Alles automatisch: Die bedingte Formatierung in Outlook

Outlook bietet mittlerweile so viele Möglichkeiten, dass wir viele nützliche Dinge schlicht übersehen oder nicht kennen. Dazu gehört zweifellos die bedingte Formatierung. Über die Ansichtseinstellungen können Sie nämlich Outlook anweisen, gewisse Elemente abhängig von bestimmten Kriterien anders darzustellen.

Was im letzten Satz so kompliziert klingt, ist in Wirklichkeit sehr einfach, wie ich Ihnen in diesem Artikel anhand des Kalenders an einem Beispiel zeige.

Termine in Outlook automatisch einfärben

Sie wissen vielleicht, dass Sie Ihre Termine im Kalender farbig anzeigen lassen können. Sie tragen die Farbe der Kategorie, zu der sie gehören. Gehört ein Termin zu mehreren Kategorien, trägt er die Farbe der zuletzt zugewiesenen Kategorie. Die Farben aller weiteren Kategorien werden auch angezeigt und zwar als kleine farbige Rechtecke unten rechts.

Das ist eine gute Möglichkeit, den Kalender visuell zu gestalten, besonders dann, wenn Sie sehr viele Termine haben. Allerdings müssen Sie dafür für jeden Termin manuell eine Kategorie vergeben.

Kategorien müssen Sie manuell vergeben. Mit der bedingten Formatierung hingegen können Sie Outlook anweisen, einen Termin z.B. nach Stichwort im Betreff automatisch einzufärben.

Hier ein Beispiel:

Nehmen wir an, Sie führen regelmässig Telefonkonferenzen. Die entsprechenden Termine beginnen mit dem Stichwort „TelKo“ im Betreff. Diese möchten Sie gerne blau anzeigen lassen. Dann haben Sie häufig Besprechungen, die Sie mit dem Kürzel „Bespr“ einleiten. Diese möchten Sie grün anzeigen lassen. Schliesslich haben Sie noch Meetings, die Sie gelb anzeigen lassen möchten.

Das alles lässt sich bequem mit der bedingten Formatierung erreichen.

  1. Wählen Sie in den Ansichtseinstellungen die „Bedingte Formatierung“.
  2. Fügen Sie eine Regel hinzu.
  3. Benennen Sie die Regel mit „TelKo“ (oder sonst einem guten Betreff) und wählen Sie als Farbe blau.
  4. Unter „Bedingung“ geben Sie bei „Suchen nach“ „TelKo“ ein. Dann wählen Sie bei „In“ „Nur im Feld Betreff“.
  5. Das war‘s schon. Bestätigen Sie mit OK, fügen Sie weitere Formatierungen hinzu oder bestätigen Sie alles mit OK.

Video über die bedingte Formatierung

Schauen Sie mir über die Schulter, wie ich diese Schritte in Outlook 2010 umsetze.

https://vimeo.com/216935773

Ein Hinweis ist noch nötig:
Gehört ein Termin zu einer Kategorie, hat die Farbe der Kategorie Vorrang vor der bedingten Formatierung. Entscheiden Sie sich also vorher, mit welcher Möglichkeit Sie arbeiten möchten, sofern Sie überhaupt farbliche Unterscheidungen wünschen.

Die bedingte Formatierung können Sie übrigens auch in den anderen Bereichen von Outlook einsetzen und beispielsweise alle Aufgaben mit einem Stichwort fett und rot anzeigen lassen.

Noch ein Wort zu den Abkürzungen im Beispiel (TelKo, Bespr,…): Mit diesem Tipp sparen Sie Zeit und Platz in der Anzeige. Es gibt vermutlich viele Termine in Ihrer Agenda, die gleicher Art sind, wie Telefonkonferenzen oder Besprechungen. Das müssen Sie ja nicht jedes Mal ausschreiben. Eine Abkürzung genügt hier.

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Ivan Blatter

Über Ivan Blatter

Ich bin Personal Trainer für neues Zeitmanagement und zeige meinen Kunden, wie sie ihre Produktivität verdoppeln und mehr erreichen, ohne sich dabei auszulaugen.

Ich helfe einerseits Solopreneuren und Unternehmern, ihr persönliches Zeitmanagement zu verbessern, so dass sie ihr volles Potential umsetzen können für ein erfolgreiches Business mit mehr Freude und Motivation. Andererseits unterstütze ich Unternehmen dabei, die Produktivität ihrer Teams zu erhöhen und so die Ziele schneller zu erreichen.

So einfach wie möglich, immer persönlich und individuell.

21 Gedanken zu “Alles automatisch: Die bedingte Formatierung in Outlook”

  1. Hallo, das ist ja alles wirklich hilfreich. Nur leider schreibe ich nicht in jedes Element „Meeting“ oder „Bespr“ in den Betreff.
    Im Outlook 2010 konnte man zwischen Terminen und Besprechungen z. B. noch unterscheiden, ob „erforderliche Teilnehmer“ ist leer oder nicht leer. Dadurch wurden Besprechungen z. B. blau und Termine (Dauer mind. 1 min) dann grün. Nur leider funktioniert diese Unterscheidung im Outlook 2013 nicht mehr. Wieso nicht?
    Ich habe eingestellt: Termin -> grün, wenn erforderliche Teilnehmer ist leer
    Besprechung -> blau, wenn erforderliche Teilnehmer ist nicht leer
    Doch alle Elemente werden immer blau markiert, auch wenn keine Teilnehmer eingeladen sind.
    So muss ich jeden Termin extra kategorisieren, damit er sich farblich unterscheidet. Leider kann ich die bedingte Formatierung nicht über ein bestimmtes Wort im Betreffe einstellen, da der Betreff immer anders lautet und so kurz wie möglich gehalten wird.
    Ich hoffe, hierfür gibt es eine simple Lösung. Vielen Dank schon jetzt.

