Tool der Woche: Back to the roots: Einfacher und effizienter?

Der Markt für Software und Apps, die uns produktiver machen wollen, ist unüberschaubar.

Doch sind sie wirklich nötig? Ich komme für mich (sic!) immer mehr zum Schluss: Nein.

Lesen Sie hier, weshalb und was ich Ihnen empfehle.

Wie hat man sich früher organisiert?

Back to the roots: Einfacher und effizienter?
© iStockphoto.com / Katrina Leigh

Am Anfang war eine Erkenntnis. Nämlich die Erkenntnis, dass vor gar nicht allzu langer Zeit, als es weder GTD noch Smartphones gab, die Menschen (einige davon) auch produktiv arbeiten.

Ganz einfach, ganz ohne Computer oder Apps.

Wie gelang es einem Unternehmer vor 20 Jahren sich zu organisieren? Er nahm Stift und Papier und schrieb einfach auf, was er zu tun hatte.

Natürlich gab es Zeitplanbücher, Filofax und alle möglichen Listen und Formulare. Trotzdem waren die Möglichkeiten weit hinter dem, was heute eine durchschnittliche App bietet.

Mein Weg zurück

Ich mag Software, ich probiere gerne Apps aus und suche Möglichkeiten, die sich damit eröffnen.

Irgendwann habe ich aber gemerkt, dass ich das gar nicht brauche. Eigentlich könnte ich mich ganz einfach mit Stift und Papier organisieren.

Das will ich aber nicht. Ich sehe die Vorteile der digitalen Organisation (z.B. Suche, Backups möglich, Synchronisation mit mobilen Geräten usw.).

Gleichzeitig versuche ich immer wieder Ballast loszuwerden: Ich lösche regelmäßig Programme und Apps, die ich selten oder nie brauche.

Das Ergebnis:
Ich organisiere mich rein mit Bordmitteln.

Meine To-do-Liste - organisiert in einer Mischung aus Master Your Workday Now und GTD
Meine To-do-Liste – organisiert in einer Mischung aus Master Your Workday Now und GTD

In meinem Fall (d.h. mit Mac, iPhone und iPad) heißt das:

  • Meine To-do-Liste führe ich in Apple Erinnerungen.
  • Meine Notizen aus Anrufen und Gesprächen verwalte ich in Apple Notizen.

Sind diese Programme perfekt? Ja, für mich schon.

Ich brauche keine ausgefeilte und zweifellos tolle Software wie Omnifocus oder Things.

Ich brauche lediglich die Möglichkeit, verschiedene Listen anzulegen und bei meinen Aufgaben allenfalls Fälligkeitsdaten zu hinterlegen.

Genauso brauche ich nur eine digitale Entsprechung eines Notizbüchleins für meine Notizen.

Ein Einblick in mein "Notizbuch"
Ein Einblick in mein „Notizbuch“

Das Schöne dabei ist: Ich habe auf all meinen Geräten immer sofort die aktuellen To-do-Listen und Notizen. Das ist mir sehr wichtig.

(Nebenbei: Evernote nutze ich auch noch. Hier ist mein Wissensspeicher, hier sind Bilder, PDFs, Webseiten und vieles mehr abgelegt. Apple Notizen bietet mir das nicht. Aber für Gesprächsnotizen reicht Apple Notizen allemal.)

Genügt das für jeden?

Nein. Jeder soll das nutzen, was ihm hilft.

Wo soll man anfangen?

Ich rate meinen Kunden immer, zunächst auf Bordmittel zu vertrauen. Diese Programme kennen Sie ja häufig schon und sie sind wunderbar integriert.

  • Beim Mac sind das die beiden erwähnten Programme.
  • Unter Windows empfehle ich Outlook. Das Programm ist bekannt, man bekommt viele Tipps von Kollegen oder aus dem Internet und das Programm ist inzwischen richtig gut.

Erst wenn Bordmittel nicht mehr reichen, empfiehlt sich ein Blick darüber hinaus.

Sind Sie momentan auf der Suche nach einem Tool? Dann probieren Sie es zunächst mit den Bordmitteln.

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Ivan Blatter

Über Ivan Blatter

Ich bin Personal Trainer für neues Zeitmanagement und zeige meinen Kunden, wie sie ihre Produktivität verdoppeln und mehr erreichen, ohne sich dabei auszulaugen.

Ich helfe einerseits Solopreneuren und Unternehmern, ihr persönliches Zeitmanagement zu verbessern, so dass sie ihr volles Potential umsetzen können für ein erfolgreiches Business mit mehr Freude und Motivation. Andererseits unterstütze ich Unternehmen dabei, die Produktivität ihrer Teams zu erhöhen und so die Ziele schneller zu erreichen.

So einfach wie möglich, immer persönlich und individuell.

4 Gedanken zu “Tool der Woche: Back to the roots: Einfacher und effizienter?”

  1. Hallo Ivan,
    tja, so bin ich auch meist unterwegs. Allerdings habe ich Things erst vor 2 Monaten – nachdem ich es jahrelang auf meinem Mac hatte – so richtig angefangen zu nutzen, dies gemeinsam mit dem iPad. Allerdings nutze ich es auch nur als reine Aufgabenverwaltung, in der ich die Aufgaben terminiere, die Projekte nutze ich nicht wirklich.

    Demnach würde die App Erinnerungen für mich auch völlig ausreichen. Allerdings hatte ich dort das Problem, da die von mir angelegten Listen nicht über die iCloud synchronisiert wurden. Das scheint bei dir ja zu klappen…

    Offtopic: Als CRM nutzt du Daylite, bist du damit zufrieden und nutzt du die für Seminarleiter und Trainer angepasste Version?

    Vielen Dank und schönen Abend!

    • Gut, dass jetzt alles klappt!

      Ich nutze Daylite nicht mehr. Das ist zweifellos ein tolles Programm, aber das Motto „Back to the roots“ gilt für mich nicht nur für To-do-Listen und Notizen, sondern eben auch für mein CRM. Es war für mich schlicht ein Overkill. Ich kann mein Business gut ohne komplexe Tools managen. Deshalb habe ich diversen „Ballast“ abgeworfen – und es fühlt sich fantastisch an. :-)

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