#262 – Wann ist der Zeitpunkt ideal? Jetzt!

Der beste Zeitpunkt für eine Veränderung ist immer: JETZT. Das gilt im Moment für den Bereich Produktivität grad doppelt. Weshalb und welche Themen du JETZT angehen solltest, zeige ich dir in diesem Artikel.

Ich zeige dir, weshalb JETZT der beste Zeitpunkt für eine Veränderung ist und ich gebe dir sechs Tipps, wie du die Produktivität deiner Mitarbeiter und die Team-Produktivität erhöhen kannst.

Ich frage die Neuabonnenten meines Newsletters regelmäßig, was denn ihre größte Herausforderung ist, wenn es um ihr persönliches Zeitmanagement oder um die Zusammenarbeit im Team geht. Man kann vom Optimierungshype halten was man will, Fakt ist, dass fast jeder in irgendeiner Form das Bedürfnis hat, seine Arbeit besser oder noch besser zu organisieren oder die Zusammenarbeit im Team geschmeidiger und einfacher zu gestalten. Das entspricht auf alle Fälle den Rückmeldungen, die ich jeweils auf meine Fragestellung erhalte. 

Schlussendlich geht es ja darum, mit mehr Freude und weniger Stress, mit weniger Kraftaufwand, aber mehr Gewinn vorwärts zu kommen. Wie du Gewinn definierst, ist dir überlassen. Der Gewinn kann monetärer Art sein, er kann aber auch mehr Zeit und Lebensqualität bedeuten. Am besten doch eigentlich alles zusammen, nicht? 

Wenn wir nun also etwas ändern wollen, wenn wir produktiver werden wollen, effizienter arbeiten und mit mehr Freude, wann wäre dann ein guter Zeitpunkt, um die Sache anzugehen? 

Je tiefgreifender und umfassender die Veränderungen sind, je mehr Stellen und je mehr Mitarbeiter involviert sind, umso besser ist es, sich eine eher ruhige Zeit auszusuchen. 

Natürlich ist das von Branche zu Branche etwas verschieden, in der Regel ist aber vor dem Sommerurlaub noch recht viel los und danach im Herbst wieder. Das ist auch bei mir so, bis in den Juni ist mein Kalender gefüllt mit 1:1-Coachings, Workshops, Keynotes usw. Dieses Jahr (=2020) natürlich fast ausschließlich online. Danach geht es ungefähr im September wieder so richtig los. Das heißt, dass die Sommermonate bei fast allen eher ruhig oder mindestens ruhiger sind. Und hier gibt es ein perfektes Zeitfenster, nämlich wenn der Sommerurlaub vorbei ist und die gut gefüllte Zeit im Spätsommer oder Frühherbst noch nicht angefangen hat. Also jetzt, wenn ich diesen Artikel hier schreibe – Mitte August bis Mitte September.

Genau diese Zeit ist ideal. Ideal, um sich Gedanken zu machen, was genau anders laufen soll, wo Handlungsbedarf besteht und wie ein solcher Plan aussehen könnte. Der Erholungseffekt des Urlaubs hallt noch nach, die Motivation ist da und du und dein Team seid noch nicht wieder vom Alltagsstress aufgefressen.

Dann ist da noch was anderes: Corona (meine Meinung dazu) macht uns allen jetzt im Spätsommer 2020 immer noch das Leben schwer und wir wissen nicht, wie sich die Situation in den kommenden Wochen, Monaten und Jahren noch weiterentwickeln wird.

Ich bin kein Freund des Slogans „Jede Krise ist eine Chance.“ Denn für viele ist diese Pandemie einfach nur bitter, hart, angsteinflößend und traurig. Das schönzureden finde ich anmaßend. 

Ich bin aber auch kein Anhänger der Vogel Strauß-Politik. Den Kopf in den Sand zu stecken, bringt nichts. Wenn ich also nach etwas Positivem für die Geschäftswelt suchen muss, dann sind es diese Punkte:

• Alle haben neue Formen der Zusammenarbeit ausprobieren müssen und Erfahrungen gesammelt.
• Es sind neue, andere Geschäftsmodelle und Arbeitsformen möglich geworden, weil man gezwungen war, ihnen eine Chance zu geben und sie nicht einfach als undurchführbar abgeschrieben hat.
• Es wurden viele positive Erfahrungen gemacht und dadurch sind alle offener für Neues geworden.

