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Die meisten Probleme im Zeitmanagement brocken wir uns selbst ein.

Wenn wir schlecht organisiert sind, sollten wir nicht mit dem Finger auf den Chef, die Kunden, die Kollegen oder die Wirtschaft zeigen.

Vergiss nicht: Wenn wir mit dem Finger auf jemanden zeigen, zeigen ziemlich viele unserer anderen Finger auf uns selbst.

Das Gute daran: Wir können hier und jetzt die Entscheidung treffen, unser Zeitmanagement zu verbessern. Die Fäden für eine höhere Produktivität und eine bessere Arbeitsorganisation liegen in unserer Hand!

Angst etwas zu verpassen
© Ivan Blatter

Angst, etwas zu verpassen

Ein Grund, weshalb wir nicht alles aus uns herausholen, liegt häufig in der Angst, etwas zu verpassen.

Vor einiger Zeit ließ sich eine Kundin während eines Coachings ständig durch Anrufe und E-Mails unterbrechen. Das war ärgerlich und hat mich in meiner Arbeit massiv eingeschränkt.

Ich frage sie dann, was eigentlich geschehen würde, wenn sie während dieser einen Coaching-Stunde Anrufe nicht beantworten würde. Ihre Antwort:

Wahrscheinlich gar nichts. Meine Mitarbeiter wissen sich schon zu helfen.

Genau das war der Punkt: Mitarbeiter sind meistens kreativer (im Guten und im Schlechten), als man als Chef annimmt.

In diesem Beispiel hat die Kundin ihre Mitarbeiter auch entsprechend „trainiert“: Wenn sie natürlich bei jeder Gelegenheit Anrufe beantwortet und sofort auf E-Mails reagiert, dann verhalten sich ihre Mitarbeiter entsprechend, fragen bei jeder kleinen Frage sofort nach und erwarten sofort eine Antwort.

Das ist weder gut noch schlecht, sondern so funktionieren wir Menschen einfach. Aus der Sicht meiner Kundin war das aber fatal: Sie kann sich nicht auf ihre Aufgaben konzentrieren und lässt sich ständig unterbrechen.

Das ist ein kleines Beispiel dafür, wie wir uns aus einer falschen Angst selbst Steine in den Weg legen. Die Kundin hatte den Eindruck, sie müsse immer verfügbar sein (was man als Führungskraft unter keinen Umständen sein sollte!), sonst würde der Betrieb stoppen.

Das ist auch eine Form der Angst, etwas zu verpassen.

Kennst du diese Angst, etwas zu verpassen?

Ich zumindest kenne sie. Hier sind ein paar weitere Beispiele, mit denen ich auch als Produktivitätstrainer umgehen lernen muss:

  • Ablenkungen: Hinter vielen Ablenkungen (also bei „selbstgemachten“ Unterbrechungen) steht die Angst, etwas zu verpassen. Doch eigentlich verpasst man nur eines: Sein eigenes Ziel oder seine Vision zu erreichen. Halte dir deshalb ständig die Frage vor Augen: Bringt mich das, was ich genau jetzt tue, meinem wichtigsten Ziel näher?
  • Anrufe in Sitzungen beantworten: Sorry, aber das ist einfach nur unanständig. Die Steigerung: Rasch ins Handy zischen: „Ich kann grad nicht, ich bin in einer Sitzung.“ Auf diese Information wäre der Anrufer vermutlich von selbst gekommen, wenn du das Gespräch nicht entgegen genommen hättest. Ja, es gibt Notfälle. Ja, es gibt Positionen/Situationen, wo man immer erreichbar sein muss. Das sind aber die ganz großen Ausnahmen und kommen sicher nicht jede Woche vor. Wenn du auch in Sitzungen Anrufe beantwortest, zeigt das nur, wie schlecht du organisiert bist.
Wenn du auch in Sitzungen Anrufe beantwortest, zeigt das nur, wie schlecht du organisiert bist.
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  • Zielloses Surfen: Surfen im Internet macht Spaß – wenn man sich selbst Grenzen setzt. Stundenlanges Surfen, weil man immer noch etwas Interessantes entdeckt, führt höchstens zur Überforderung und am Schluss ist man genauso schlau wie vorher.
  • E-Mails: E-Mails sind wichtig, doch sollen sie nicht unser Leben bestimmen. Deklariere, kommuniziere und lebe glasklar, welche Rolle E-Mails in deinem Arbeitsleben spielen. Bei mir war und ist beispielsweise immer klar: In dringenden Fällen muss man mich anrufen. Ich lese E-Mails regelmäßig, aber nicht ständig. Das bewährt sich sehr, da man E-Mail generell viel schneller abarbeitet, wenn man das am Stück macht.
  • Nachrichten/News: Schön, wenn du informiert sein willst. Aber musst du dazu tatsächlich unzählige Zeitungen, Webseiten und sonstige Nachrichten lesen?
  • Soziale Netzwerke: Tolle Sache, wenn mit Maß genossen. Auch hier gilt: Setz dir unbedingt und bewusst Grenzen.
  • Blogs: Auch hier wiederum: Blogs sind großartig. Doch Hand aufs Herz: Arbeitest du wirklich produktiver, wenn du 50 Blogs zum Thema Zeitmanagement und Produktivität liest? Eigentlich genügt ja nur ein Blog – an welches ich denke, weißt du. :-)

Lass dich nicht bremsen

Lass die Angst, etwas zu verpassen, nicht zu. Du wirst schon nichts verpassen. Was wichtig ist, wird nicht an dir vorbei gehen.

Hab lieber Angst davor, deine Ziele nicht zu erreichen und deine Vision nicht zu leben. Hier steckt nämlich die eigentliche Gefahr.

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