Wie Sie Fristen setzen, damit sie Ihnen wirklich etwas nützen

Wie Sie Fristen setzen, damit Sie Ihnen wirklich etwas nützen
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Eigentlich sind Fristen (oder neudeutsch: Deadlines) nichts anderes als Budgets: Allerdings nicht monetäre Budgets, sondern zeitliche Budgets.

Genauso wie alle Budgets werden Fristen dann zum Stolperstein, wenn sie nicht eingehalten werden können.

Hier zeige ich Ihnen, wie Ihnen selbst gesetzte Fristen helfen und 5 Fehler, die Sie vermeiden sollten.

So helfen Ihnen Fristen/Deadlines

Hier geht es weniger um Fristen, die eine Aufgabe mitbringt („Projekt X bis Ende Monat abschliessen“ oder „Angebot Y bis Ende Woche an Kunden schicken“), sondern um Fristen, die wir uns selbst setzen.

Selbstgesetzte Fristen sind eine Gratwanderung zwischen sportlicher Herausforderung und Überforderung. Denn wie Astrid in den Kommentaren zu meinem Artikel „Zehn fantastische Tipps, die Sie kennen, aber immer noch nicht umsetzen“ richtigerweise schreibt, kann (zu) hoher Druck auch das Gegenteil bewirken und uns ausbremsen.

Richtig gesetzt helfen Fristen…

  • …in die Gänge zu kommen.
  • …uns aus der Komfortzone zu schubsen.
  • …rasch Entscheidungen zu treffen.
  • …aus dem Grübelmodus zu kommen.
  • …eine pragmatische, aber gute Lösung zu finden.

5 Fehler beim Setzen von Fristen

Wie gesagt: Das Ganze ist eine Gratwanderung. Übertreibt man es, bringen Fristen nur eines: Stress und Hektik.

Hier sind 5 der häufigsten Fehler, die wir beim Setzen von Fristen machen:

  • Zu wenig Kontrolle: Fristen machen besonders dann Sinn, wenn die Aufgabe voll und ganz in unseren Händen liegt. Sobald wir von anderen abhängig sind, auf die wir keinen Einfluss haben, ist es schwierig. Natürlich helfen Deadlines dann, das Projekt im Griff zu behalten, aber sie können nicht mehr die Funktionen von oben umsetzen. Also: Es macht Sinn, mir eine sportliche Frist für diesen Blogbeitrag zu setzen. Es macht natürlich auch Sinn, eine Frist zum Hausumbau zu setzen – aber eher wegen der Übersicht.
  • Schätzen ohne Erfahrung oder Wissen: Starte ich ein neues, mir unbekanntes Projekt, kann ich schwer eine Frist setzen, da ich ja nicht aus Erfahrung weiß, wie lange ich für was brauche. Deshalb erkundige ich mich bei Bekannten oder im Internet, wie lange ich mit welchen Schritten zu rechnen habe. Oder ich teile das Projekt in kleine Einzelschritte auf, die ich besser abschätzen kann. Was hier so banal klingt, wird tatsächlich häufig vergessen. Lieber greifen wir ein beliebiges Datum aus der Luft und wundern uns dann, wenn wir komplett daneben liegen.
  • Nicht aufgeschrieben: Viele Dinge im Zeitmanagement gehören aufgeschrieben. Besonders Fristen. Im Idealfall sehe ich meine Fristen täglich oder mindestens im Wochenrückblick. So bleiben Sie besser haften und ich kann sofort reagieren, falls etwas nicht klappt wie geplant.
  • Viel zu lange voraus: Eine Deadline in 5 Jahren ist vielleicht in der Projektplanung sinnvoll. Aber nicht unbedingt, wenn wir die Vorteile von oben haben wollen. Fristen müssen absehbar sein, nur so kann man mit ihnen umgehen.
  • Zu sportliche Vorgaben: Nur weil Ihnen ein Ziel oder ein Projekt wichtig ist, sollten Sie keine zu engen Vorgaben machen. Klar: Ich würde das Projekt, das mein Einkommen verdoppelt, auch lieber diesen als nächsten Monat abschließen. Aber was habe ich gewonnen, wenn ich unterwegs die Motivation verliere oder beginne, Aufgaben aufzuschieben, nur weil die Frist zu eng ist? Sportlich – ja, unrealistisch – nein.

