Weshalb der Todoist das beste Programm ist

Gleich vorneweg: der Titel verspricht mehr, als ich einlösen kann.

Denn eigentlich müsste es heißen:
Weshalb der Todoist für mich das beste Programm ist.

Oder sogar:
Weshalb der Todoist für mich im Moment das beste Programm ist.

Programme für deine To-do-Liste gibt es wie Sand am Meer. Viele davon sind Spitze. Doch letzten Endes entscheiden wir uns für das Programm, das unsere Anforderungen erfüllt und das uns am sympathischsten ist. Sympathisch von der Bedienung, von der Philosophie dahinter oder sogar vom Erscheinungsbild her.

Kleines Beispiel: Ich finde die Funktionen in Wunderlist fantastisch. Die Bedienung ist auch sehr gut gelöst. Aber rein vom Design her kann ich mich einfach nicht damit anfreunden. Es macht mir keinen Spaß, damit zu arbeiten.

Oder: Vom Funktionsumfang her ist Nozbe etwas vom besten, das überhaupt erhältlich ist. Doch das Design und die Farben sind so schrecklich, das ich damit nicht arbeiten kann.

Nur wenn ich mit einem To-do-Listen-Programm gerne arbeite, nützt es mir etwas.
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Es gibt nicht das eine Programm, das für alle passt. Gleichzeitig verändere ich mich auch: Was mir heute nützt, ist mir morgen zu wenig. Es ist also durchaus möglich, dass ich plötzlich doch mit Wunderlist oder Nozbe arbeite – wer weiß?

Also:

• Ärgere dich nicht, wenn dir das viel-gelobte Programm doch nichts hilft.
• Gib nicht zu schnell auf, wenn du die passende Lösung noch nicht gefunden hast.
• Aber: Verliere dich nicht in den zahllosen Programmen, die es da draußen gibt.

Weshalb der Todoist für mich im Moment trotzdem das beste Programm ist

Meine Anforderungen an ein To-do-Listen-Programm sind schlicht:

• Es muss übersichtlich sein.
• Es muss schnell sein.
• Es muss minimalistisch sein.

All das erfüllt Todoist. Doch unter dem Strich ist eines entscheidend: Mir gefällt das Programm einfach, deshalb verwende ich es.

Es hat natürlich noch ein paar „objektive“ Vorteile:

• Es ist für praktisch alle Plattformen erhältlich, die man sich vorstellen kann.
• Todoist lässt sich in viele andere Programme und Apps integrieren. Beispiele: Outlook, Chrome, Firefox, Gmail, IFTTT, Zapier usw.
• Die App ist minimalistisch, übersichtlich, aufgeräumt und erlaubt doch, auch komplexere Aufgaben und Projekte zu verwalten.
• Man kann Unterprojekte und Teilaufgaben erstellen.
• Der Todoist ist teamfähig.
• Die Premium-Version ist zu einem lächerlichen Preis erhältlich: 23 EUR pro Jahr (Stand: April 2015).

Du siehst: Der Todoist bietet grundsätzlich nicht viel mehr als viele andere Programm auch.

Ich glaube, der Grund für seinen Erfolg liegt anderswo. Dem Team dahinter ist etwas gelungen, was nur wenigen Entwicklern gelingt:

• Der Todoist ist überall (Android, iOS, Browser, Mac, Windows, Chrome, Firefox, Outlook usw.) – ähnlich wie es fast nur Evernote gelungen ist.
• Die Oberfläche ist simpel, die Möglichkeiten trotzdem umfangreich und man kann komplexe Aufgaben problemlos verwalten. Diese Mischung (simple – umfangreich – komplex) ist nicht einfach hinzukriegen.
• Hinzu kommt, dass der Todoist unglaublich stabil und zuverlässig läuft. Auch das ist leider keine Selbstverständlichkeit.

