu halten. Ich sage immer, wenn du einen sehr vollen Posteingang mit hunderten von E-Mails hast, dann solltest du dich von der Illusion lösen, dass du diese E-Mails jemals abarbeiten kannst. Ich würde dann eher vorschlagen, erstelle dir einen Ordner mit dem Namen “Alter Posteingang” oder “Altlasten” oder irgend so etwas, und verschiebe all deine E-Mails, die jetzt im Posteingang sind, in diesen Ordner. Dann kannst du bei Tabula rasa machen und mit leerem Tisch, mit leerem Posteingang wieder anfangen und versuchen, diese Prinzipien, über die wir jetzt so ausführlich gesprochen haben, umzusetzen. Ich glaube, das ist ein guter Startpunkt, ich glaube nicht, dass es jemandem gelingt, einen Posteingang mit ein paar Hundert Mails wirklich konsequent abzuarbeiten.

Bernd: Das heißt, man hat dann einfach ein besseres Gefühl, wenn man sagt, dass man quasi ganz neu startet.

Ivan: In jedem Fall. Das ist so, wie wenn du ein komplett chaotisches Büro hast, da musst du auch irgendwie wieder bei null anfangen. Du kannst nicht heute mal ein bisschen hier und morgen mal ein bisschen dort aufräumen, das nimmt kein Ende. Sondern du musst wirklich einen radikalen Schnitt machen und dann bei null anfangen.

Bernd: Aber sagen wir mal, du hast Tausende E-Mails, und es fällt alles in sich zusammen. Schickst du dann eine E-Mail an alle raus, in der du sagst, “ich gebe es auf?” Oder sagst du ihnen gar nichts? Wie gehst du damit um?

Ivan: Hand aufs Herz, wenn eine E-Mail älter als sieben oder vielleicht 14 Tage ist und du hast immer noch nicht reagiert, dann wartet der Absender nicht mehr auf deine Antwort. Der hat sich längst anders geholfen. Entweder hat er dich angerufen oder er ist zur Konkurrenz gegangen. Aber niemand wartet unendlich lange auf die E-Mails. Eigentlich könnte man sagen, alles, was älter als sieben oder 14 Tage ist, das kann man direkt ablegen. Sie zu löschen wäre riskant, weil es eben die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gibt, aber das kannst du ohnehin einfach in eine Ablage schmeißen und nur noch das von den letzten sieben bis 14 Tagen vielleicht nochmal kurz durchgehen. Aber es macht keinen Unterschied, ob ich die tausend E-Mails im Posteingang habe oder in einem Unterordner “Alter Posteingang”. So oder so sehe ich die E-Mail 837 nie wieder, da muss man sich keine Illusionen machen.

Bernd: Das heißt aber, ich darf so etwas eigentlich nicht ständig machen, das kann ich mal machen, denn sonst verliere ich an Reputation und die Leute denken, dass ich nicht verlässlich bin, wenn ich das häufiger machen würde.

Ivan: Das darfst du nur machen, wenn du ab jetzt mit der Inbox Zero arbeitest. Es geht aber um den Übergang, wie komme ich von einer sehr vollen Inbox zu einer leeren Inbox? Und das ist eigentlich die einfachste Möglichkeit. Und wenn du mal Zeit hast, kannst du immer noch durch den alten Posteingang kursorisch gehen. Die Zeit wirst du nie haben, aber du könntest es noch (lacht)! Seien wir doch ehrlich, du hast es bis jetzt nicht geschafft, deine 1.000 E-Mails abzuarbeiten, und wenn du denkst, “das mache ich dann irgendwann mal”, dann belügst du dich selbst, glaube ich.

Bernd: Das ist absolut richtig.

Ivan: Ich glaube, da braucht man auch so einen gewissen Realismus und auch Mut. Wichtige Dinge kommen wieder, aber ich würde es nicht zu häufig ausreizen, weil du sonst wirklich den Ruf der Unzuverlässigkeit erhältst. Aber wichtige Dinge, die kommen auf jeden Fall wieder.

Bernd: Das leuchtet mir ein.

Ivan: Eine Inbox Zero ist gar nicht so schwer, wie man meint. Man muss nur zwei Mindset-Veränderungen machen und entscheiden, was mit einer E-Mail passiert, und dann funktioniert es. Es gibt ganz, ganz viele Beispiele, wie das eben schon erfolgreich funktionieren kann. Heute hast du zwei solcher Beispiele zuhören können, und wir hoffen, dass du viele Tipps davon mitnehmen konntest.


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