Will man in einer Gruppe bestimmte Themen besprechen, alle informieren und gemeinsam das weitere Vorgehen festlegen, trifft man sich landläufig in einem Meeting. Und beim Thema „Meeting“ hat man dann automatisch ein Bild vor Augen: eine Gruppe trifft sich zu einem bestimmten Zeitpunkt in einem realen oder virtuellen Raum und tauscht sich aus.
Ist das zwangsläufig so? Müssen Besprechungen so ablaufen?
Im folgenden will ich dir zeigen, welche Besprechungen synchron stattfinden müssen und welche du durch eine asynchrone Form ersetzen solltest, weil diese Form sich einfach viel besser dafür eignet.
Es ist ein offenes Geheimnis, dass ich kein großer Freund von Meetings bin. Ich mag den Automatismus, der dahinter steckt, nicht. Es ist nicht automatisch zweckdienlich, wenn die Mitarbeiter von ihrer Arbeit weggetrommelt werden, weil eine gemeinsame Besprechung das nächstliegendste Mittel ist.
Damit bindet man sehr viele Ressourcen des eigenen Unternehmens, nämlich in Form von Mitarbeitern, und je nachdem zusätzlich auch noch die Ressourcen von Externen (Kunden, Geschäftspartnern etc.), um ein spezifisches Problem zu lösen, zu dem meist nicht mal alle etwas beizutragen haben.
Das kann sehr teuer sein. In dieser Zeit sind diese Besprechungsteilnehmer gebunden und können nichts wirklich Produktives tun. Insofern kostet jedes Meeting Geld – ein Gedanke, den man immer im Hinterkopf behalten sollte (Mehr dazu in meinem Artikel „10 Punkte, die du bei Besprechungen beachten solltest“).
Selbst wenn ich kein großer Freund von Meetings bin, sind Meetings nicht grundsätzlich schlecht. Sie sind höchstens falsch organisiert, schlecht durchgeführt und häufig überstrapaziert. Meiner Meinung nach sollten Besprechungen eigentlich erst dann durchgeführt werden, wenn die anderen Möglichkeiten nicht greifen, nicht passen, nicht zweckführend sind.
Welche anderen Mittel gibt es denn nun aber? Hier kommt nun die Unterscheidung zwischen „synchron“ und „asynchron“ ins Spiel.
Synchrone und asynchrone Kommunikation
Die synchrone Kommunikation erfordert, dass die Senderin und der Empfänger einer Botschaft gleichzeitig kommunizieren. Beispiele: Telefon, gemeinsame Besprechung.
Bei der asynchronen Kommunikation hingegen kann der Sender eine Nachricht abschicken und die Empfängerin liest oder beschäftigt sich mit dieser Nachricht, wann sie Zeit dafür findet oder sich Zeit nimmt. Beispiele: klassische Briefe, E-Mails.
Dann gibt es aber noch eine hybride Kategorie, die irgendwo zwischen synchron und asynchron liegt. Hier schreibt der Sender etwas und erwartet eine rasche Antwort, ohne dass die Senderin aber umgehend darauf reagieren muss. Beispiele: Chat-Tools wie Microsoft Teams, Slack, iMessage etc..
Die meisten Unternehmen sind nach wie vor sehr der synchronen Seite zugeneigt und bevorzugen für ihre Absprachen synchrone Kommunikationsmittel, also Telefonanrufe, Video- oder Telefonkonferenzen und eben Meetings. Das ist schade, denn die asynchrone Kommunikation hat viele Vorteile.
Asynchrone Kommunikation ist viel flexibler und alle Beteiligten behalten die Kontrolle über die eigene Zeit. Der Sender schreibt die E-Mail, wann es ihm gut passt und der Empfänger liest diese, wenn er sich Zeit dafür nehmen will und kann. Hier können beide Seiten ihre Zeit so einteilen, wie es für sie optimal ist.
Asynchrone Kommunikation ist in der Regel auch viel leichter zu archivieren und durchsuchbar. Bei der synchronen Kommunikation ist das nicht möglich. Dafür ist die synchrone Kommunikation natürlich sehr schnell. Ich bekomme sofort eine Antwort auf meine Frage und kann weiter arbeiten – dafür habe ich dich aber dann bei deiner Arbeit unterbrochen. Die Kehrseite der Medaille.
