Besprechungen: 10 Punkte, die du bei Meetings beachten solltest

Das Internet ist voll mit Tipps für effizientere Besprechungen. Das Wissen, wie das geht, ist also vorhanden und jederzeit abrufbar.

Warum aber finden immer noch so viele unnütze oder ineffiziente Besprechungen statt? Warum wuchern Meetings wie Pilzkulturen in den Unternehmensagenden? Braucht es Besprechungen überhaupt noch, in der heutigen Zeit, wo es alternative Kommunikationsmittel gibt?

Es gibt kaum ein Unternehmen, bei dem Besprechungen nicht eine zentrale Rolle spielen. Je größer das Unternehmen, umso mehr Besprechungen werden anberaumt.

Oftmals wird von einem Meeting zum nächsten gehetzt. Oft ist die Menge der Besprechungen das Problem, oft aber auch die Ineffizienz der Besprechungen, weil sie lange dauern und nicht viel bringen.

Natürlich heißt das nicht, dass jedes Meeting Zeitverschwendung ist. Und doch sind viele Besprechungen störende, unnötige Rituale, die das Endergebnis deines Unternehmens beeinträchtigen und Geld kosten.

Ich zeige dir,

  • weshalb Besprechungen häufig nicht die beste Wahl sind,
  • warum bei Besprechungen die Gefahr besteht, der Produktivität, der Rentabilität oder auch der Moral der Mitarbeiter zu schaden,
  • welche Alternativen zu Besprechungen es gibt,
  • was man bei Besprechungen beachten sollte, damit sie funktionieren.

Weshalb Besprechungen häufig nicht die beste Wahl sind

Besprechungen sind Ablenkungen

Nehmen wir an, du hast eine Besprechung für 10 Uhr morgens angesetzt, und einer deiner Mitarbeiter geht gegen 9.45 Uhr ein komplexes Problem an. Anstatt diesen Gedankenprozess aufrecht zu halten und das Problem Stück für Stück durchzuarbeiten, ist dieser Mitarbeiter gezwungen, seine Gedankengänge zu durchbrechen, um an der Sitzung teilzunehmen, die vielleicht nicht einmal wirklich etwas mit ihm zu tun hat.

Ist sich der Mitarbeiter dieser Problematik bewusst und fängt er deshalb vor der Besprechung gar nicht erst mit “richtiger” Arbeit an, leidet die Produktivität und damit schlussendlich auch das Unternehmen.

In Besprechungen wird abgedriftet

Egal wie groß oder klein die Gruppe ist oder wie sorgfältig du die Agenda geplant hast, es ist mehr als wahrscheinlich, dass in der Besprechung irgendwann einmal vom Thema abgewandert wird. Ohne gute Meetingleitung ufert die Besprechung schnell aus und es wird über Dinge gesprochen, die an Ort und Stelle nichts zu suchen haben.

Es sitzen die falschen Personen in der Besprechung

Wie oft werden Mitarbeiter zu Besprechungen zugezogen, für die das Thema gar nicht oder nur marginal relevant ist, und die deshalb auch nichts Sinnvolles beitragen können. Häufig wird bei der Planung dieser Besprechungen kaum Rücksicht auf die Zeit der Meetingteilnehmer genommen.

Man könnte ja meinen, dass mehr Teilnehmer der Besprechung zugute kommen, weil mehr Ansichten und Ansätze der Problemlösung dienen. Dem ist aber gerade nicht so. Erstens können alle diese Teilnehmer in dieser Zeit nicht ihrer eigentlichen Arbeit nachgehen, zweitens wird durch viele Teilnehmer der Fokus verwischt und drittens ist mehr Ablenkungspotential vorhanden.

Eine einstündige unproduktive Besprechung kostet das Unternehmen deutlich mehr als nur eine Stunde

Es dauert eigentlich eine Stunde mal Anzahl Teilnehmer. D.h., dass ein unproduktives Meeting mit sieben Mitarbeitern das Unternehmen sieben Stunden kostet. Handelt es sich um ein allwöchentliches Treffen, das nie wirklich viel bringt, sind das dann pro Jahr schon 52 mal 7 Stunden, also 364 Stunden verschwendete Unternehmenszeit. Nimmt man den durchschnittlichen Stundenlohn der Teilnehmer und multipliziert ihn mit 364, weißt du, was dein wöchentliches, einstündiges Meeting dein Unternehmen auch in Euro kostet.

