Die optimale To-do-Liste: Mehr arbeiten, weniger verwalten

Die To-do-Liste ist wohl das Heiligtum des Zeitmanagements. Zu Recht? Vielleicht. Vielleicht aber auch nicht.

Ich glaube, dass wir einen etwas differenzierteren Blick auf die To-do-Liste und ihren Zweck werfen sollten.

Ganz ohne geht’s natürlich nicht, mit aber auch nicht wirklich: To-do-Listen können auch stressen oder der Pflege-Aufwand ist ungleich höher als der Nutzen.

Wie sollte also eine optimale To-do-Liste aussehen? Hier ein paar Empfehlungen.


So sieht die optimale To-do-Liste aus

Was habe ich nicht schon alles gesehen? Jede Form der To-do-Liste: Detailliert, strukturiert, aufgeräumt bis hin zu – sagen wir mal – kreativ oder zur To-do-Liste im Kopf (Vergessen inklusive).

Gibt es so etwas wie eine optimale To-do-Liste? Ja, die gibt es:

Die mit Abstand beste To-do-Liste ist diejenige, die für dich funktioniert!

  • Sie ist nicht GTD-konform? Egal.
  • Sie berücksichtigt nicht die ALPEN-Methode? Egal.
  • Sie entspricht nicht mal den Empfehlungen vom Blatter? Auch egal.

Hauptsache, sie funktioniert für dich!

Funktioniert deine To-do-Liste, aber widerspricht sämtlichen Methoden, dann ist das ein Grund, die Methoden anzupassen – und sicher nicht deine To-do-Liste zu verändern.

Die mit Abstand beste To-do-Liste ist diejenige, die für dich funktioniert!
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Meine Empfehlungen zur To-do-Liste

Weshalb scheitern viele bei der Umsetzung genialer und zweifellos wirkungsvoller Methoden wie „Getting Things Done“ (GTD) als Paradebeispiel? Weil sie zu komplex sind.

Wir wollen arbeiten, unsere Aufgaben erledigen, das tun, wofür wir bezahlt werden – und nicht komplexe Methoden umsetzen und ständig pflegen.

Die Arbeitsorganisation darf nie kompliziert werden. Sie soll uns Freiraum schaffen und nicht noch mehr Aufgaben aufbürden, damit das ganze System läuft.

Die Arbeitsorganisation darf nie kompliziert werden.
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Entscheidend ist die sofortige Umsetzung, nicht das perfekte, ausgeklügelte System mit der ausgefeiltesten Software auf dem Markt, das aber frühestens morgen fertig eingerichtet ist und vielleicht eben in meinem Fall doch nicht hilft.

Entscheidend ist eine sofortige, pragmatische Lösung, die mit der Zeit weiter verfeinert werden kann. Schnelles, entschlossenes Handeln im Zeitmanagement schlägt jedes Philosophieren über die perfekte Lösung.

  • Falsch: Ich muss jede Software testen, um die optimale für mich zu finden.
  • Richtig: Zuerst etwas Kleines ändern, etwas Neues lernen, etwas ausprobieren oder etwas umsetzen. Dann schauen, wie es läuft. Dann wieder bei Schritt eins anfangen.
Schnelles, entschlossenes Handeln im Zeitmanagement schlägt jedes Philosophieren über die perfekte Lösung.
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Fünf Empfehlungen für deine To-do-Liste

  1. Notiere nur diejenigen Dinge auf deiner To-do-Liste, die du tendenziell vergisst oder die ein Fälligkeitsdatum haben. Vollständigkeit kommt hier nicht vor (außer du möchtest das). Aber wozu soll ich mir die Aufgabe „Blogartikel schreiben“ aufschreiben, wenn das zu meinen Standard- oder Routineaufgaben gehört? Wozu soll ich mir „Geburtstagsgeschenk für meine Frau einkaufen“ aufschreiben, wenn ich jedes Jahr und vor allem gerne daran denke?
  2. Teile deine Aufgaben soweit auf, wie es dir dient. Vergiss starre Grundsätze wie: „Man muss Aufgaben bis auf die einzelnen Handlungsschritte herunterbrechen.“ Halte dich nur daran, wenn es dir wirklich hilft. Aber wozu sollte ich die Aufgabe „Angebot für Tolle Firma GmbH erstellen“ weiter herunterbrechen, wenn ich doch regelmäßig Angebote erstelle und genau weiß, was ich da zu tun habe? Wozu soll ich meine Tagesaufgabe „Blogartikel schreiben“ weiter aufteilen, wenn ich bereits hunderte Artikel geschrieben habe und weiß, wie das geht?
  3. Formuliere deine Aufgaben so, dass du sofort weißt, was du zu tun hast. Mit oder ohne Tätigkeitswort (Verb)? Egal – was du lieber hast. Und je nach Aufgabe. Die Aufgabe „Dankesgeschenk für Vermittler“ muss ich nicht weiter spezifizieren. Ich weiß nämlich, dass dazu gehört, das Geschenk einzukaufen (ach was…), einzupacken und zu versenden. Bei der Aufgabe „webseite.ch analysieren“ bin ich froh, dass ich hingeschrieben habe, was ich auf der Webseite tun will.
  4. Nutze Kategorien, wenn du willst. Ich nutze (fast) keine. Dafür ist meine To-do-Liste zu kurz. Und nein, ich habe nicht zu wenig zu tun. Wenn du aber viele Aufgaben (>25) und gerne eine Unterteilung hast, dann arbeite mit Kategorien.
  5. Hüte dich vor versteckten Aufgaben. Nutze eine einzige To-do-Liste, wo alles drauf steht, was du auf der To-do-Liste haben willst. Pass auf Stapel auf: Dort sind häufig Aufgaben versteckt, die dann aus unserem Blickfeld verschwinden.

