Die sichtbare To-do-Liste: Was braucht es wirklich?

Die To-do-Liste: Fluch oder Segen?

Ich glaube beides. Es geht eigentlich „nur“ darum, die To-do-Liste zu finden, die wirklich zu mir passt. Dann wird die To-do-Liste schnell zu einem echten Segen.

Bei mir war es so:
Egal, wie viele gute Tipps es zur To-do-Liste gibt: Schlussendlich sind meine Versuche immer an einer Sache gescheitert – oder eben nicht.

Zu jeder Methode und jeder Form der To-do-Liste gibt es zwei Punkte, die über Erfolg oder Misserfolg entscheiden. Wenn wir nur diese beiden Punkte berücksichtigen, haben wir schon viel gewonnen.

Welche beiden Punkte das bei deiner To-do-Liste sind, erfährst du in diesem Artikel.

Die sichtbare To-do-Liste

Die beiden wichtigsten Punkte bei der To-do-Liste

Jetzt gilt „Zurück zum Start“: Was sind die beiden entscheidenden Punkte bei der To-do-Liste? Welches sind die Grundlagen?

Es gibt viele wichtige Punkte:

  • To-do-Listen müssen vollständig sein.
  • Aufgaben müssen selbstsprechend sein.
  • Die einzelnen Aufgaben haben vorzugsweise ein Verb (Tätigkeitswort).
  • Die Liste darf nicht so lang sein, dass ich gleich demotiviert bin.

Doch wirklich grundlegend entscheidend sind eigentlich nur diese beiden Punkte:

  1. Alle Aufgaben sind auf einer einzigen To-do-Liste.
  2. Diese eine To-do-Liste ist sichtbar.

Eine einzige To-do-Liste

Wie erreichen dich neue Aufgaben? Vermutlich gibt es auch bei dir unendlich viele Wege: per E-Mail, am Telefon, per Post, mündlich usw.

Die Versuchung ist groß, diese Aufgaben gleich dort zu notieren, wo sie anfällt. Schließlich sollte man neue Aufgaben und Ideen sofort notieren.

…nur gibt es dabei ein Problem: die eine Aufgabe liegt im Posteingang, die nächste steht auf einem Post-it-Zettel, die nächste auf einer Papierserviette, die nächste auf der Hand, die nächste in irgendeiner App, die nächste in einer anderen App, die nächste in einem Stapel auf dem Tisch.

Kennst du das? Ich könnte hier noch lange weiter aufzählen.

Der Nachteil ist klar: Wir verzetteln uns (wörtlich gemeint!).

Eine einzige To-do-Liste heißt nicht unbedingt, eine einzige physische To-do-Liste. Sondern es heißt lediglich: Alle Aufgaben sind an einem einzigen Ort gesammelt.

Mein Tipp

Nimm dir die Zeit und such all deine versteckten Aufgaben. Trage alle heimlichen To-do-Listen zusammen.

Trage alle heimlichen To-do-Listen zusammen.
Diesen Satz twittern...

Bestimmt hast du noch ein paar Aufgaben in einem Stapel oder im Kalender oder auf einem Zettel in deiner Tasche. Trag alle Aufgaben zusammen und sammle sie an einem Ort, auf einer einzigen To-do-Liste.

Die sichtbare To-do-Liste

Eine To-do-Liste nützt dir nur dann etwas, wenn du sie auch regelmäßig (durch)siehst. Sonst gilt schnell: Aus den Augen aus dem Sinn.

Besonders bei digitalen To-do-Listen ist die Gefahr groß, dass wir die entsprechende Anwendung nie öffnen oder zu selten zu ihr wechseln. Hier braucht es eine Routine, regelmäßig auf die Liste zu schauen.

Ich bin ein großer Anhänger des Todoist. Ich halte den Todoist sogar für eine der besten digitalen To-do-Listen-Apps, die es momentan auf dem Markt gibt. Deshalb habe ich auch einen umfangreichen Selbstlernkurse erstellt, der dir den Todoist ganz genau erklärt und zeigt, was du damit anstellen kannst. Informiere dich jetzt über den Kurs.

Wichtig – wenn auch weniger entscheidend – ist auch, dass du deine To-do-Liste möglichst immer bei dir hast. So hast du nicht nur an deinem Schreibtisch die Übersicht, sondern an jedem Ort und auch z.B. in Meetings.