Das Paradebeispiel ist natürlich das Homeoffice. Ich kenne Unternehmen, wo der Chef die Einstellung hatte, im Homeoffice werde sowieso nicht richtig gearbeitet. Die Mitarbeiter haben ihn in den letzten Monaten eines Besseren belehrt.

Kein Wunder! Eine Umfrage der Mediengewerkschaft Syndicom in der Schweiz hat gezeigt, dass 80% der Befragten zufrieden mit ihrer Homeoffice-Situation während des Lockdowns waren.

• 78% gaben an, dass sie die aufgrund des wegfallenden Arbeitswegs gesparte Zeit sinnvoll nutzen konnten.
• 61% finden, dass sie Beruf und Privatleben dank Homeoffice besser miteinander vereinbaren konnten.
• 62% arbeiten zu Hause produktiver und 55% sind kreativer!

Natürlich ist Homeoffice nicht für alle die Lösung. Vielen fehlt der direkte, informelle Austausch mit den Arbeitskollegen. 50% beklagen sich über die schlechte Arbeitsergonomie und 13% über die mangelhafte Technologie im Homeoffice. Auch das Pausen-Machen und der bewusste Wechsel von Arbeits- und Freizeit sind Herausforderungen. Diese Probleme sind aber lösbar.

Zusammenfassend: Die Umfrage hat ergeben, dass sich 89% die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten, nun auch außerhalb von Krisenzeiten wünschen.

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Das ist nur ein Beispiel dafür, dass wir jetzt eine riesige Chance haben, unsere Arbeitsorganisation und Zusammenarbeit zu verbessern – und zwar nicht aufgrund von irgendwelchen Methoden und Theorien, sondern aufgrund ganz konkreter Erfahrungen, die wir alle machen durften und mussten.

Was bedeutet das nun für dich und dein Business? 

Wenn du etwas an deinem Business verändern willst, mit deinem Team zusammen produktiver und stressfreier arbeiten willst, dann ist JETZT der ideale Zeitpunkt. 

• Weil es in den Sommermonaten ruhiger ist, und
• weil die neu gewonnenen Erfahrungen noch warm sind, die Offenheit und Bereitschaft für Neues noch da ist.

Frag dich also, was du für dich und dein Business mitnehmen kannst. Was willst und kannst du verändern?

Wir sollten uns als Unternehmer oder Führungskraft jetzt fragen, wie wir uns aufstellen wollen, um von den Aufholeffekten zu profitieren, die ins Spiel kommen, wenn die Wirtschaft wieder anzieht – denn das wird sie über kurz oder lang.

Wo kannst du ansetzen?

Es gibt ein paar Schlüsselstrategien, die dafür sorgen, dass deine Mitarbeiter produktiver arbeiten und die Zusammenarbeit im Team reibungsloser vonstatten geht. Alle Strategien zielen darauf ab, dass das Engagement deiner Mitarbeiter gefördert wird. Denn schlussendlich ist das das höchste Gut eines Unternehmens, das aus mehr als einer Person besteht. Das Engagement ist die tragende Basis, der fruchtbare Boden.

Die folgenden 6 Punkte gibt es auch zum Anschauen im Rahmen meiner regelmäßigen YouTube Lives – auch genannt #blatterbewegt

1. Punkt: Nutze die richtigen Tools und nutze sie richtig

Ein grundlegender Ansatz bei der funktionierenden Zusammenarbeit im Team besteht darin, die richtigen Tools zu nutzen und diese richtig zu nutzen.

Die Wahl der richtigen Software erleichtert euch die Zusammenarbeit und führt zu einem rationalisierten Arbeitsablauf.

Früher war es einfacher: Zusammenarbeit hieß dann einfach, dafür zu sorgen, dass die richtigen Menschen in Reichweite sind. Man saß im selben Bürogebäude, es gab eine Kernarbeitszeit und man ging einfach zum Kollegen, wenn man eine Frage hatte.

Doch unsere heutige Welt ist eine ganz andere. Vielleicht ist dein Team auf verschiedenen Kontinenten zuhause. Oder, ganz aktuell, deine Mitarbeiter arbeiten im Homeoffice. Heute stehen also Themen wie Work-Life-Balance, Echtzeit-Kommunikation, gleichzeitiges Bearbeiten von Dokumenten und eben auch effiziente und effektive Kollaboration im Zentrum.