Ist eigentlich die To-do-Liste noch das Zentrum der Arbeitsorganisation?

Ich bin mir gar nicht mehr so sicher, ob das wirklich so ist. Denn genau besehen sind mein Kalender und meine Planung das Zentrum:

  • Ich schaue immer zuerst in den Kalender und gucke, was in nächster Zeit so ansteht.
  • Dann überlege ich mir, was ich heute erledigen will. Diese Aufgaben leite ich aus dem nächsten Termin ab und hole sie mir von der To-do-Liste. Aber ich überlege und bestimme, worum ich mich heute kümmern will.
  • Habe ich das erledigt, dann schaue ich wieder auf meine To-do-Liste, wenn ich noch Zeit habe. Ist aber schon Feierabend, kümmere ich mich nicht mehr um die To-do-Liste.

Du siehst: Mein Vorgehen ist völlig losgelöst von starren Vorgaben, sondern ist genau so, wie es mir hilft.

Deshalb: Lass dich nicht verrückt machen. Finde eine Form der To-do-Liste, die FÜR DICH funktioniert. Alles andere spielt keine Rolle.

Finde eine Form der To-do-Liste, die FÜR DICH funktioniert. Alles andere spielt keine Rolle.
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Bildnachweis: © Depositphotos.com / Yukchong Kwan

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Ivan Blatter

Über Ivan Blatter

Ich bin Personal Trainer für neues Zeitmanagement und zeige meinen Kunden, wie sie ihre Produktivität verdoppeln und mehr erreichen, ohne sich dabei auszulaugen.

Ich helfe einerseits Solopreneuren und Unternehmern, ihr persönliches Zeitmanagement zu verbessern, so dass sie ihr volles Potential umsetzen können für ein erfolgreiches Business mit mehr Freude und Motivation. Andererseits unterstütze ich Unternehmen dabei, die Produktivität ihrer Teams zu erhöhen und so die Ziele schneller zu erreichen.

So einfach wie möglich, immer persönlich und individuell.

7 Gedanken zu “Die optimale To-do-Liste: Mehr arbeiten, weniger verwalten”

  1. Lieber Ivan, du begleitest mich jetzt schon ein paar Jährchen und ich habe das Gefühl, langsam aber sicher ein funktionierendes System zu bekommen. Stell dir vor: Eigentlich ist mittlerweile mein Kalender auch der Ort für meine To-dos. Einzig ein online Projektmanagement-Tool namens kanbanflow (hab ich dir schon mal gemailt :-) ) dient als Ergänzung. Im Kalender steht dann nur was gerade erledigt wird/werden wird (Projekt a) und im kanban die detaillierten Schritte mit Checkboxen zum abhaken. Somit ist der Kalender irgendwie meine „Zeitachse“ und kanban ist meine „Fortschrittsachse“.
    LG Tali Alexandriner
    p.s. mit TimeTable erfasse ich die Zeiten. Das Programm nimmt dafür meine Kalendereinträge her.

    • Danke für deine Ergänzungen, lieber Tali!
      Schneller gegangen wäre es mithilfe eines Coachings. :-)

      Ich finde die Begriffe „Zeitachse“ und „Fortschrittsachse“ super!

  2. „Aber wozu sollte ich die Aufgabe „Angebot für Tolle Firma GmbH erstellen“ weiter herunterbrechen, wenn ich doch regelmäßig Angebote erstelle und genau weiß, was ich da zu tun habe? Wozu soll ich meine Tagesaufgabe „Blogartikel schreiben“ weiter aufteilen, wenn ich bereits hunderte Artikel geschrieben habe und weiß, wie das geht?“

    Ganz einfach: Weil durch das Herunterbrechen bzw. Gliedern erreicht werden kann, dass man eine „schwammige“ Aufgabe auch wirklich angeht, wenn klar ist, dass und wie man sie bewältigen kann. Es soll nirgendwo „Unsicherheit“ zurückbleiben und es soll andererseits nirgendwo „unnötig vorgegriffen“ werden. Daher nur soweit gliedern, wie nötig!

    • Genau das meine ich ja. Routineaufgaben und Aufgaben, die man sehr häufig gemacht hat, sind eben keine schwammigen Aufgaben mehr, sondern man weiß genau, wie’s geht. Deshalb ist hier ein Herunterbrechen meiner Meinung nach nicht mehr nötig.

      Doch schlussendlich gilt: Gut ist, was für dich funktioniert!

  3. Danke Ivan für den sehr guten Artikel. Ich kann die App Todoist sehr empfehlen und vor allem die jetzt dafür verfügbare gmail-Integration. Damit hat man direkt alles in einem Fenster.

    Viele Grüße
    Dennis

  4. Hallo Ivan,
    ich stimme dir absolut zu, dass jeder seinen eigenen Weg mit einer To-Do-Liste finden muss.
    Ich bin aber auch davon überzeugt, dass man gänzlich ohne eine solche Liste nicht fokussiert und zielgerichtet Arbeiten kann.
    Deine Kombination aus To-Do-Liste, Kalender und Planung finde ich sehr interessant und werde mir das nochmal genauer durch den Kopf gehen lassen und schaun, ob das für mich so funktionieren könnten.
    Gruß
    Julian

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