Wir können wertfrei festhalten: Sowohl die synchrone wie auch die asynchrone Kommunikation haben ihre Vor- und Nachteile. Es ist gut, dass es beide Formen gibt und wir die Möglichkeit haben, je nachdem das Mittel zu wählen, das am besten zu unserem Ziel passt.
Soll ich ein synchrones oder ein asynchrones Kommunikationsmittel wählen?
Meine Empfehlung ist klar: Asynchron ist immer das erste Mittel der Wahl.
Gerade Besprechungen sollten standardmäßig asynchron sein, außer es gibt einen sehr triftigen Grund – für dich und alle Teilnehmer -, das Meeting synchron durchzuführen.
Wir leben heute in einer Meetingkultur, wo der Schritt, zu einem Meeting einzuladen, ein sehr kleiner ist. Eine Besprechung zu organisieren, kommt uns am schnellsten in den Sinn und die Technik macht da problemlos mit. Ein paar Klicks und die Kalendereinladung ist verschickt.
Es braucht daher schon eine kleine Anstrengung, das Ganze mal umzudrehen und diese Besprechungen eben nur dann synchron durchzuführen, wenn es wirklich sehr gute Gründe dafür gibt.
Natürlich eignet sich nicht jede Absprache für die asynchrone Form, einige aber eben schon.
Was sich für die asynchrone Form gut eignet
Ankündigungen
Wenn es nicht absolut darauf ankommt, dass alle zu einem ganz bestimmten Zeitpunkt, eine Information erhalten, spricht nichts dafür, für eine Ankündigung die halbe Belegschaft oder auch nur dein Team zu einer bestimmten Zeit in einen bestimmten Raum zu beordern.
Für Ankündigungen eignet sich die asynchrone Form viel besser.
Habt ihr einen firmeninternen Newsletter und hast du den Eindruck, dass der nicht gelesen wird? Denkst du, dass es deshalb besser wäre, die Infos in ein synchrones Meeting zu packen? Das kann sein, muss aber nicht. Nur weil jemand physisch anwesend ist, bedeutet das noch lange nicht, dass er auch geistig voll da ist, alles mitbekommt und speichert. Gerade wenn ein Meeting lange dauert und voll gepackt ist mit Informationen, darf man es den Teilnehmern nicht verübeln, wenn sie mal dazwischen abschalten.
Wenn du deine Ankündigungen hingegen asynchron machst, dann hast du schwarz auf weiß, dass du die Ankündigung gemacht hast und alle die Information erhalten haben. Ob sie jemand liest und zur Kenntnis nimmt, liegt außerhalb deines Verantwortungsbereiches. Du kannst jedoch die Rezeption der Ankündigung wahrscheinlicher machen, indem du diese besonders leserfreundlich gestaltest (Zwischentitel, Wichtigstes fett formatiert, Gliederung mit Aufzählungszeichen etc.).
Status-Updates
Nicht nur Ankündigungen funktionieren asynchron besser, auch Status-Updates. Status-Updates in Meetings machen dann Sinn, wenn wirklich alle Teilnehmenden diese Informationen für ihre Arbeit brauchen. Das ist in der Praxis aber leider selten der Fall. Meistens führen solche Status-Updates dann einfach zu noch längeren Meetings und damit zu längerer Ressourcenbindung.
Deshalb rate ich auch hier, solche allgemeinen Status-Updates schriftlich zu machen, z.B. in Microsoft Teams oder einem ähnlichen Tool. Dann kann sich jeder die Informationen durchlesen, die für sein Gebiet auch relevant sind oder die ihn interessieren.
Bist du Führungskraft und benötigst du ein gezieltes Status-Update bei einem Projekt, weil du vielleicht danach ein Kundengespräch hast, dann sieht die Sache natürlich wieder anders aus. Dort ist der synchrone Austausch selbstverständlich die bessere Wahl.