Ich persönlich halte das für eine gute Entwicklung mit vielen Vorteilen für die Mitarbeiter und natürlich auch für das Unternehmen, selbst wenn viele nun ganz neu mit dieser Art zu arbeiten konfrontiert werden. Wichtig ist allerdings, sich damit zu beschäftigen und gemeinsam zu definieren, was geht und was nicht geht, also wie eine gute Kollaboration sichergestellt ist.

Denn eine gute Kollaboration bringt euch schneller zu euren Zielen. Funktioniert die Zusammenarbeit reibungslos, effizient und effektiv, dann arbeitet ihr als Team hochpoduktiv.

Eine gute Kollaboration erhöht auch eure Flexibilität und Geschwindigkeit. Dadurch wird es eben möglich, an verschiedenen Orten zu sein und trotzdem zusammen zu arbeiten.

Eine gute Kollaboration hat den netten Nebeneffekt, dass es neue Mitarbeitern einfacher bei der Einarbeitung haben. Sie lernen viel schneller, wie das Unternehmen funktioniert, wie gearbeitet wird, wie hoch der Qualitätsanspruch und die Geschwindigkeit sind und kommen schneller in die aktuellen Geschäfte rein.

Damit diese Kollaboration nun eben funktioniert, müssen die richtigen Tools her. Zum einen sind das Kollaborationstools, wie z.B. Asana, Trello, Google Drive etc., zum anderen sind das Kommunikationstools, wie z.B. Slack, Microsoft Teams etc.

Die Kollaborationstools sind eure Plattformen, mit denen ihr euch und eure Projekte und Aufgaben organisiert, transparent und ohne Brüche, für eine effektive und effiziente Zusammenarbeit im Team. Die projektbezogene Kommunikation kann ebenfalls direkt dort stattfinden, was ein großer Vorteil ist.

Die Kommunikation außerhalb der Projekte findet dann im Kommunikationstool statt. Dieses hat den Vorteil, dass die Kommunikation größtenteils asynchron stattfindet.

Es gibt ja zwei Arten von Kommunikation: die synchrone Kommunikation und die asynchrone Kommunikation.

Synchron bedeutet, dass die Kommunikationspartner zur selben Zeit kommunizieren. Der Klassiker: das Telefon. Wenn der andere nicht rangeht, gibt es keine Kommunikation. Auch normale Gespräche sind eine Form synchroner Kommunikation.

Am anderen Ende der Skala steht die asynchrone Kommunikation. Hier kann die Nachricht des Senders auf dem Weg zum Empfänger warten. Der Empfänger beschäftigt sich damit, wenn er Zeit und Lust hat. Hier ist der Klassiker: E-Mails. Ich schicke eine E-Mail, der Empfänger beschäftigt sich damit, wann er will.

Viele Unternehmen kennen im wesentlichen nur wenige Formen dieser Kommunikation: Telefon, Meetings, E-Mails und vielleicht noch Briefe. Fertig.

Dabei gibt es auf dieser Skala von synchroner zu asynchroner Kommunikation viele weitere Formen, die nicht genutzt werden. Tools wie eben z.B. Slack oder Microsoft Teams bringen die synchrone und asynchrone Dimension viel näher zusammen und eignen sich deshalb hervorragend für die schnelle, aber nicht unmittelbare Kommunikation.

Sie sind nicht rein synchron, weil ich immer die Möglichkeit habe, den Kanal auf stumm zu schalten. D.h. ich kann mich trotzdem auf eine Aufgabe oder das Meeting konzentrieren. Sie sind aber auch nicht rein asynchron, weil in der Regel schneller reagiert wird. Sie stehen also irgendwo dazwischen.

E-Mails wiederum eignen sich für andere Formen der Kommunikation. Das Problem bei E-Mails ist, dass sie eher eine langsame Form der Kommunikation sind, denn sie kosten mich häufig unnötig Zeit: Ich muss einen Betreff schreiben, es braucht eine Grußformel usw. 

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Ich habe vorhin gesagt, ein grundlegender Ansatz bei der funktionierenden Zusammenarbeit im Team besteht darin, die richtigen Tools zu nutzen und diese richtig zu nutzen. Der erste Teil ist relativ einfach. Es gibt zwar sehr viele Tools auf dem Markt, aber die Tools, die man wirklich im Business und auch hier in Europa problemlos nutzen kann, sind überschaubar. Der zweite Teil – nämlich die Tools richtig zu nutzen – ist da schon etwas anspruchsvoller. Denn hier geht es darum, eine Übereinstimmung mit dem Team zu finden.

