Wie entscheidest du, was Priorität hat?

In meinem kostenlosen Erstgespräch, der Zeit-Lupe, stelle ich meinen Gesprächspartnern immer drei Fragen und lasse sie eine kleine Selbsteinschätzung machen. Bei einer dieser Fragen geht es immer um die Prioritäten und meistens stellt sich heraus, dass sie die Prioritäten nicht wirklich klar haben.

Auch bei meinen Workshops, wo die Teilnehmer jeweils angeben können, welche Themen ihnen Probleme machen und die sie gerne behandeln möchten, ist das Thema „Prioritäten setzen“ praktisch immer auf Platz 1. 

Theoretisch ist es ja ganz einfach, herauszufinden, was Priorität hat. Eigentlich musst du nur die Frage beantworten „Was will ich?“ und das hat dann Priorität. Doch im wahren Leben ist das nicht immer ganz so simpel. Oft funkt uns da nämlich die Dringlichkeit dazwischen und stellt sich vor die Wichtigkeit einer Sache. Dann ist es plötzlich nicht mehr so einfach mit den Prioritäten.

Nach der Eisenhower-Matrix lässt sich alles in „dringend“ und in „wichtig“ einordnen. Wir neigen dazu, Dingen, die dringend sind, auch automatisch Wichtigkeit zuzusprechen. Aber nicht alles Dringende ist automatisch auch wichtig. Dringendes macht einfach mehr Lärm und so kümmern wir uns meistens zuerst um die Dinge, die „Hallo, hier!“ schreien. 

Und genau hier beginnt das große Elend. Wenn ich meine Prioritäten nicht klar habe und mich nur nach der Dringlichkeit richte, bin ich im berühmten Hamsterrad. Dann arbeite ich entweder für die Ziele von anderen oder ich lasse mich einfach vorwärts treiben durch diese schreienden Dinge. 

Selbstverständlich gibt es dringende Dinge, die wichtig sind und sofort oder zeitnah erledigt werden müssen. Aber nicht alles, was dringend daher kommt, ist eben tatsächlich auch wichtig. Dessen sollten wir uns immer bewusst sein.

Woran erkennst du, ob etwas wichtig ist?

Das ist keine einfache Frage. Um dieser Frage nachspüren zu können, müssen wir uns einiger Hilfsfragen bedienen.

Wir können uns fragen:

• Was will ich überhaupt?
• Was will ich weiterhin?
• Was will ich nicht mehr?
• Warum will ich das?

Diese Fragen helfen uns, unseren Kriterien für Prioritäten auf die Schliche zu kommen. Dabei ist „Warum?“ immer die wichtigste Frage. Wir sprechen hier von der „Warum-Kraft“. Kennst du dein „Warum“, wird dich dieses vorwärts treiben in deinem Tun.

Häufig sind es unsere Ziele, die uns helfen, die Wichtigkeit und damit die Prioritäten zu erkennen. Häufig sind es auch Werte, die auf eine gewisse Wichtigkeit hindeuten. 

Es lohnt sich in jedem Fall der Frage nachzuspüren, woran du erkennst, ob dir etwas wichtig ist oder nicht und welche Konsequenzen das für dich haben kann. Denn manchmal meinen wir auch nur, dass uns etwas wichtig ist und streben danach. Wenn wir aber etwas genauer hinschauen, merken wir plötzlich, dass wir die Konsequenz davon genau genommen gar nicht wollen. Solche Situationen erlebe ich immer wieder bei meinen Coaching-Kunden.

Was bedeutet „wichtig“?

So wichtig es ist, Prioritäten überhaupt zu setzen und dies richtig zu tun, darf man das Ganze aber auch nicht allzu hoch aufhängen. Die Wichtigkeit ist nämlich häufig sehr relativ. Eigentlich gibt es nur ganz wenige Dinge im Leben, die absolut wichtig sind. Gesundheit und Familie gehören da sicher dazu. 

Ganz viele andere Dinge, vor allem auch im Businessalltag, sind nicht absolut wichtig, sondern nur wichtiger als etwas anderes. Hier ist die Wichtigkeit also relativ. Projekt xy hat im Moment Priorität, weil die Deadline naht, Kunde xy ist im Moment aus diesem oder jenem Grund am wichtigsten etc.

Stell dir das folgendermaßen vor: Wir haben verschiedene Bälle, mit denen wir jonglieren. Wir sollten diese alle in der Luft halten. Manchmal sind es ein paar Bälle zu viel, dann sind wir überfordert. Manchmal sind es ein paar Bälle zu wenig, dann wird es langweilig. 

Einige Bälle sind aus Gummi. Lassen wir diese zu Boden fallen, springen sie wieder hoch. Wir bekommen das deutlich zu spüren, wenn sie uns ins Gesicht schnellen, aber sie gehen nicht kaputt. Viele Aufgaben im Geschäftsalltag gehören hierhin. Wenn du dich nicht darum kümmerst oder eine Deadline abläuft, holt dich das ziemlich schnell wieder ein. Das kann weh tun, wird dich aber nicht gerade in den Grundfesten erschüttern. 

Dann gibt es aber andere Bälle und die sind aus Glas. Fällt ein solcher runter, geht er kaputt. Hier gehört die Gesundheit dazu oder die Familie. Wenn du solche Dinge vernachlässigst, dann kann sehr viel dabei kaputt gehen. Deshalb ist es wichtig, diesen Bällen besondere Sorge zu tragen und sie zu schützen. Hier liegt die absolute Wichtigkeit.

Bei der Wichtigkeit spielt auch der zeitliche Faktor eine Rolle. Dinge, die eine absolute Wichtigkeit haben, sind immer wichtig. Dinge, die eine relative Wichtigkeit haben, sind momentan wichtig. Das kann ein Projekt, ein Kunde, eine Gewohnheit etc. sein. 

Was du heute priorisierst, ist nicht in Stein gemeißelt und gilt für immer und ewig. Sondern es ist eine Momentaufnahme von etwas, das dir jetzt am wichtigsten ist, das aber auch ändern kann und darf.

Was du nicht mehr willst, ist ebenso wichtig

Meistens fragt man sich ja, was man will, was einem wichtig ist und warum. Der umgekehrte Weg ist aber ebenso stark. 

Überlege dir doch mal ganz bewusst, was du nicht mehr willst. Oder geh noch weiter und frage dich: „Was passiert eigentlich, wenn ich xy nicht mache?“, „Was geschieht, wenn ich diese Aufgabe, die schon seit Wochen auf meiner To-do-Liste steht, nicht erledige?“, „Was geschieht, wenn ich dieses Projekt hier nicht rechtzeitig zum Abschluss bringe?“ 

Die Beantwortung solcher Fragen gibt dir sehr schnell einen Hinweis, wie wichtig diese Sache in Tat und Wahrheit ist. Und es kann gut sein, dass bei etwas, das du immer vor dich herschiebst und eigentlich nicht machen willst, erkennst, wie wichtig es doch für dich ist. Erkennst du dann diese Wichtigkeit, wirst du diese Sache auch mit einem anderen Drive angehen.

Im Gegenzug wirst du erkennen, dass es Dinge gibt, die du getrost beiseite lassen kannst, weil sie tatsächlich keine wichtigen Konsequenzen haben.

Und jetzt?

Jetzt hast du wahrscheinlich mehr Fragen als Antworten. Aber das ist gut so. Im Zeit- und Selbstmanagement gibt es immer wieder Dinge, die muss man etwas mit sich herumtragen, damit sie wirken können.