Mein Tipp

Gewöhne dir an, mehrmals täglich mit deiner To-do-Liste zu arbeiten.

Um dich daran zu gewöhnen, kannst du ja zu fixen Zeiten auf deine To-do-Liste schauen, am besten zu Übergangszeiten wie bei Arbeitsbeginn, nach der Kaffeepause, nach der Mittagspause und vor Feierabend. Das gibt einen guten Rhythmus.

Die App an sich bleibt natürlich immer offen, so dass du auch zwischendrin darüber „stolperst“.

Beendest du eine Aufgabe, dann wechsle sofort zu deiner App, um die nächste Aufgabe herauszusuchen.

Arbeitest du lieber mit einer To-do-Liste auf Papier, dann leg sie immer vor dich auf den Tisch.

Die optimale To-do-Liste

Ob eine To-do-Liste funktioniert oder nicht, hängt sehr stark von diesen beiden Punkte ab: Eine einzige To-do-Liste, die auch sichtbar ist.

Erfolgsfaktor bei To-do-Listen: Eine einzige To-do-Liste, die auch sichtbar ist.
Diesen Satz twittern...

Löst das alle Probleme? Nein, aber es sorgt zumindest für einen guten Start.

 

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Ivan Blatter

Über Ivan Blatter

Ich bin Personal Trainer für neues Zeitmanagement und zeige meinen Kunden, wie sie ihre Produktivität verdoppeln und mehr erreichen, ohne sich dabei auszulaugen.

Ich helfe einerseits Solopreneuren und Unternehmern, ihr persönliches Zeitmanagement zu verbessern, so dass sie ihr volles Potential umsetzen können für ein erfolgreiches Business mit mehr Freude und Motivation. Andererseits unterstütze ich Unternehmen dabei, die Produktivität ihrer Teams zu erhöhen und so die Ziele schneller zu erreichen.

So einfach wie möglich, immer persönlich und individuell.

36 Gedanken zu „Die sichtbare To-do-Liste: Was braucht es wirklich?“

  1. Hallo Yvan
    Danke für den Beitrag. Ich teile deine Ansicht, dass alles auf einer Liste ersichtlich sein soll. Mit Aufgaben, welche ich mir selber notiere habe ich mich auf dem Todoist auch gefunden. Was mir jedoch immer wieder Probleme bereitete sind Projektpendenzenlisten welche nicht durch mich geführt werden und Mails welche mit Terminen resp. Aktionen versetzt sind. Wie handle ich das am besten um nicht im administrativen Chaos zu enden?
    Gruss und Danke
    Martin

      • Slack ist ein Kommunikationstool und eignet sich weniger für die To-do-Liste. Als Kommunikationsmittel in einer Gruppe zu verschiedenen Projekten ist es aber großartig!

    • Hallo Martin, wenn ich Dich richtig verstehe, dann geht es Dir um die Aufgaben, die auf die sogenannte Wiedervorlage gehören, richtig? Falls ja, dann hilft es mir persönlich, daraus jeweils eine Aktion für mich zu machen. Also beispielsweise „Montag, 4.4. bei XY wegen Aktion #abc in Projekt „Schöne Welt“ nachhaken (Status/Ergebnis/[was auch immer hier richtig wäre])“.

    • Ich sehe es ähnlich wie Hilke. Mails, aus denen sich Aufgaben ergeben (ob mit oder ohne Termin) gehören auf die To-do-Liste. Du kannst eine Mail direkt an den Todoist weiterleiten (die Mailadresse pro Projekt findest du in den Projektoptionen) oder falls du mit Outlook unter Windows arbeitest, kannst du das Todoist-Plugin installieren und eine Mail direkt per Knopfdruck in eine Todoist-Aufgabe umwandeln.

      Bleiben noch die Projekt-Aufgaben, die nicht du verwaltest. Hier bleibt dir nichts anderes übrig, als mit zwei Tools zu arbeiten oder manuell deine Aufgaben in den Todoist zu übertragen. Beides nicht ideal…

  2. Hallo Ivan,
    Du sprichst mir aus der Seele.
    Das sind genau meine Fehler. Ich mache eine To-Do-Liste und sie verschwindet, einzige Zeit später eventuell beim Aufräumen sehe: Ups, ich hatte doch noch hier alles zu tun.