Wenn man weiter überlegt, dass Führungskräfte bis zu 50% ihrer Arbeitszeit in Besprechungen verbringen und viele Besprechungen davon nicht wirklich mit Resultaten gesegnet sind, dann sieht die Angelegenheit auch von dieser Warte aus nicht gerade rosig aus.

Info

Das sind nur ein paar der Punkte, die bei Besprechungen falsch laufen können. Bei Besprechungen besteht also die Gefahr, der Produktivität, der Rentabilität oder auch der Moral der Mitarbeiter zu schaden.

Häufig sind sie weder ein gutes Kommunikationsmittel noch ein gutes Kollaborationsinstrument.

Sind keine Besprechungen die Lösung?

Das könnte in der Tat ein Ansatz sein. Warum nicht einmal versuchen, während ein paar Wochen ganz auf Besprechungen zu verzichten? Einfach mal schauen, was passiert. Was passiert, wenn plötzlich mehr Zeit vorhanden ist, um wirklich zu arbeiten, um Probleme anzugehen.

Denn über die Lösung eines Problems zu sprechen, löst das Problem nicht. In manchen Fällen kann es das Problem klären, aber in vielen Fällen wird es nur noch komplizierter, so dass nach Abschluss der Sitzung alle wieder am Anfang stehen.

Welche Alternativen zu Besprechungen gibt es?

Häufig ist “Kein Meeting” das beste Meeting – wenn gute Alternativen zur Verfügung stehen.

Alternativen braucht es aber, denn ohne Kommunikation, ohne Absprachen kann ein Unternehmen nur schlecht auskommen.

Kollaborationstools

Wenn es darum geht, Ideen zu sammeln, ein Brainstorming zu machen oder gemeinsam an einem Dokument zu arbeiten, kann man das am besten in einem Kollaborationstool machen. Auf diese Weise ist ein gemeinsames orts- und zeitungebundenes Arbeiten möglich.

Geht es darum, Projekte zu verwalten und Aufgaben zu verteilen, sind Programme, wie z.B. Asana oder Todoist, die Tools schlechthin. Sie erleichtern die gemeinsame Arbeit an Projekten enorm. Aufgaben können zugeteilt werden, Deadlines sind sichtbar und bei Asana werden auch die Projektphasen und die Fortschritte abgebildet. Mit Kommentaren und Diskussionen können Informationen ausgetauscht und Fragen geklärt werden und zwar genau da, wo die Diskussionen hingehören: bei der Aufgabe selbst.

Daily Huddle

Der Daily Huddle ist zwar auch eine Art Besprechung, aber eine kurze, prägnante Form, die sich hervorragend für den Austausch von arbeitsrelevanten Informationen eignet.

“Stehung” und “Geh-spräche”

Auch eine Besprechung, aber eben keine Sitzung. Halten wir eine Besprechung im Stehen oder beim Spazieren ab, fällt sie kürzer aus und ist erfahrungsgemäß auch effektiver. Im Stehen und Gehen fließen unsere Gedanken besser und wir sind fokussierter.

Informeller Austausch

Willst du die Meinung deiner Mitarbeiter einholen und sich mit dem Team austauschen, dann sind der Ort der Kaffeemaschine oder die Kantine besser dafür geeignet als jede Besprechung im herkömmlichen Rahmen.

Denn hier geht es informeller und spontaner zu und her und das Feedback ist ehrlicher, weil klassische Rituale und Hierarchien den Gesprächspartner hier nicht ausbremsen.  

Aber funktioniere bitte nicht die Pause zu einem verkappten Meeting um. Pausen sind Pausen und nicht per se eine günstige Gelegenheit, “rasch” etwas zu besprechen.