Überlege dir zusammen mit deinem Team, für welche Form der Kommunikation ihr welchen Kanal wählen wollt. Wie stellt ihr die schnelle Kommunikation sicher? Wie geht ihr mit Unterbrechungen um? Welche Regeln wollt ihr aufstellen? Das ist wichtig.

Erst wenn klar ist, welche Formen der Kommunikation ihr überhaupt braucht, könnt ihr das geeignete Tool suchen und entsprechend einrichten. Ich habe beispielsweise schon oft erlebt, dass einfach ein Tool wie z.B. Slack implementiert wird, ohne vorher genau zu überlegen, wie es genutzt werden soll. Häufig wird es dann gar nicht genutzt oder sehr wild. Dann habt ihr nur die Nachteile des Tools.

Dasselbe gilt für die Kollaborationstools. Hier müsst ihr euch überlegen, welche Anforderungen ihr habt und welches Tool diese am besten erfüllt. Es gibt keine eierlegende Wollmilchsau ab Stange, leider. Aber es gibt ein Tool, das einen Großteil eurer Bedürfnisse erfüllt. Dieses geschickt eingesetzt, bringt euch wirklich was.

2. Punkt: Unterstütze die Weiterbildung deiner Mitarbeiter

Unterstütze die Weiterbildung deiner Mitarbeiter – fachlich, aber auch bezüglich der Soft Skills wie z.B. beim persönlichen Zeitmanagement. Wenn einer deiner Mitarbeiter keinen Überblick hat oder Mühe hat, seine Arbeit so zu organisieren, dass er seine Aufgaben gut erfüllen kann, dann biete ihm Unterstützung an.

Ein funktionierendes Zeitmanagement kommt schlussendlich sowohl dir als auch dem Mitarbeiter zugute. Es geht ja nicht darum, noch mehr in den Tag zu pressen und den Mitarbeiter zu verheizen, sondern es geht darum, dass die Arbeit effizient und gerne mit Freude und einer gewissen Leichtigkeit geleistet werden kann.

Wenn du also jemanden im Team hast, der etwas Hilfe braucht, dann unterstütze ihn dabei oder hole dir einen Zeitmanagement-Coach. Ich wüßte da übrigens grad einen… ;-)

3. Punkt: Vermeide Mikromanagement

Vermeide bitte Mikromanagement. Ich weiß, es ist nicht immer einfach, v.a. wenn du selbst immer noch gerne operativ arbeitest und weißt, wie’s läuft und auch gerne die Kontrolle hast. Das verstehe ich alles. Trotzdem, mit Mikromanagement arbeitest du gegen dich und gegen deine Mitarbeiter. 

Mikromanagement ist ein großes Thema bei der Delegation. Du hast die Aufgabe abgegeben und klar definiert, was du bis wann erwartest. Der andere ist jetzt für das Ergebnis verantwortlich und soll es grundsätzlich so erarbeiten, wie er das will. 

Dabei ist “gut” besser als “perfekt”. Die Arbeit deines Mitarbeiters soll kein Abbild deiner Arbeit sein. Vielleicht wird er die Sache etwas anders angehen, als du das tun würdest. Das ist auch gut so. Dein Job ist es, das zu akzeptieren und auch aushalten zu können. 

Du stehst dem Mitarbeiter als Berater zur Verfügung, wenn nötig, oder bei Rückfragen, doch sollte dich nur das Ergebnis und nicht der Prozess interessieren.

Es geht hier darum, dass wir unseren Mitarbeitern Vertrauen entgegenbringen und sie soweit möglich selbständig machen lassen. Wenn wir sie richtig ausgesucht haben und sie fördern und begleiten, sollte das kein Problem sein. Wenn wir unsere Mitarbeiter hingegen ständig kontrollieren und reinfunken, töten wir im Endeffekt jede Motivation und das Engagement. Und gerade die sind ja wichtig fürs produktive Arbeiten. 

Mit Mikromanagement machst du nicht nur deine Mitarbeiter zu Marionetten, du reibst auch dich auf und setzt deine Energie nicht dort ein, wo sie sinnvoll ist. Als Unternehmer solltest du ja mehr strategisch arbeiten als operativ. Diese Zeit fehlt dir dann aber. Deshalb, bitte nicht mikromanagen.

4. Punkt: Sorge für eine klare Kommunikation 

Kommunikation ist in einem Team, das zusammen arbeitet und gemeinsam von A nach B kommen will, das A und O. Eigentlich ist der Kern einer hohen Team-Produktivität eine gute, offene Kommunikation.