  3. Hallo Ivan,
    Dein Artikel trifft den Nagel auf den Kopf. Hier liegt auch mein Problem.
    Habe viele verschiedene ToDo-Listen ausprobiert (Evernote, Trello, ToDoist, etc.).
    ToDoist gefällt mir bislang am Besten. Kurz, knapp, übersichtlich.
    Ich muss mich natürlich dazu zwingen, damit ständig zu arbeiten.
    Da ich häufig auf meinen Kalender schaue, wäre eine Verknüpfung einer ToDo-Liste optimal. So hätte ich beides im Blick.
    Deshalb meine Frage, gibt es eine Möglichkeit dazu? Wenn ja, welche?

    Übrigens: Ich lese sehr viel in dieser Richtung und dies ist mein erstes Statement überhaupt.

    Deine Artikel sind für mich sehr aufschlussreich und habe auch schon einiges umgesetzt.

    Viele Grüße
    Manfred

    • Hallo Manfred!
      Todobst bietet unter den Einstellungen die Möglichkeit der „iCalendar Integration“. Ein verlinktes Hilfevideo zeigt Dir step by step, wie Du Deine ToDo-Liste im Kalender anzeigen lassen kannst.

      LG,
      Matt

    • Ja, Matt hat recht! So kannst du deine Aufgaben als ganztägige Aufgaben in den Kalender einbinden.

      Einziger Nachteil: Die Kalendereinträge werden nur importiert und nicht synchronisiert. D.h. wenn du eine Aufgabe im Todoist als erledigt kennzeichnest, bleibt sie im Kalender drin.

      Weiteres Problem: Die Aufgaben bleiben an dem Tag stehen, an dem sie fällig sind. Damit ist die Gefahr groß, dass ich sie aus dem Blick verliere, wenn die Woche rum ist. Muss ich also bis morgen Donnerstag eine Aufgabe erledige und ich tue das nicht, dann wandert die nicht auf die nächste Woche weiter. Hier hilft nur ein regelmäßiger Blick in den Todoist und die Einträge im Kalender sind einfach kleine, zusätzliche Reminder.

  4. Hallo Ivan,
    ich denke, man muss die TODO-Liste immer auch im Zusammenhang mit der Tages- und Wochenplanung sehen. Ich will jedenfalls nicht alle offenen Dinge ständig vor Augen haben – das stört den Fokus.
    Ich arbeite mit drei Listen: Zwei bis drei Themen, die ich unbedingt anpacken will auf einem Post-It auf dem Schreibtisch (immer im Blick), eine TODO-Liste aus Papier für kurzfristige detailierte Aufgabendarstellung und TODOIST, das ich alle 2-3 Tage aufrufe und wo ich alle Aufgaben mit Fälligkeitsdatum versehe.

  5. Hallo Ivan,
    ich versuche mit möglichst wenig Werkzeugen auszukommen.
    Als TODO-Liste „vergewaltige“ ich meinen Outlook Kalender für den aktuellen Tag. Am Ende desTages bestrafe ich mich mit dem Verschieben der unerledigten Aufgaben auf den nächsten Tag ( ohne Uhrzeit)

    • Das funktioniert, wenn du wirklich jeden Tag die unerledigten Aufgaben weiterschiebst. Sobald du das mal vergisst, ist die Gefahr groß, dass du eine Aufgabe auch vergisst.

      Nebenbei: wenn du im Kalender unter „Ansicht“ die „Tägliche Aufgabenliste“ einschaltest, werden dir unterhalb des Kalender alle Aufgaben mit Fälligkeitsdatum angezeigt. Das Schöne: Aufgaben, die du nicht erledigt hast, „wandern“ weiter, d.h. sie werden immer unterhalb des aktuellen Tages angezeigt.
      Wenn du also für deine Aufgaben nicht Termine nutzt, sondern Aufgaben mit Fälligkeitsdatum, ersparst du dir das manuelle Verschieben.

  6. Ich mache gute Erfahrungen mit Daylite, das Kalender, To do Liste, Adressverwaltung und Projektverwaltung nach dem System GTD für Apple-Produkte anbietet (auch in deutsch erhältlich). Die neue Version bietet auch eine Cloudlösung. Zu finden bei iOSexpert.com.

