Zeitmanagement und Tagesplanung: Die drei wichtigsten Aufgaben des Tages

Häkchen
Letzte Woche habe über die Tagesplanung bzw. über die Nachteile einer zu genauen Tagesplanung geschrieben. Ich habe dort eine ganz einfache Art der Tagesplanung empfohlen.

In diesem Artikel möchte ich diese einfache Art der Planung etwas weiter ausführen. Ich erkläre in zehn Punkten wie das Setzen der drei wichtigsten Tagesziele oder Tagesaufgaben auch wirklich funktioniert.

  1. Nehmen Sie sich jeden Tag nur genau drei Tagesaufgaben vor.
    Haben Sie viele Termine, dann nehmen Sie sich natürlich weniger Aufgaben vor. Nehmen Sie sich aber zunächst nicht mehr als drei Aufgaben vor. Mit der Zeit werden Sie merken, oder drei Aufgaben zu viel oder zu wenig sind, und Sie können dann die Anzahl anpassen.
  2. Schreiben Sie sich Ihre drei Tagesaufgaben auf.
    Das Erfolgsprinzip jedes Zeitmanagements lautet: Schriftlichkeit. Notieren Sie sie auf einen Zettel oder in einem separaten Dokument in Ihrer Textverarbeitung. Wo und wie Sie sie notieren, ist egal. Halten Sie die drei Aufgaben aber unbedingt schriftlich fest.
  3. Notieren Sie sich nur die Aufgaben als solche, aber ohne Angabe des Zeitpunktes, wann Sie sie erledigen wollen.
    Das ist ein kritischer Faktor. Sie notieren nur die Aufgaben ohne Zeitangabe. Nur so können Sie sich die Flexibilität und Spontanität bewahren.
  4. Beginnen Sie morgens früh mit einer dieser drei Aufgaben.
    Noch bevor Sie überhaupt Ihre E-Mails abrufen (falls möglich) oder sonst etwas tun. Die Gefahr ist gross, dass wir uns sonst verzetteln und schon ist der halbe Morgen vorbei. Ausserdem ist es ein unglaublich gutes Gefühl, wenn Sie schon am frühen Morgen eine der wichtigsten Aufgaben des Tages erledigt haben.
  5. Erledigen Sie alle drei Tagesaufgaben so früh wie möglich.
    Schliesslich sind das die drei wichtigsten Aufgaben des Tages. Deshalb haben sie Priorität.
  6. Wählen Sie die drei wichtigsten Aufgaben des Tages von ihrer Aufgabenliste aus.
    Das funktioniert natürlich nur, wenn sie überhaupt eine Aufgabenliste führen. Mit der Aufgabenliste verwalten Sie Ihre Aufgaben, mit den drei wichtigsten Tagesaufgaben spuren Sie Ihren Tag vor. Das sind zwei verschiedene Instrumente, die aber natürlich zusammenspielen.
  7. Die dringendsten Aufgaben sind nicht unbedingt die wichtigsten Aufgaben.
    Suchen Sie sich also die drei wichtigsten Aufgaben aus. Um die dringendsten Aufgaben müssen sie sich ja sowieso kümmern, egal ob Sie sie aufschreiben oder nicht. Und: Je früher sie sich mit den wichtigen Aufgaben beschäftigen, desto weniger Aufgaben werden überhaupt dringend. So meint zumindest der General Eisenhower. Recht hat er!
  8. Idealerweise wählen Sie die drei wichtigsten Tagesaufgaben bereits am Abend vorher aus.
    Das bewirkt zwei Dinge: Erstens wissen Sie noch vom abgelaufenen Tag, was morgen wichtig sein wird. Und zweitens geben Sie Ihrem Unterbewusstsein die Gelegenheit, sich bereits während der Nacht mit diesen drei Aufgaben zu beschäftigen. Sie können die drei Aufgaben aber auch im Rahmen ihres Morgenrituals auswählen. Wann Sie sie auswählen, ist eigentlich nicht spielentscheidend. Hauptsache Sie tun es überhaupt und am besten immer zu selben Zeit, damit ein Ritual entsteht.
  9. Haben Sie keine Angst davor, sich zu wenig vorzunehmen.
    Der Tag fühlt sich so oder so mit diversen Aufgaben. Denken Sie nur, was alles im Verlaufe des Tages auf sie zukommt: Anrufe, E-Mails, Unvorhergesehenes, Spontanes, Dringendes. Ihnen wird schon nicht langweilig.
  10. Bleiben Sie flexibel.
    Es gibt Tage, die sind so voll, dass es sich nicht mal lohnt, überhaupt eine Aufgabe einzuplanen. Andere Tage sind völlig leer, da kann man sich auch fünf Aufgaben vornehmen. Sie werden schnell merken, welche Zahl für Sie geeignet ist.

Probieren Sie diese Art der Tagesplanung einmal aus. Setzen Sie sie zwei Wochen lang so um und schauen Sie, ob Ihnen diese Planung entspricht. Es lohnt sich!

facebooktwittergoogle_pluspinterestlinkedinmail

Kommentare

  1. Jürgen Bublitz meint

    Versteh´ich nicht…

    Du schreibst:
    “6. Wählen Sie die drei wichtigsten Aufgaben des Tages von ihrer Aufgabenliste aus.

    Mit der Aufgabenliste verwalten Sie Ihre Aufgaben, mit den drei wichtigsten Tagesaufgaben spuren Sie Ihren Tag vor. Das sind zwei verschiedene Instrumente, die aber natürlich zusammenspielen.”

    Woher kommen denn meine Tagesaufgaben? Doch von der Aufgabenliste, indem ich drei Aufgaben am Abend vorher als Tagesaufgabe definiere – und entsprechend auf der Aufgabenliste markiere. Oder etwa nicht?

    • meint

      Das ist korrekt: Die Tagesaufgaben kommen von der Aufgabenliste.

      Die Instrumente haben aber unterschiedliche Ziele:
      - Die Aufgabenliste hilft, den Überblick zu behalten und nichts zu vergessen.
      - Die Tagesaufgaben/-planung hilft, den Tag vorzuspuren.

      Das meinte ich mit dem zitierten Satz.

Trackbacks/ Pingbacks

Hinterlassen Sie eine Antwort

Ihre E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind markiert *