Selbst mit gutem Zeitmanagement kann es vorkommen, dass wir nicht alles schaffen. Mit der Zeit stapeln sich die unerledigten Aufgaben und es kommen ständig neue hinzu. Es entsteht ein Arbeitsrückstand.
Wie kann man diesen Arbeitsrückstand nun wieder abbauen?
Grundprinzip
Ein Arbeitsrückstand kann mit Schulden verglichen werden. Genau wie diese kann man ihn auch nach der folgenden Anleitung abbauen:
- Sie sorgen dafür, dass der Rückstand nicht wächst.
- Sie tragen ihn Schritt für Schritt ab. Das mag dauern, ist jedoch der sicherste und nachhaltigste Weg.
Der erste Schritt ist nicht ganz einfach umzusetzen. Es kann ja tatsächlich sein, dass Sie über längere Zeit deutlich mehr Aufgaben erhalten, als Sie erledigen können. Dann können Sie mit einem guten Zeitmanagement allerdings auch nicht mehr viel herausholen. Denn dann kommen Sie um ein Gespräch mit dem Chef nicht herum oder Sie müssen einen neuen Mitarbeiter einstellen.
In den anderen Fällen – also wenn sich nur temporär ein Arbeitsrückstand angesammelt hat – hilft ein gutes Zeitmanagement sehr wohl.
Lassen Sie sich vom Motto leiten: Ausdauer schlägt heroische Einzelaktionen. Immer.
Ausdauer schlägt heroische Einzelaktionen. Immer.
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Die drei Schritte, um einen Arbeitsrückstand abzubauen
- System für neue Aufgaben optimal einrichten: Sie müssen zuerst sicherstellen können, dass Sie neue Aufgaben bewältigen können. Dazu muss Ihr Zeitmanagement bereits eingerichtet sein und funktionieren. Was ein funktionierendes Zeitmanagement heißt, erklärt das Anti-Zeitmanagement. (Zugegeben, der letzte Satz ist sprachlich misslungen…)
- Rückstand isolieren: Ein Arbeitsrückstand demotiviert. Natürlich müssen Sie diese Aufgaben auch erledigen. Solange Sie sie jedoch sehen, steigt Ihre Unlust und Ihr schlechtes Gewissen. Räumen Sie deshalb jeden Hinweis auf den Rückstand weg: Im Fall von E-Mails erstellen Sie einen neuen Ordner z.B. mit dem Namen „Altlasten“ und verschieben alle E-Mails aus dem Posteingang hierhin. Stapeln sich die unerledigten Aufgaben auf Ihrem Tisch, dann verstecken Sie die Stapel im Schrank oder hinter der Türe. Hat Ihre Aufgabenliste kein Ende, dann beginnen Sie mit einer neuen. Vorsicht: Stellen Sie aber sicher, dass Sie keine Termine vergessen!
- Rückstand Schritt für Schritt abtragen: Der eigentliche Arbeitsrückstand kann so ab jetzt nur noch kleiner werden. Sie haben ihn ja im zweiten Schritt isoliert, somit dürfen Sie keine neuen Aufgaben mehr hinzufügen. Das wiederum bedeutet, dass Sie alle neuen Aufgaben erledigen, ohne einen neuen Rückstand aufzubauen. Zusätzlich erledigen Sie alle dringenden Aufgaben aus dem Rückstand bzw. diejenigen mit einem Termin.
Dann reservieren Sie sich täglich (!) frühmorgens eine bestimmte Zeit, zu der Sie Ihren Arbeitsrückstand systematisch abbauen. Das ist das Erste, was Sie morgens tun. Die Zeitspanne ist dabei am besten immer gleich, damit Sie sich daran gewöhnen, und damit Sie wissen, dass sie ein Ende hat. Ich empfehle Ihnen, je nach Größe des Rückstandes täglich eine halbe bis maximal eine Stunde für den Abbau des Arbeitsrückstandes zu reservieren. Anschließend bearbeiten Sie nur noch die neuen Aufgaben.
Haben Sie wider Erwarten plötzlich nichts mehr zu tun, können Sie selbstverständlich weiter den Rückstand abbauen.
Weshalb ist es wichtig, den Rückstand frühmorgens abzubauen? Ganz einfach: Tagsüber werden Sie von anderen Aufgaben und Unterbrechungen absorbiert. Da sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass Sie Ihren Rückstand auch wirklich täglich ein wenig abbauen.
Mit diesen drei einfachen Schritten gelingt es Ihnen, den Arbeitsrückstand nach und nach abzubauen. Nicht von heute auf morgen, aber Schritt für Schritt, bis er weg ist.