    • Ja, Daylite ist ein großartiges Tool. Hier kann man Aufgaben, Termine und Projekte miteinander oder mit Kunden verknüpfen. Eigentlich ist Daylite das einzige, echte CRM für Mac.

      Ich habe auch damit gearbeitet und empfehle es gerne meinen Kunden im Mentoring. Für mich war es dann allerdings doch ein Overkill, da ich kein klassisches CRM brauche.

  7. Guten Morgen, eigentlich wollte ich ins Bett, bin jedoch von dieser Runde inspiriert und möchte auch einen Beitrag senden.

    1. Versucht habe ich vieles. Zettel, Kopf, Notizbuch, Evernote, TodoIst usw. Egal welche Lösung ich einsetze, und das ist ein Ergebnis aus der Teilnahme am ersten Productivity Booster, ich nehme nur noch eine Liste, schreibe auf, eigentlich alles digital erfasst, da jedoch nicht immer der PC, Handy etc. greifbar ist, gibt es auch Zettel
    2. Aufgaben sind Aufgaben und die gehören grundsätzlich nicht in den Kalender. Was mir an Anfang unlogisch vorkam, hat sich inzwischen als Grundlage herausgestellt. Im Kalender stehen Termine, Verabredungen, wichtige Geburtstage, Urlaub, keine Aufgaben
    3. Ich fasse Aufgaben zu Blöcken zusammen (ich arbeite als Versicherungsmakler), gleiche Versicherungen verschiedener Kunden oder einen Kunden als Block, der verschiedene Versicherungen zu bearbeiten hat, jedoch als Kunde nur als „Gesampaket“ betrachtet werden kann.
    4. 2 Blöcke pro Tag, die effektiv und ohne Ablenkung, zumeist im 60/60 Modus laufen zur Abarbeitung der Aufgaben
    5. E-Mails rufe ich zumeist Nachmittags ab, denn keine E-Mail kann so wichtig sein, dass ich sie sofort bearbeiten muss. Wer etwas möchte kann auch anrufen. E-Mail Automatik als Abruf ist ausgeschaltet, ich rufe manuell ab, also aktiv, weil ich Zeit habe und es will

    Seit Dezemeber habe ich meine Aufgaben ingesamt reduziert, übersichtlich gestaltet, fast alle Zettel digitalisiert (ScanSnap IX500) und nach der Abarbeitung verschwinden die Aufgaben im Archiv, zumeist der Kunden-/Vertragsdatenbank

    Sicherlich nicht und nie perfekt, es geht nun jedoch übersichtlich und strukturiert vorwärts. Was nur nicht klappt, und wahrscheinlich nicht klappen kann, das ist die vorherige Einschätzung, wie lange ich an welcher Aufgabe sitze. Das wird aufgrund der steiegenden Erfahrung in den kommenden Monaten und Jahren sicherlich besser werden.

    Und gelernt habe ich auch, dass es keine pauschale Lösung für jeden gibt, nur viele Werkzeuge und Techniken, die durch über und testen und durch Disziplin jeden Tag die Arbeit verbessern helfen.

    Viele Grüße

    Dirk Meißner

    PS. Danke Ivan für Deine Hi8lfe in den vergangenen Monaten, bald schon ein Jahr. Ich habe mich wohl gefühlt, fühle mich wohl und bin neugierig, was noch alles kommt.

    • Vielen Dank, lieber Dirk, für den Einblick in dein System – das finde ich sehr spannend!

      Du hast recht, es gilt immer der Grundsatz: richtig ist, was für dich funktioniert! Das kann für dich etwas ganz anderes sein als für mich.

      Man muss auch nicht das „perfekte“ System finden – schließlich werden wir ja für Erledigen der Aufgaben bezahlt und nicht für deren Organisation. :-) „Mut zur Lücke“ heißt hier das Motto.