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Ivan Blatter

Über Ivan Blatter

Ich bin Personal Trainer für neues Zeitmanagement und zeige meinen Kunden, wie sie ihre Produktivität verdoppeln und mehr erreichen, ohne sich dabei auszulaugen.

Ich helfe einerseits Solopreneuren und Unternehmern, ihr persönliches Zeitmanagement zu verbessern, so dass sie ihr volles Potential umsetzen können für ein erfolgreiches Business mit mehr Freude und Motivation. Andererseits unterstütze ich Unternehmen dabei, die Produktivität ihrer Teams zu erhöhen und so die Ziele schneller zu erreichen.

So einfach wie möglich, immer persönlich und individuell.

11 Gedanken zu “Wie Sie Fristen setzen, damit sie Ihnen wirklich etwas nützen”

  1. Das sind sehr gute Tipps! Vor allem Tipp 1 „Zu wenig Kontrolle“ ist bei mir oft das Problem: Ich setze Fristen für die Erledigung von Aufgaben, deren (letztliche) Freigabe ich nicht beeinflussen kann. Und dann bin ich enttäuscht, wenn ich die Aufgaben ewig nicht abhaken kann, weil es woanders – nicht an mir – hängt … Werde ich mir mal merken, dass ich das in Zukunft anders handhabe. Viele Grüße, Katharina

  2. Hallo Herr Blatter,

    Sehr schöner Artikel, wie führen Sie Ihre Fristenliste, auf Papier, digital, wenn ja wie?

    Gruß
    Sebastian

    • Das ist abhängig von der Frist. Häufig habe ich einfach eine Erinnerung auf der To-do-Liste, bei grösseren Projekten (so wie beim Launch von EffizienzPLUS) habe ich die Deadlines bzw. Meilensteine in den (digitalen) Kalender eingetragen.

      In der Regel rate ich davon ab (in den Kalender gehören nur Termine), doch Ausnahmen bestätigen nur die Regel. :-)

        • Momentan* die App Erinnerungen von Apple.

          *Ich wechsle die App immer wieder mal, damit ich meinen Kunden auch genau über die Vor- und Nachteile berichten kann. So kenne ich aus meinem eigenen Alltag Outlook, Trello, Evernote, Omnifocus, Things, Asana, Nozbe, ToDoIst und viele mehr.

  3. Hallo,

    das sind Tips die ich schon zum großen Teil nutze.
    Zu wenig Kontrolle umgehe ich, indem ich für Mails die ich mit einer Deadline an Kollegen sende die Errinnerungsfunktion nutze. So bekomme ich und der angesprochene Kollege eine Erinnerung wann die Aufgabe zu erledigen war. Das wirkt ziemlich, da ich so an den Themen dran bleibe.

    Gruß Frank

  4. Hallo Herr Blatter,

    vor allem bei den zwei Punkten:

    – in die Gänge zu kommen.
    – uns aus der Komfortzone zu schubsen.

    haben wir Fristen schon sehr geholfen. Es geht dann einfach darum, sich schon vorher zu entscheiden. Ist die Frist abgelaufen und man ist im Projekt nicht weitergekommen, sollte man das Projekt aufgeben.
    Also zumindest gilt das für mich.

  5. Hallo Herr Blatter,

    Haben sie vllt einen kleinen Tipp, wie viele Aufgaben man am Tag maximal erledige. Sollte. Sollten kleine Aufgaben (die man aus verschiedenen gründen nicht delegieren kann) wie eine Hose zum Schneider bringen auch auf die To Do Liste?

    LG

    • Eine generelle Regel gibt es nicht. Überhaupt gilt: Lieber nur zwei Aufgaben, die mein Business wirklich vorwärts bringen, also 20 unwichtige Aufgaben.

      Ich notiere kleine Aufgaben auch, weil ich sie sonst vergesse (z.B. Pflanzen giessen, Hemden aus der Wäsche abholen usw.).

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