Die zehn häufigsten Fehler im Zeitmanagement

Ein erfolgreiches Zeitmanagement ist zu 80% eine Sache erfolgreicher Gewohnheiten. Leider haben wir uns einige schlechte Gewohnheiten angeeignet – nicht bewusst, aber durch jahrelanges Training.

Deshalb sind Fehler im Zeitmanagement häufig gar keine bewussten Fehler. Wir tun etwas, weil wir es nicht besser wissen und gar nicht merken. Wir merken nur, dass wir uns im Weg stehen.

Meine wichtigste Aufgabe als Produktivitätstrainer besteht darin, diese schlechten Gewohnheiten bei meinen Kunden zu bemerken und Ihnen zu helfen, sie durch gute Gewohnheiten zu ersetzen.

Hier ist eine Liste mit den zehn häufigsten Fehlern im Zeitmanagement.

Ein erfolgreiches Zeitmanagement ist zu 80% eine Sache erfolgreicher Gewohnheiten.
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Zeitmanagement-Fehler: Tappen Sie auch in diese Fallen?

  1. Sich ständig durch E-Mails unterbrechen zu lassenUnterbrechungen sind Gift für die fokussierte, produktive Arbeit. Besonders ständige Unterbrechungen durch neue E-Mails. Es gibt nur wenige Jobs, wo man sich durch E-Mails ständig unterbrechen lassen muss (z.B. teilweise im IT-Support, manchmal bei Assistenzstellen). Deshalb gilt: Schalten Sie die Mailbenachrichtigung aus.
  2. Delegierte Aufgaben nicht im Blick behalten – Wenn Sie Aufgaben delegieren oder auf eine Rückmeldung warten, bleiben Sie trotzdem verantwortlich für die Aufgabe. Den Kunden interessiert es nicht, auf wen Sie warten, sondern wird Sie zur Rechenschaft ziehen, wenn die Aufgabe nicht rechtzeitig erledigt ist. Notieren Sie sich deshalb immer, an wen Sie was und mit welcher Frist delegiert haben.
  3. Unerledigtes und Einfälle nicht festhalten – Wie viele Dinge haben Sie schon vergessen, nur weil Sie sie nicht sofort aufgeschrieben haben? Unser Kopf ist eine sehr schlechte und unzuverlässige externe Festplatte. Seien Sie deshalb vorbereitet und tragen Sie immer etwas zu schreiben auf sich. Nutzen Sie möglichst nur ein Instrument, sonst verzetteln Sie sich. Natürlich können Sie auch Ihr Handy dazu nutzen. Hauptsache Sie tun es auch wirklich.
  4. Immer wieder dasselbe tun – Viele kleine Zeitfresser, die einzeln kaum ins Gewicht fallen, summieren sich im Laufe des Tages. Ein klassischer Zeitfresser: Wir müssen häufig dasselbe mehrfach durchdenken oder tun, einfach weil wir schlecht dokumentiert sind oder keine Checklisten nutzen. Hier heisst das Zaubermittel: Erledigen und dokumentieren.
  5. Ladenhüter weiter schleppen – Aufgaben, die seit Wochen oder Monaten auf der To-do-Liste stehen, demotivieren. Seien Sie realistisch: Diese Ladenhüter werden Sie nie mehr erledigen. Wahrscheinlich müssen Sie das auch nicht (mehr), sonst hätten Sie schon eine Rüge bekommen. Also: Streichen Sie sie. So wird Ihre To-do-Liste sofort kürzer.
  6. To-do-Liste aus den Augen verlieren – Ein To-do-Liste funktioniert nur dann, wenn Sie regelmäßig – d.h. täglich mindestens einmal – damit arbeiten. Sonst nützt sie gar nichts und Sie können sich die Mühe sparen.
  7. Vermuten statt messen – Wir halten uns für produktiv – und merken nicht, wie die Zeit zerrinnt. Wir halten uns für fokussiert – und merken nicht, wie wir uns ständig ablenken lassen. Nur was wir messen, können wir auch zielgerichtet und effektiv verbessern. Dazu hilft das Zeittagebuch.
  8. Der Versuch, Held statt Marathonläufer zu sein – Die wenigsten Menschen werden über Nacht erfolgreich oder produktiv. Es gilt: Steter Tropfen höhlt den Stein.
  9. Sich nicht vorbereiten – Egal, ob bei der Tagesplanung, bei einer Sitzung oder einem Kundengespräch: Ohne Vorbereitung verschleudern Sie Ihre Zeit. Nur durch Vorbereitung wissen Sie, was Sie wollen und wie Sie es erreichen können. Die Vorbereitung kostet zwar Zeit, die Sie aber nachher mehrfach zurück gewinnen.
  10. Management by Durchwursteln – Wir lassen uns viel zu häufig von (scheinbaren) Dringlichkeiten steuern und wundern uns dann, wo die Zeit bleibt und weshalb wir unsere eigenen Ziele nicht erreichen. Erfolgreiches Zeitmanagement hingegen ist bewusster Umgang mit der eigenen Zeit.

Welche Zeitmanagement-Fehler unterlaufen Ihnen und was tun Sie dagegen?

Zeitmanagement-Fehler: Tappen Sie auch in diese Fallen?
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Kommentare

  1. Ali Yildiz meint

    Hallo Hr. Blatter,

    sehr guter Artikel !
    Er beschreibt auf praktische Weise die häufigsten Fehler.
    Ich erkenne mich wieder und bin sehr dankbar für die hilfreichen Tipps.

    Viele Grüsse

  2. meint

    Ein besonders schwerwiegender Fehler im Zeitmanagement ist meiner Meinung nach sich zu viel zuzumuten. Oft neigt man dazu, sich eine endlos lange Liste für einen Arbeitstag zu schreiben, die man realistisch betrachtet nie erledigen kann. Am Ende vom Tag ist man dann enttäuscht und demotiviert, weil man sein Ziel erreicht hat. Deshalb finde ich es ganz wichtig, sich realistische Ziele zu setzten und kleine „Zeitfresser“ miteinzuplanen – man kann sich einfach nicht auf ALLES vorbereiten und muss spontan bleiben!

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