  8. Gut zu wissen, dass ich nicht der einzige TODO-Listen Freak bin…
    Mittlerweile habe ich mich von der Illusion gelöst, dass mir die Liste tatsächlich hilft lästige Aufgaben besser erledigen zu können. Wenn es etwas Unangenehmes gibt was man abarbeiten muss (z.B. die Steuererklärung), schwirrt es einem sowieso ständig im Kopf herum.
    Und für die Aufgaben, die man von sich aus gerne erledigt, brauchen gar nicht erst auf die Liste.
    Trotzdem ist es immer ein gutes Gefühl, Punkte von der TODO-Liste zu streichen.
    Mein größter Fehler dabei ist immer zuviel aufzuschreiben, was nur mit Frustration endet weil man nie alles schafft.

    • Danke für deinen Kommentar!

      Ja, man sollte sich lieber wenig vornehmen und das erreichen, als sich immer zu viel vorzunehmen und dann frustriert sein.

  9. Guter Artikel. Ich habe lange Zeit Probleme mit Produktivität gehabt und viele verschiedene Systeme probiert.

    Was für mich funktioniert ist folgendes:

    – Ganz oldschool die To-Do Liste auf Karteikarten schreiben und immer neben dem PC liegen haben
    – Nicht zuviele To-Do Artikel… sonst werde ich überfordert und lasse es ganz bleiben
    – Wenn ich mit der Liste durchbin – FEIERABEND

    Das deckt sich ja wunderbar mit den zwei angesprochenen Punkten in dem Artikel.

  10. Ein wirklich hilfreicher Blog Artikel. Auch ich habe jahrelang gestrampelt und den Agenturalltag sehr mühsam gemanaged. Ich selbst arbeite nun mit Todoist und Evernote. Beide Tools helfen mir dabei mich gut zu organisieren.
    Wie ich mich auch nach Stunden noch am Ball halte? Ich mache ganz strikt zwischen den Aufgaben, kurze Pausen. So motiviere ich mich von Task zu Task.
    Liebe Grüße aus der Kreativagentur (Link entfernt, I.B.)

  11. Ich lese seit kurzem sehr gern in Ihrem Blog. To-Do Liste habe ich auch als App. Leider aber nutze ich auch parallel dazu mit dem IPhone und IPad die App Notizen. Es verlangt halt viel Selbstdisziplin, alles dann wirklich in einer Liste (nach dem Prinzip GTD) zu einzupflegen.
    Mir persönlich ist noch wichtig private und berufliche To Dos zu trennen, deshalb habe ich zwei Listen auf den jeweiligen IPads. Sonst kann ich privat einfach nie richtig abschalten, wenn ich immer noch die beruflichen To Dos in der Liste sehe.
    Ich bin im medizinischen Außendienst und muss mich da sehr gut organisieren, damit ich produktiv bin. Denn wie überall sind mein Aufgaben zu viel für zu wenig Arbeitszeit am Tag.
    Wie handhabt Ihr/Du das mit den privaten und beruflichen ToDos? Eine Liste oder Zwei?
    Danke für Euer Feedback.

    • Danke für den Kommentar!

      Ich nutze auch Apple Notizen für …Notizen. :-) Hier hat es keine To-dos, die sind getrennt davon.

      Wenn jemand einen klar abgegrenzten Job hat wie du, dann würde ich private und berufliche Aufgaben trennen. Bei Solopreneuren und Unternehmern ist das was anders, da wir keine klare Grenze zwischen Arbeit und Freizeit ziehen.

  12. Ich bin der Empfehlung Ihres Kollegen Lars Bobach gefolgt und habe mich ebenfalls in todoist gefunden, habe auch Ihren Kurs gemacht und unglaublich davon profitiert. Aus meiner Sicht eine 100%ige Empfehlung (meint: das Tool UND Ihr Kurs)!!!
    Beste Grüße,
    Dirk Hartmann

  13. Hallo! Vielen Dank! Dein Artikel enthält alle wichitigen und interessanten Informationen. Gut gemacht!
    Stephan, ich stimme Dir zu. Ich verwende auch selbst Kanban (Kanban Tool – https://kanbantool.com/de). Das ist meiner Meinung nach beste Lösung, wenn es sich um To-Do-Listen handelt. Einfache, schnelle Arbeit mithilfe dieses Tools gestaltet die Ausführung der Aufgaben angenehm und erleichtert Zeitmanagement. Ich bin faul, das muss ich zugeben :) Aber das Werkzeug hat mir immer unter der Fuchtel :)

    Schönen Abend! Tschüss! :)

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