Eigentlich sind Fristen (oder neudeutsch: Deadlines) nichts anderes als Budgets: Allerdings nicht monetäre Budgets, sondern zeitliche Budgets.
Genauso wie alle Budgets werden Fristen dann zum Stolperstein, wenn sie nicht eingehalten werden können.
Hier zeige ich Ihnen, wie Ihnen selbst gesetzte Fristen helfen und 5 Fehler, die Sie vermeiden sollten.
So helfen Ihnen Fristen/Deadlines
Hier geht es weniger um Fristen, die eine Aufgabe mitbringt („Projekt X bis Ende Monat abschliessen“ oder „Angebot Y bis Ende Woche an Kunden schicken“), sondern um Fristen, die wir uns selbst setzen.
Selbstgesetzte Fristen sind eine Gratwanderung zwischen sportlicher Herausforderung und Überforderung. Denn wie Astrid in den Kommentaren zu meinem Artikel „Zehn fantastische Tipps, die Sie kennen, aber immer noch nicht umsetzen“ richtigerweise schreibt, kann (zu) hoher Druck auch das Gegenteil bewirken und uns ausbremsen.
Richtig gesetzt helfen Fristen…
- …in die Gänge zu kommen.
- …uns aus der Komfortzone zu schubsen.
- …rasch Entscheidungen zu treffen.
- …aus dem Grübelmodus zu kommen.
- …eine pragmatische, aber gute Lösung zu finden.
5 Fehler beim Setzen von Fristen
Wie gesagt: Das Ganze ist eine Gratwanderung. Übertreibt man es, bringen Fristen nur eines: Stress und Hektik.
Hier sind 5 der häufigsten Fehler, die wir beim Setzen von Fristen machen:
- Zu wenig Kontrolle: Fristen machen besonders dann Sinn, wenn die Aufgabe voll und ganz in unseren Händen liegt. Sobald wir von anderen abhängig sind, auf die wir keinen Einfluss haben, ist es schwierig. Natürlich helfen Deadlines dann, das Projekt im Griff zu behalten, aber sie können nicht mehr die Funktionen von oben umsetzen. Also: Es macht Sinn, mir eine sportliche Frist für diesen Blogbeitrag zu setzen. Es macht natürlich auch Sinn, eine Frist zum Hausumbau zu setzen – aber eher wegen der Übersicht.
- Schätzen ohne Erfahrung oder Wissen: Starte ich ein neues, mir unbekanntes Projekt, kann ich schwer eine Frist setzen, da ich ja nicht aus Erfahrung weiß, wie lange ich für was brauche. Deshalb erkundige ich mich bei Bekannten oder im Internet, wie lange ich mit welchen Schritten zu rechnen habe. Oder ich teile das Projekt in kleine Einzelschritte auf, die ich besser abschätzen kann. Was hier so banal klingt, wird tatsächlich häufig vergessen. Lieber greifen wir ein beliebiges Datum aus der Luft und wundern uns dann, wenn wir komplett daneben liegen.
- Nicht aufgeschrieben: Viele Dinge im Zeitmanagement gehören aufgeschrieben. Besonders Fristen. Im Idealfall sehe ich meine Fristen täglich oder mindestens im Wochenrückblick. So bleiben Sie besser haften und ich kann sofort reagieren, falls etwas nicht klappt wie geplant.
- Viel zu lange voraus: Eine Deadline in 5 Jahren ist vielleicht in der Projektplanung sinnvoll. Aber nicht unbedingt, wenn wir die Vorteile von oben haben wollen. Fristen müssen absehbar sein, nur so kann man mit ihnen umgehen.
- Zu sportliche Vorgaben: Nur weil Ihnen ein Ziel oder ein Projekt wichtig ist, sollten Sie keine zu engen Vorgaben machen. Klar: Ich würde das Projekt, das mein Einkommen verdoppelt, auch lieber diesen als nächsten Monat abschließen. Aber was habe ich gewonnen, wenn ich unterwegs die Motivation verliere oder beginne, Aufgaben aufzuschieben, nur weil die Frist zu eng ist? Sportlich – ja, unrealistisch – nein.