    • Hmm, leider konnte ich nur Ihr Problem reproduzieren, habe aber keine Lösung so aus der Ferne.

      Gibt es irgendein anderes Kennzeichen, dass die Termine voneinander unterscheidet? Vielleicht haben Termine mit Teilnehmern eine Ortsangabe und die ohne nicht. Irgendetwas in die Richtung wäre hilfreich.

      • Hallo Herr Blatter,

        nein, leider nicht. Der einzige Unterschied ist eben, dass bei der Besprechung Personen eingeladen werden und beim Termin nicht. Betreff, Ortsangabe, Dauer immer unterschiedlich.
        Komischerweise werden Serientermine (ohne eingeladene Personen) grün gefärbt, so wie es bedingt formatiert ist.
        Das kuriose ist ja, dass es bei Outlook 2003 und 2010 funktioniert hat. Da wurden die Regeln serverseitig mit übernommen. Nach der Umstellung auf Outlook 2013 wurden die Regeln ebenfalls mit übernommen, nur eben dass diese eine Formatierung nicht mehr funktioniert. Der Rest tut es ja.
        Ich hab schon vieles durchexerziert, leider bisher ohne Erfolg.

        Vielen Dank!

        • Hmm, dann weiss ich auch grad nicht weiter. Ich behalte Ihr Problem aber im Hinterkopf und falls mir mal etwas über den Weg läuft, werde ich mich melden!

  2. Die bedingte Formatierung zeigt es im Gegensatz zu den Kategorien nur leider nicht in der Aufgabenleiste an.
    Gibt es eine Möglichkeit, dass die Formatierung mit angezeigt wird oder dass man stattdessen die Kategorien gleich automatisiert?

  3. Hallo Ivan,

    gibt es eine Möglichkeit die Antwort eines erforderlichen Teilnehmers in der bedingte Formatierung einzubringen.
    Ich würde gerne analog Feld Besprechungsstatus meiner „Zusagen“ auch die Zusagen eines Teilnehmer farblich gestalten.

    Im Termin selbst wird oben die Information … Von den eigelandenen Teilnehmern haben 1 zugesagt und 0 abgelehnt.

    Gruß
    Markus

    • Soweit ich das sehe, geht das nicht.

      Sie können zwar als Bedingung „Erfolderlicher Teilnehmer enthält Ivan Blatter“ nehmen, aber Sie können nicht sagen „…aber nur, wenn er zugesagt hat“.

  4. Hätte auch eine Frage diesbezüglich: – Ist es korrekt, dass die bedingte Formatierung eines einzelnen, geänderten Serienelementes nicht funktioniert?

    Beispiel:
    – Serientermine mit Betreff: „Mathe“
    – Ein Element wird abgeändert zu „Mathe Prüfung“
    – Bedingung „Wenn *Prüfung*, dann Rot“

    Funktioniert nicht! Funktioniert nur, wenn ganze Serie nach „Prüfung“ abgeändert wird.
    Interessanterweise kann man einem einzelnen, geänderten Serienelement auch keine Kategorie zuordnen!?

    Vielleicht hat ja jemand noch eine bessere Idee dazu?

    Vielen Dank
    Oliver

  5. Hallo Ivan,
    kann man die Einstellungen der bedingten Formatierung für ausgewählte oder alle Benutzer einheitlich setzen, also zentral auf dem Exchange-Server? So dass z.B. die ungelesenen Nachrichten in einer größeren Schriftart erscheinen.

    Viele Grüße
    Thomas

  6. Hallo Ivan,

    Vielleicht können Sie mir helfen.
    Ich versuche Termine einzufärben welche Text im Textfeld enthalten.
    Leider finde ich aber nicht die passende Feldbezeichnung.

    Viele Grüße,
    Gerald

    • Meinst du, wenn du etwas in das Notizfeld schreibst?

      Dann wähle einfach bei „Suchen in“ die Option „den Feldern ‚Betreff‘ und ‚Notizen'“.
      Alternative „häufig verwendeten Textfeldern“. Das klappt meistens!

  7. Danke für den Tipp… hat aber leider nicht geklappt.
    ja… ich vermute dass es das Notizfeld ist ->

    aber mit der Bedingung, ob Text vorhanden ist oder nicht, funktioniert es einfach nicht.

    • Ach so, du möchtest die Termine einfärben, wenn irgendetwas im Text steht. Jetzt verstehe ich.

      Das geht evtl. über den Reiter „Erweitert“ und dort über eine Abfrage. Hab’s aber nicht getestet.

      • genau, das wäre die Idee!

        Spiele mich inzwischen schon länger mit den erweiterten Einstellungen.
        Wo die vielversprechende Bedingung „ist leer“ oder „ist nicht leer“ zu finden ist.
        Nur auf welches Feld soll ich die anwenden??

  8. Hallo Herr Blatter, schön, Ihnen auf diesem Weg mal wieder zu begegnen *wink*.

    Ich fand in einem Video (hier: https://youtu.be/5q22BwA7XuU) den Hinweis, dass IHR Hinweis spätestens mit der Version Outlook 2013 hinfällig zu sein scheint, dass wir uns bei der Arbeit mit bedingter Formatierung in Outlook zwischen Kategorisierung und bed. Formatierung entscheiden müssen. Vielleicht nehmen Sie das noch mit auf in den Hinweis?

    Herzliche Grüße
    Veronika Kaiser

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