7 Tipps für einen leeren Kopf

Das System „Getting Things Done“ (GTD) hat einen wahren Siegeszug in der Welt der Produktivität angetreten. Besonders unter Bloggern ist GTD beliebt. Meiner Meinung nach liegt der Erfolg von GTD in zwei Dingen: im konsequenten Leeren des Kopfes und in den Kontextlisten. Besonders das Leeren des Kopfes hat mir die grösste Erleichterung gebracht. Für diejenigen, die GTD noch nicht kennen: David Allen, der Erfinder von GTD, schlägt vor, jeden Gedanken, jede Aufgabe, jede Idee, einfach alles, was einem durch den Kopf schwirrt, sofort festzuhalten, damit es nicht verloren geht. Ansonsten ist die Gefahr gross, dass es auf Nimmerwiedersehen verschwindet. Deshalb notiere ich alles, was mir einfällt. Doch bevor ich soweit war, musste ich ein paar Entscheidungen treffen. Was ich daraus gelernt habe, steht in den folgenden 7 Tipps:

7 Tipps für einen leeren Kopf

  1. Einfache Hilfsmittel: Wichtig ist, dass das Hilfsmittel einfach ist. Es muss immer und schnell verfügbar sein. Ausserdem muss man möglichst rasch etwas notieren können. Das spricht für Papier. Meiner Meinung nach dauert es mit einem PDA oder dem Handy zu lange. Dort ist die Gefahr gross, bald nicht mehr alles zu notieren, weil es zu lange dauert oder zu mühsam ist. Es gibt Menschen, die damit zurecht kommen. Ich nicht. Aber das muss jeder für sich selber herausfinden.
  2. Portable Hilfsmittel: Ein Hilfsmittel muss immer verfügbar sein. Also muss es portabel sein. Ich nehme mein Notizbuch überall hin mit, auch wenn ich nur schnell einen Brief einwerfen gehe.
  3. Geklonte Hilfsmittel: An Orten, wo man sich oft aufhält (zu Hause, im Büro), kann man mehrere Hilfsmittel verteilen. Für diesen Zweck habe ich kleine Notizblöcke in der ganzen Wohnung verteilt: Beim Esstisch, beim Computer, neben dem Bett usw. Wenn ich also zu Hause bin und mir etwas einfällt, habe ich mit grosser Wahrscheinlichkeit in Armlänge einen Notizblock und etwas zu schreiben.
  4. Hilfsmittel, die Spass machen: Meistens muss man sich ein wenig austricksen, dass man wirklich immer alles gleich notiert. Ein Trick ist, sich Hilfsmittel einzurichten, welche man gerne benutzt. Beim einen ist es der PDA, beim anderen das edle Moleskine-Notizbuch mit einem schönen Stift. Hauptsache man liebt es, damit zu arbeiten.
  5. Abkürzungen: Es sind eure Hilfsmittel, deren Inhalt nur ihr verstehen müsst. Benutzt also fleissig eure persönlichen Abkürzungen. Hauptsache es erleichtert euch das Notieren.
  6. Ein System für alles: Am besten entscheidet man sich für ein System, Ideen festzuhalten und zu verwalten. Die Gefahr, sich zu verzetteln, ist sehr gross, wenn man Ideen mal auf Papier, mal im Computer, mal auf dem Handy und mal auf dem Palm notiert. Je mehr Systeme man benutzt, desto eher vergisst man, alle Systeme dann auch weiter zu verarbeiten. Ich notiere ausschliesslich auf Papier und verwalte dann meine Ideen auf dem Computer.
  7. Weiterverarbeiten: Das Notieren macht nur dann Sinn, wenn man die Notizen auch weiter verarbeitet. Einmal täglich ist das Minimum. Ideen kommen in die Ideenverwaltung, Aufgaben auf die Aufgabenliste, Besorgungen auf die Einkaufsliste usw. Nehmt jeden Notizzettel genau einmal in die Hand und entscheidet, was damit geschehen soll.

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Ivan Blatter

Über Ivan Blatter

Ich bin Personal Trainer für neues Zeitmanagement und zeige meinen Kunden, wie sie ihre Produktivität verdoppeln und mehr erreichen, ohne sich dabei auszulaugen.

Ich helfe einerseits Solopreneuren und Unternehmern, ihr persönliches Zeitmanagement zu verbessern, so dass sie ihr volles Potential umsetzen können für ein erfolgreiches Business mit mehr Freude und Motivation. Andererseits unterstütze ich Unternehmen dabei, die Produktivität ihrer Teams zu erhöhen und so die Ziele schneller zu erreichen.

So einfach wie möglich, immer persönlich und individuell.

5 Gedanken zu “7 Tipps für einen leeren Kopf”

  1. Soweit so gut. Ich habe auch immer mein Spiralnotizbüchlein A7 dabei und notiere (fast) alles, was ich ansonsten wieder vergesse. Aber dort drin bleibt es dann – und manchmal stosse ich erst wieder darauf, wenn die Sache verpasst ist.

    Womit soll man aber die Gedanken weiterverarbeiten? Ich versuchte simplegtd.com, kam aber bisher mit den Optionen nicht klar. Insbesondere fehlt mir dort die Terminierung.

    Wäre vielleicht was für einen weiterführenden Artikel?

    Gruss aus dem Berner Oberland,
    Martin

  2. @Martin: Die Sache hat zwei Seiten: Einerseits das Notieren – was bei Dir ja klappt -, andererseits das Weiterverarbeiten. Viele scheitern beim Weiterverarbeiten. Dazu braucht es zuerst einmal die Gewohnheit, das regelmässig zu tun, aber man muss sich auch gut überlegen, wie man die Gedanken dann ablegt. Bei Aufgaben oder Besorgungen ist es einfach: Umformuliert als nächster Schritt auf die jeweilige Kontextliste. Aber was ist mit Ideen oder Zitaten oder Auszügen aus Zeitschriften/Internet/Büchern? Eine Liste „Irgendwann/Vielleicht“ – wie GTD vorschlägt – greift hier zu kurz. Es braucht vielmehr eine Ideenverwaltung.

    Den optimalen Aufbau habe ich für mich auch noch nicht gefunden, aber aus den paar Dingen, die ich gelernt habe, kann ich durchaus einen Beitrag machen. Steht auch schon länger in meiner Beitragsideen-Liste. :-)

  3. Hallo allerseits,

    bezüglich Ablage von Ideen, Zitaten etc. schwor Niklas Luhmann ja auf seinen Zettelkasten (der nach seinem Tod den Umfang einer LKW-Ladung hatte – das waren eben noch echte papierne Zettel!). Es gibt dazu inzwischen diverse Computerlösungen. Aber leider habe ich mein „perfektes“ Sytem auch noch nicht gefunden.

    Viele Grüße aus Berlin, Sabrina

  4. @Sabrina: Mit dem System von Luhmann habe ich auch gearbeitet, v.a. als ich noch wissenschaftlich arbeiten musste. Ich habe dabei synapsen benutzt, ein platform-übergreifendes Programm. Schlussendlich bin ich wieder davon weg gekommen, da ich Informationen auch noch in Jahren oder Jahrzehnten abrufen möchte (z.B. Zusammenfassungen von Büchern) und skeptisch bin, ob es dann „mein“ Programm noch gibt. Und doppelt (analog und digital) möchte ich mein Archiv auch nicht führen.

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