Brainstormings
Eigentlich geht es in einem Brainstorming ja darum, einfach nur Ideen zu sammeln, gerne auch etwas verrückte Ideen. Sinn und Zweck ist es, nur zu sammeln, ohne bereits über das Gesagte zu urteilen. Wir alle wissen, dass das in der Praxis selten so funktioniert. Automatisch beginnt man dann schon, die Ideen in „machbar“ und „undurchführbar“ zu unterteilen.
Dann kommt noch die Gruppendynamik dazu. In einer Gruppe ist meist jede Rolle vorhanden, der Schwätzer, der Introvertierte, der Extrovertierte, der Scheue, der Kreative, der Zuhörer etc. So verläuft ein synchrones Brainstorming häufig einseitig und dabei bleibt viel Potenzial liegen.
Versuch doch mal, ein Brainstorming asynchron durchzuführen. Das funktioniert z.B. wunderbar mit Miro, einem digitalen Whiteboard. Dort kann man seine Ideen auf virtuelle Post-it-Zettel schreiben und auf das virtuelle Whiteboard „kleben“. So haben auch die eher etwas Stillen in der Gruppe oder diejenigen, die etwas mehr Zeit brauchen, eine faire Chance, ihre Ideen kund zu tun.
Wenn Miro bei euch keine Lösung ist, dann gibt es andere Möglichkeiten, wie z.B. Microsoft Whiteboard oder ihr könnt auch ganz schlicht und formlos ein gemeinsames Word-Dokument verwenden.
Wenn du also das nächste Mal automatisch den Griff zur Einberufung eines Meetings oder zum Telefonhörer machst, dann halte kurz inne und frag dich, ob das nicht auch asynchron geht. In der Regel geht das häufiger als wir gemeinhin denken.
Was sich für die synchrone Form gut eignet
Heikle Themen
Wenn man heikle Themen in einer E-Mail anspricht, hat das den Vorteil, dass man sich zum einen etwas hinter der Mail verstecken kann und zum anderen kann man sich wirklich gut überlegen, wie man das formulieren will. Trotzdem bin ich der Meinung, dass heikle Themen unbedingt synchron angesprochen werden sollten – entweder von Angesicht zu Angesicht oder von Ohr zu Ohr. So hat dein Gegenüber die Chance zu reagieren und es kann ein konstruktives Gespräch stattfinden.
Kommt hinzu, dass auf diese Weise auch Missverständnisse ausgeräumt werden können. Wenn der andere eine andere Meinung hat oder du merkst, dass er deine Intervention völlig falsch versteht, dann kannst du das klarstellen und ihr könnt direkt darüber sprechen. Passiert das asynchron, wird unter Umständen unnötig Geschirr zerschlagen.
In der Mimik und der Stimme liegen weit mehr Informationen als im geschriebenen Wort – da helfen auch Emojis nicht weiter.
„Weiche“ Themen
Das sind Themen abseits von Zahlen, Daten, Fakten. Hier geht es um Teambildung, Teamkultur, überhaupt das soziale Miteinander. Da ist es naheliegend, dass das synchron, z.B. bei der gemeinsamen Kaffeepause oder direkten Gesprächen, besser funktioniert.
1:1-Gespräche
1:1-Gespräche sind ein klarer Fall für den synchronen Austausch. Vielleicht müssen schnelle Entscheidungen getroffen werden, vielleicht gibt es aber auch großen Diskussionsbedarf, wenn ein Thema etwas umstritten oder unklar ist. Sobald wir in einer Konversation sind, wo es hin und her geht, ist synchron die bessere Wahl.
Selbstverständlich spielen auch hier Körpersprache und Tonfall eine entscheidende Rolle. Diese Informationen kann ich nur beim synchronen Austausch wahrnehmen und richtig einordnen. Zwischen den Zeilen zu lesen, kann da heikel und irreführend sein.
Kommunikation ist ein entscheidendes Thema, wenn ein Team effizient und effektiv zusammen arbeiten will. Deshalb ist dem Thema „Besprechungen“ auch ein ganzes Modul innerhalb des Videokurses meiner Team Productivity Platform gewidmet.
Da gehen wir richtig in die Tiefe und werden konkret. Wir schauen auf deine Besprechungen und schauen was ihr verbessern könnt, welche Alternativen es gibt und ob vielleicht sogar bestimmte Besprechungen bei euch fehlen.
