Das System „Getting Things Done“ (GTD) hat einen wahren Siegeszug in der Welt der Produktivität angetreten. Besonders unter Bloggern ist GTD beliebt. Meiner Meinung nach liegt der Erfolg von GTD in zwei Dingen: im konsequenten Leeren des Kopfes und in den Kontextlisten. Besonders das Leeren des Kopfes hat mir die grösste Erleichterung gebracht. Für diejenigen, die GTD noch nicht kennen: David Allen, der Erfinder von GTD, schlägt vor, jeden Gedanken, jede Aufgabe, jede Idee, einfach alles, was einem durch den Kopf schwirrt, sofort festzuhalten, damit es nicht verloren geht. Ansonsten ist die Gefahr gross, dass es auf Nimmerwiedersehen verschwindet. Deshalb notiere ich alles, was mir einfällt. Doch bevor ich soweit war, musste ich ein paar Entscheidungen treffen. Was ich daraus gelernt habe, steht in den folgenden 7 Tipps:
7 Tipps für einen leeren Kopf
- Einfache Hilfsmittel: Wichtig ist, dass das Hilfsmittel einfach ist. Es muss immer und schnell verfügbar sein. Ausserdem muss man möglichst rasch etwas notieren können. Das spricht für Papier. Meiner Meinung nach dauert es mit einem PDA oder dem Handy zu lange. Dort ist die Gefahr gross, bald nicht mehr alles zu notieren, weil es zu lange dauert oder zu mühsam ist. Es gibt Menschen, die damit zurecht kommen. Ich nicht. Aber das muss jeder für sich selber herausfinden.
- Portable Hilfsmittel: Ein Hilfsmittel muss immer verfügbar sein. Also muss es portabel sein. Ich nehme mein Notizbuch überall hin mit, auch wenn ich nur schnell einen Brief einwerfen gehe.
- Geklonte Hilfsmittel: An Orten, wo man sich oft aufhält (zu Hause, im Büro), kann man mehrere Hilfsmittel verteilen. Für diesen Zweck habe ich kleine Notizblöcke in der ganzen Wohnung verteilt: Beim Esstisch, beim Computer, neben dem Bett usw. Wenn ich also zu Hause bin und mir etwas einfällt, habe ich mit grosser Wahrscheinlichkeit in Armlänge einen Notizblock und etwas zu schreiben.
- Hilfsmittel, die Spass machen: Meistens muss man sich ein wenig austricksen, dass man wirklich immer alles gleich notiert. Ein Trick ist, sich Hilfsmittel einzurichten, welche man gerne benutzt. Beim einen ist es der PDA, beim anderen das edle Moleskine-Notizbuch mit einem schönen Stift. Hauptsache man liebt es, damit zu arbeiten.
- Abkürzungen: Es sind eure Hilfsmittel, deren Inhalt nur ihr verstehen müsst. Benutzt also fleissig eure persönlichen Abkürzungen. Hauptsache es erleichtert euch das Notieren.
- Ein System für alles: Am besten entscheidet man sich für ein System, Ideen festzuhalten und zu verwalten. Die Gefahr, sich zu verzetteln, ist sehr gross, wenn man Ideen mal auf Papier, mal im Computer, mal auf dem Handy und mal auf dem Palm notiert. Je mehr Systeme man benutzt, desto eher vergisst man, alle Systeme dann auch weiter zu verarbeiten. Ich notiere ausschliesslich auf Papier und verwalte dann meine Ideen auf dem Computer.
- Weiterverarbeiten: Das Notieren macht nur dann Sinn, wenn man die Notizen auch weiter verarbeitet. Einmal täglich ist das Minimum. Ideen kommen in die Ideenverwaltung, Aufgaben auf die Aufgabenliste, Besorgungen auf die Einkaufsliste usw. Nehmt jeden Notizzettel genau einmal in die Hand und entscheidet, was damit geschehen soll.