Streichst du auf diese Weise alle Besprechungen aus dem Kalender, die auf andere Art abgefangen werden können, bleiben nur noch diejenigen übrig, auf die du einfach nicht verzichten kannst. Das ist dann aber auch kein Problem mehr. Diese Besprechungen sind ja dann wirklich wichtig und die Mitarbeiter werden dies auch erkennen und sich entsprechend darauf vorbereiten.


Wem diese 0-Besprechungen-Kultur zu extrem ist oder wenn das Geschäftsmodell einen solchen Versuch gar nicht erst zulässt, kann natürlich auch versuchen, das Meeting-System zu überarbeiten.

Treffe dich in kürzerer Zeit, mit weniger Leuten und mit einem viel größeren Fokus darauf, etwas zu erreichen. Eine Besprechung sollte also nicht eine automatische Folgerung auf alle möglichen Fragen sein, sondern eine gut zu begründende Ausnahme.

Wie funktionieren gute Besprechungen?

Hier sind zehn Punkte, die dir helfen, deine Besprechungen effizienter und effektiver zu führen.

Punkt 1: Die Besprechung ist notwendig

Sie kann nicht durch eine andere Maßnahme ersetzt werden. Jede Besprechung sollte einen Nutzen bringen für jeden Teilnehmer, für das Unternehmen und schlussendlich natürlich auch für deine Kunden. So simpel dieser Punkt ist, so entscheidend ist er für eine gute Besprechungs-Kultur in deinem Unternehmen.

Punkt 2: Die Besprechung ist so lang wie nötig

Wird die Resssource Zeit verknappt, kommt das dem Fokus zugute. Wenn du die Besprechung nur auf 30 Minuten ansetzt, wirst du sehen, dass die Tagesordnungspunkte viel zügiger und konzentrierter abgehandelt werden und weniger abgedriftet wird. Das bedeutet natürlich, dass das Meeting pünktlich beginnt und pünktlich endet.

Es gibt übrigens keinen Grund, weshalb eine Besprechung automatisch auf eine Stunde angesetzt ist. Das ist nur eine Einstellung im Kalender, die man problemlos in den Optionen ändern kann, wo man die Standarddauer z.B. auf 30 oder 15 Minuten einstellen kann. Der Google Kalender geht sogar einen Schritt weiter und bietet die Option “Schnelle Besprechungen”: Dann werden kurze Besprechungen automatisch um 5 Minuten gekürzt (z.B. auf 25 statt auf 30 Minuten) und längere um 10 Minuten.

Punkt 3: Beschränke dich auf das Wesentliche

Priorisiere die Agenda. Das Meeting soll kurz und zügig sein. Deshalb solltest du dich auch nur auf die wesentlichen Dinge beschränken. Sinn der Besprechung ist es, diese wichtigsten Punkte zu klären und die weiteren Handlungsschritte zu definieren. Das wird nur klappen, wenn sich die Anzahl Themen in Grenzen hält.

Punkt 4: Die Besprechung ist für alle Teilnehmer relevant

Die Agenda sollte für alle Meetingteilnehmer relevant sein. Umgekehrt bedeutet das, dass nur diejenigen zur Besprechung eingeladen werden, die bei den Themen auch eine Rolle spielen.

Es wäre natürlich auch denkbar, die Besprechung aufzuteilen und zuerst die Punkte zu behandeln, die für alle von Bedeutung sind. Im zweiten Teil sollen dann nur noch die im Raum bleiben, für die auch die weiteren Punkte wichtig sind. Die anderen können sich dann wieder ihrer Arbeit widmen.

Grundsätzlich gilt: So wenig Teilnehmer, wie möglich, so viele wie nötig.

Punkt 5: Kein Agendapunkt “Sonstiges”

Streiche den Agendapunkt “Sonstiges”, denn dieser ist eine Wundertüte, ein Türöffner für Ungeplantes und ufert gerne aus. Entweder ist etwas wichtig genug, um auf die Agenda zu kommen oder eben nicht. Schließlich sollen alle Teilnehmer die Möglichkeit haben, sich zu den Themen Gedanken zu machen und sich auf die Besprechung vorzubereiten. Bei der Wundertüte “Sonstiges” ist das gar nicht möglich.