Niemand kümmert sich gerne um sein Zeitmanagement – mit dem #Todoist gelingt es aber!
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Ein kleiner Einblick in mein Todoist

Mein Kollege Lars Bobach hat uns schon mal einen Blick in sein Todoist werfen lassen: Top organisiert mit Todoist – Ein Blick in mein Kontrollzentrum

Ich möchte es ihm gleich tun:

Eingang

Die erste Methode, die ich im Detail gelernt und umgesetzt habe, war Getting Things Done (GTD). Vieles daraus setze ich heute noch um. So beispielsweise die Idee des Eingangskorbes. Hier sammle ich alles, was neu anfällt. Mehrmals pro Woche arbeite ich dann die Einträge aus dem Eingang ab.

Todoist bietet mir genauso einen Eingangskorb, in dem neue Einträge standardmäßig landen.

Projekte

Todoist ist eine projektbasierte To-do-Liste. D.h. jede Aufgabe muss zwingend einem Projekt zugeordnet werden. Das ist bei anderen Programmen nicht so.

Ich nutze einen bunten Mix an verschiedenen Projekten, Pseudo-Projekten und Unter-Projekten. Man darf den Projekt-Begriff hier nicht zu eng sehen. So denke ich weniger in Projekten, sondern eher in Listen.

Deshalb gibt es bei mir neben den Projekten „Aufträge“, „Marketing“ und „Produkte“ eben auch „Projekte“ wie „Gruppen“ (z.B. Fotoclub), „Privat“ und „Lesen/Weiterbildung“.

Ich sehe das nicht so eng, sondern bin ein Pragmatiker und nutze das, was mir hilft.

Eines der nützlichsten Projekte ist mein Projekt „Routinen“. Hier habe ich genau hingeschrieben, was ich während meines Wochenrückblicks alles tun will. Das motiviert mich, meinen Wochenrückblick auch tatsächlich durchzuführen und jedes Abhaken einer Aufgabe motiviert noch einmal zusätzlich. Außerdem stehen hier so essentielle, ja sogar spiel-entscheidende Aufgaben wie „Kaffeemaschine entkalken“ (alle 3 Monate fällig). :-)

Etiketten

Etiketten sind wie Kategorien oder Tag/Schlagworte, die ich an Aufgaben heften kann. Ich nutze so gut wie keine Etiketten, da mir die Projektstruktur bereits reicht.

Einzige Ausnahme: „Warten auf“ – auch wieder eine Idee aus GTD. Warte ich auf eine Rückmeldung oder auf etwas, was mir versprochen wurde, dann mache ich einen Eintrag im entsprechenden Projekt mit dem Etikett „Warten auf“.

Beim Wochenrückblick erkenne ich so sehr schnell, wo ich nachhaken muss.

Prioritäten

Ich bin kein Freund von Prioritäten auf der Ebene der Aufgaben. Prioritäten gehören zu den Zielen oder allenfalls zu den Projekten – aber nicht zu den Aufgaben.

Deshalb nutze ich sie hier im Todoist auch nicht. Ich habe nur mal versucht, meine Tagesaufgaben über die Prioritäten zu markieren, doch dann kann ich genauso gut ein Fälligkeitsdatum angeben.

Filter

Ich sehe die Mächtigkeit dieser Funktion. Filter sind nämlich nichts anderes als individuell angepasste Ansichten.

Trotzdem nutze ich sie kaum, da die Anzahl meiner Aufgaben auch so überschaubar ist.

Heute

Am häufigsten schaue ich in die Heute-Ansicht. Hier stehen die Aufgaben, die heute fällig oder überfällig sind.

Nächste sieben Tage

Auch diese Ansicht dient mir, um abschätzen zu können, was demnächst auf mich zukommt bzw. was bis zu einem bestimmten Datum erledigt sein muss.

Fazit

Erstaunlich, nicht wahr? Ich nutze einen kleinen Prozentsatz der Funktionen des Programms und bin trotzdem begeistert!

Zeitmanagement muss so einfach, simpel und leicht sein wie möglich. Niemand kümmert sich gerne um sein Zeitmanagement – nicht einmal ich. :-)

• Wir wollen arbeiten – und nicht Aufgaben verwalten.
• Wir wollen Produkte herstellen, Dienstleistungen erbringen – und nicht Aufgabenlisten führen.
• Wir wollen Aufgaben erledigen – und nicht Aufgaben organisieren.

Deshalb habe ich meine Arbeit so schlicht wie möglich organisiert. Todoist hilft mir genau dabei.