Das Besprechungs-Modul ist dabei nur ein Modul von insgesamt sieben Modulen und der Videokurs ist nur ein Element der umfangreichen Team Productivity Platform.
Die Team Productivity Platform hilft dir und deinem Team, produktiver zu arbeiten: die Zusammenarbeit im Team geschmeidiger zu machen, die Produktivität zu erhöhen und gleichzeitig dafür zu sorgen, dass deine Mitarbeiter nicht ausbrennen.
„Asynchron first“ heißt nicht „asynchron only“
Ich habe dir nun dargelegt, in welchen Fällen, du welcher Form den Vorzug geben solltest.
Natürlich kannst du aber eine Kommunikation asynchron starten und dann an einem Punkt zur Erkenntnis gelangen, dass es in diesem Fall zielführender ist, spontan auf die synchrone Form zu wechseln. Selbstverständlich machst du das dann auch so, wenn es besser passt.
Jetzt aber Butter bei die Fische: Welches Tool?
Hier möchte ich vorausschicken, dass die Wahl eines Tools immer erst an zweiter Stelle kommt, auch wenn es für manche verlockend ist, beim Tool anzusetzen. Zuerst muss es im Kopf bei den Prinzipien stimmen, denn wie heißt es so schön: „A fool with a tool is still a fool.“ ;-)
Nachdem du also die Prinzipien klar hast, kannst du dir überlegen, wie du das am besten umsetzen kannst.
Eine Grundregel dabei ist: Diskussionen sollten dort stattfinden, wo sie hingehören. Wenn also eine Frage zu einer Aufgabe auftaucht, dann gehört diese Frage direkt zu dieser Aufgabe. Das geht zum Beispiel in Asana, in Microsoft Planner, im Todoist, kurz in allen modernen Kollaborationstools.
Wobei Asana hier gegenüber den anderen Tools noch einen Vorteil bietet. Dort kann ich nämlich Aufgaben kommentieren, ich kann Projekte kommentieren und ich kann sogar Diskussionen im Team führen, die thematisch weder direkt einer Aufgabe noch einem Projekt zugeordnet werden können.
Vorsichtig wäre ich bei Chat-Lösungen, weil diese häufig nicht ganz optimal eingesetzt werden. Viele lassen sich durch diese Chatnachrichten unterbrechen und das Ganze kann so auch zu einem großen Stressfaktor werden.
Wenn ihr irgendeine Chat-Lösung, wie Microsoft Teams, Slack etc. einsetzt, dann ist es wichtig, gemeinsame Regeln zu definieren: Welche Art von Kommunikation soll da stattfinden, wie lange darf man sich Zeit für die Antwort lassen usw.
Es ist absolut spielentscheidend, zu verhindern, dass man zu jedem Zeitpunkt von der Seite angechattet werden kann und dann noch die Erwartung besteht, sofort eine Antwort zu erhalten.
Nutzt nach Möglichkeit eine Chat-Lösung, die „Threads“ nutzt, also nicht Tools wie WhatsApp oder ein SMS-Tool, wo man einfach nur eine lineare Konversation führen kann. Solche „Threads“ haben den Vorteil, dass man Themen definieren kann und der Austausch dann auch gebündelt und geordnet daher kommt. Sowohl Slack, wie auch Microsoft Teams bieten z.B. diese Möglichkeit. Threads haben den zusätzlichen Vorteil, dass man diejenigen Diskussionen, die einen nicht interessieren, stumm schalten kann.
Automatismen oder Gewohnheiten zu durchbrechen, ist nicht immer einfach. Das gilt natürlich auch, wenn du vermehrt synchrone Meetings durch asynchrone Formen ersetzen möchtest. Gleichzeitig liegt hier ein enormer Effizienz- und eben auch Effektivitätsgewinn verborgen.
Geh am besten durch deinen Kalender und frage dich, welche Meetings du problemlos durch eine asynchrone Form ersetzen könntest. Sei dabei ruhig kreativ. Du musst ja nicht alles und du musst nicht alles sofort umsetzen.
Damit schaffst du aber eine gute Grundlage dafür, auch dein Denken in Richtung „asynchron first“ zu bewegen.