Punkt 6: Stehen statt sitzen

Eine Stehung anstelle einer Sitzung bewirkt Wunder. Die Besprechung dauert nicht lange, weil man einfach nicht so lange stehen mag, Gespräche verlaufen dynamischer und die Teilnehmer sind wacher. Physische Bewegung führt häufig auch zu gedanklicher oder intellektueller Bewegung.

Punkt 7: Die Besprechung wird moderiert

Moderiere die Besprechung oder lasse sie moderieren. Der Moderator arbeitet die Agenda ab, dokumentiert Beschlüsse, achtet darauf, dass die Zeit nicht überschritten wird, sorgt dafür, dass alle wesentlichen Beiträge gehört werden, blockt ab, wenn das Meeting ausufert und achtet auf die Einhaltung der Sitzungsregeln. Kurz: Er gibt den Rahmen vor, damit die Besprechung effizient und effektiv wird.

Moderator muss dabei nicht unbedingt der Chef sein, auch manche Teilnehmer können das richtig gut. Es muss auch nicht immer dieselbe Person Moderator sein. Da darf ruhig abgewechselt werden.

Punkt 8: Das GEMO-Prinzip

Das GEMO-Prinzip hilft, die Besprechung straff zu halten. GEMO ist die Abkürzung für  „Good enough, move on?“. Es muss nicht jeder Punkt bis ins Detail im Plenum besprochen und zu Ende diskutiert werden. Zu jedem Tagesordnungspunkt sollte rechtzeitig die Frage gestellt werden:

Ist das gut genug, können wir weiter machen?

Denn auch hier greift das Pareto-Prinzip, wonach man mit 20% Einsatz bereits 80% des Erfolgs erreicht. Der letzte Schliff gehört nicht in die Besprechung, sondern ist Sache der Verantwortlichen oder einer allfälligen Arbeitsgruppe.

Punkt 9: Für jeden Punkt gibt es einen Verantwortlichen

Eine Besprechung macht nur dann Sinn, wenn die vereinbarten Punkte danach auch weiterverfolgt und umgesetzt werden. Du solltest also dafür sorgen, dass für jeden Punkt jemand verantwortlich ist. Wer macht was bis wann? Wer hat die Fäden in der Hand? Wer ist auch beteiligt?

Punkt 10: Die Besprechung wird vorbereitet

Eine gute und sorgfältige Vorbereitung auf beiden Seiten ist eigentlich eine Selbstverständlichkeit, wird in der Praxis aber nicht immer so gehandhabt. Die Unterlagen zur Besprechung sollten deshalb rechtzeitig und vollständig in Umlauf gebracht werden, damit sich die Teilnehmer auch gut vorbereiten können. Im Gegenzug sollten sich die Teilnehmer dann aber auch wirklich damit befassen und so dafür sorgen, dass die kurze Besprechungszeit auch effektiv genutzt wird.


Es heißt:

Ein Meeting ist der Ort, wo viele reingehen, aber nichts rauskommt…

Gelingt es dir, in deinem Unternehmen eine gute Kultur der Besprechungen zu pflegen, dann wirst du getrost sagen können:

Ein Meeting ist der Ort, wo wenige reingehen, aber sehr viel dabei rauskommt…

Ich kann dir dabei helfen!

Häufig hilft es, wenn jemand Externer einen prüfenden Blick auf deine Team-Produktivität und damit auch auf die Besprechungskultur in deinem Unternehmen wirft.

Genau diese Rolle kann ich einnehmen. Lass uns darüber sprechen, wie ich dich unterstützen kann. Mache jetzt ein kostenloses Infogespräch mit mir aus:

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Ivan Blatter

Über Ivan Blatter

Ich bin Personal Trainer für neues Zeitmanagement und zeige meinen Kunden, wie sie ihre Produktivität verdoppeln und mehr erreichen, ohne sich dabei auszulaugen.

Ich helfe einerseits Solopreneuren und Unternehmern, ihr persönliches Zeitmanagement zu verbessern, so dass sie ihr volles Potential umsetzen können für ein erfolgreiches Business mit mehr Freude und Motivation. Andererseits unterstütze ich Unternehmen dabei, die Produktivität ihrer Teams zu erhöhen und so die Ziele schneller zu erreichen.

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