Ich erlebe es häufig in meinen Seminaren und Workshops, dass die Teilnehmer wegen Kommunikationsproblemen ein schlechtes Zeitmanagement haben.

Aufträge werden nicht klar erteilt, Zuständigkeiten sind unklar und überhaupt weiß niemand so recht, was eigentlich von ihm verlangt wird. Die Folge davon: Ineffizientes und unmotiviertes Arbeiten.

Deshalb ist es wichtig, dass du als Chef dafür sorgst, dass deine Mitarbeiter genau wissen, was sie tun sollen und was du von ihnen erwartest. Führungskräfte nutzen ja gerne auch mal ihre Freizeit, um rasch eine E-mail an einen Mitarbeiter zu schicken. Z.B. abends spät oder am Wochenende. Das ist ja völlig OK. Die Frage ist nur: Weiß dein Mitarbeiter, dass du damit nicht erwartest, dass er auch am Wochenende seine E-Mail checken oder sogar antworten soll? Das sind kleine Dinge, die aber eine große Rolle spielen.

Ist die Kommunikation nicht klar und transparent, ist das wie Sand im Getriebe. Es kommt zu Missverständnissen oder es werden Erwartungen erfüllt, die eigentlich gar niemand hat. 

Deshalb achte darauf, dass du die Erwartungen, Ziele und auch die Verantwortlichkeiten klar mitteilst. 

Und pflege eine positive, zukunftsgerichtete Kommunikation. Also gib Lösungen und Möglichkeiten eine Chance, anstatt das Hauptaugenmerk auf vergangene Probleme zu richten. Aus Fehlern lernen ist wichtig, zu schauen, was in der Vergangenheit falsch gelaufen ist, auch, aber richte deinen Blick dann wieder nach vorne. Das ist positiv, das ist produktiv und diese Haltung hat Einfluss auf die Sichtweise deines ganzen Teams.

5. Punkt: Vermeide ungesunden Stress im Team – und bei dir selbst

Übermäßig gestresste Mitarbeiter leben körperlich, geistig und emotional ungesünder. Sie arbeiten auch weniger produktiv. 

Normaler Stress kann motivierend und am Ende sogar gut für die Produktivität sein. Ungesunder Stress hingegen führt über kurz oder lang zum Burnout.

Hier spielt eine gesunde, positive Unternehmenskultur und -kommunikation eine entscheidende Rolle. Es geht darum, den Mitarbeitern zuzuhören, konstruktives Feedback zu geben, den Mitarbeitern herausfordernde, sinnvolle Arbeit zu geben, und….. ja, Selbstfürsorge nicht zu predigen, sondern vorzuleben.

Als Chef wird man immer beobachtet und gespiegelt. Lebe das vor, was du von deinen Mitarbeitern erwartest. Zeige, dass du Dinge wie guten Schlaf, ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Arbeit und Privatleben sowie Zeit für Bewegung und Entspannung schätzt.

6. Punkt: Gib Homeoffice und Remote Work eine Chance

Homeoffice und Remote Work funktionieren auch außerhalb von Krisenzeiten.

Die vergangenen Monate haben gezeigt und Studien haben belegt, dass Mitarbeiter im Homeoffice produktiver sind, bessere Leistungen erbringen und im Allgemeinen bei der Arbeit engagierter sind. Wenn das also bei dir im Unternehmen machbar ist, dann solltest du diesen Vorteil auch nutzen.

Zusammengefasst

Wo kannst du also ansetzen, wenn du die Produktivität in deinem Unternehmen verbessern willst?

Diese sechs Punkte sorgen dafür, dass deine Mitarbeiter produktiver arbeiten und die Zusammenarbeit im Team reibungsloser vonstatten geht:

1. Nutze die richtigen Kollaborations- und Kommunikationstools und nutze sie richtig.
2. Unterstütze die Weiterbildung deiner Mitarbeiter.
3. Vermeide Mikromanagement.
4. Sorge für eine klare Kommunikation.
5. Vermeide ungesunden Stress im Team – und bei dir selbst.
6. Gib Homeoffice und Remote Work auch außerhalb von Krisenzeiten eine Chance, wenn das machbar ist.

Nach dem Urlaubszeit im Sommer, solange es noch etwas ruhiger ist, ist ein idealer Zeitpunkt für eine Veränderung.

Frage dich: Wie schaffst du ein produktives Arbeitsumfeld? Wie förderst du engagierte Mitarbeiter?