Das papierlose Büro: Dateien umbenennen und automatisch einordnen

In dieser Serie beschreibe ich mein papierloses Büro und wie ich vorgehe. In einem neueren Artikel schreibe ich allgemeiner über das papierlose Büro und gebe eine Schritt-für-Schritt-Anleitung:
Das papierlose Büro: Wie du mit weniger Papier mehr Zeit, Platz und Übersicht gewinnst

Im ersten Teil meiner kleinen Serie über das papierlose Büro ging es darum, Unterlagen überhaupt zu digitalisieren. Im zweiten Teil habe ich vorgestellt, wie ich meine Dateien benenne.

Doch was passiert eigentlich dazwischen und danach? Genau um diesen Schritt geht es in diesem Artikel. Ich zeige dir, wie ich meine Daten (halb)automatisch umbenenne und verschiebe.

Das papierlose Büro
Dieser Artikel ist Teil einer Serie zum papierlosen Büro.


Der Workflow

Die Unterlagen werden beim Einscannen in einen Ordner gespeichert und werden anhand des aktuellen Datums und der aktuellen Zeit benannt. Danach muss man diese Dateien ordentlich benennen und in den richtigen Ordner verschieben.

Das kann man manuell tun – was entsprechend zeitaufwändig ist – oder man kann auf Tools zurückgreifen.

Ich arbeite an einem Apple Macintosh. Meine Dateien landen nach dem Einscannen im Downloads-Ordner.

Anschliessend nutze ich die beiden Tools TextExpander und Hazel (für Windows-Nutzer gebe ich unterhalb des Videos entsprechende Programme an):

  • TextExpander : Das ist einfach ein Textbaustein-Programm. Gebe ich irgendwo z.B. „hg“ ein, erscheint anstelle dieses Kürzels „Herzliche Grüße“.
  • Hazel: Mit Hazel kann man Regeln für Dateien definieren. Ich kann beispielsweise sagen: Wenn eine Datei im Downloads-Ordner das Stichwort „Rechnung“ im Namen trägt, dann verschiebe die Datei in den Ordner „Rechnungen“.

Die Demonstration

Doch was schreibe ich lange? Schaue mir doch einfach zu:

https://youtu.be/kDsEUbdqCrc

Das Video ist schon etwas älter. Damals hieß meine Firma noch blatternet und ich habe dich noch gesiezt. :-)

Hier sind die Links zu den beiden Programmen:

Alternativen zu TextExpander für Windows-Nutzer sind diese beiden hier:

Auch Hazel gibt es nur für Mac. Windows-Nutzer können das hier nutzen:

Bildnachweis: © iStock.com / Tolimir

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Ivan Blatter

Über Ivan Blatter

Ich bin Personal Trainer für neues Zeitmanagement und zeige meinen Kunden, wie sie ihre Produktivität verdoppeln und mehr erreichen, ohne sich dabei auszulaugen.

Ich helfe einerseits Solopreneuren und Unternehmern, ihr persönliches Zeitmanagement zu verbessern, so dass sie ihr volles Potential umsetzen können für ein erfolgreiches Business mit mehr Freude und Motivation. Andererseits unterstütze ich Unternehmen dabei, die Produktivität ihrer Teams zu erhöhen und so die Ziele schneller zu erreichen.

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18 Gedanken zu “Das papierlose Büro: Dateien umbenennen und automatisch einordnen”

  1. Danke für die Tipps. Denke die meiste Arbeit macht das Definieren in Hazel. Dies wäre vielleicht im Video noch interessant gewesen. Wer weiß, es kann ja sein, dass ein weiteres Video bereits existiert. :-)

  2. Vielen Dank für das informative Video! Schön ausdrucksstark eingesprochen! :)
    Was bedeuten denn die ganzen grünen Haken an den Dateien und Ordnern?
    Grüße

  3. Hallo Ivan,

    dein Video hat mich direkt inspiriert, TextExpander und Hazel auch zu nutzen. Allerdings komme ich mit den Definitionen der Regeln noch nicht wirklich zurecht. Ich vermute z.B. dass du für dein Swisscom-beispiel den Vormonat immer automatisiert hast. ist das korkt. Andernfalls müsstest du ja jeden Monat eine neue Regel erstellen. Für eine Rechnung fände ich das etwas übertrieben.

    Kannst du zu dieser Regeldefinition noch ein paar detailliertere Hinweise geben? Das Beispiel Swisscom würde mir völlig reichen. Dann kann ich mir den Rest sicher erarbeiten.

    Liebe Grüße und vielen Dank für deinen tollen Newsletter
    Wolfgang

    • Klar, gerne!
      Ich benenne ja die Datei „von Hand“ um. Dazu nutze ich einen Text-Expander-Baustein, der so lautet:
      %Y-%@-1M%m S Swisscom

      Der Witz ist das „%@-1M“. Das sagt, dass Text-Expander nämlich bei der folgenden Monatsangabe (%m) minus eins rechnen soll. C’est tout.

      • Guten Abend,

        ich bin gerade dabei auf das papierlose Büro umzustellen und digitalisiere alle alten Ordner. Zur besseren Übersicht habe ich mich ebenfalls entschlossen die Dateien nach Datum zu benennen. Auf der Suche nach einem Programm, das mit das manuelle umbenennen abnimmt bin ich auf Ihre Seite gestoßen. Für Windows habe ich http://www.rename-expert.de gefunden, das Programm sucht anscheinend wie Juggler in den PFD-Dateien (nach OCR) nach dem Datum und benennt die Datei selbständig um. Hierfür suche ich noch eine Mac-Alternative. In Hazel habe ich diese von Ihnen beschriebene Option nicht gefunden. Hier kann lediglich das Datum der letzten Änderung, der Erstellung usw. verwendet werden.

        Gibt es hierfür keine Mac-Alternativen?

        Beste Grüße

  4. Mit der Funktion „Markierten Text als Schlüsselwort der PDF-Datei
    hinzufügen“ lässt sich das Ganze noch weiter vereinfachen:
    dann brauche ich Brasserie nicht mehr von Hand eingeben, weil ich Hazel anweisen kann, das Schlüsselwort in den Dateinamen einzufügen.
    Auch das Datum brauche ich inzwischen nicht mehr von Hand eingeben, weil Hazel es im Text findet und es dann ebenfalls dem Dateinamen im gewünschten Format hinzufügen kann.
    Ich persönlich bevorzuge übrigens ein Format ohne Bindestriche 20150903, das sind zwei Anschläge weniger. Mein Auge hat sich sehr schnell daran gewöhntes Datum auch ohne Bindestriche mit einem Blick zu erfassen.
    Diese Idee mit dieser Art Datum am Beginn des Dateinamens habe ich vor knapp 15 Jahren durch einen Architekten kennengelernt.

    Herzliche Grüße
    Hartmuth Stamm

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