Verzettelt? Die Entschlackungskur gegen Verzettelung

Hast du dich verzettelt? Schwacher Trost: Dann geht es dir wie vielen meiner Kunden.

So hatte es auch meine erste Coaching-Kundin geschafft, sich völlig zu verzetteln.

Ein Beispiel: Sie hatte drei Kalender für ihre Termine: Einen privaten, einen fürs Büro und noch einen Familienkalender am Kühlschrank. Es war sehr schwierig, mit ihr überhaupt einen Termin abzumachen, da sie immer den falschen Kalender dabei hatte. Natürlich war eine der ersten Maßnahmen, nur einen einzigen Kalender einzurichten.

Wenn ich diese Geschichte in meinen Seminaren erzähle, können sich viele ein wohlwollendes Lächeln nicht verkneifen und verstehen sofort, dass sie sich komplett verzettelt hatte. Das war ein sehr offensichtlicher Fall von Verzettelung.

Doch bei den meisten meiner Kunden entdecke ich ähnliche Fälle von Verzettelung. Nur merkt man selbst kaum, wie verzettelt man ist, ist man doch etwas betriebsblind geworden.

Deshalb macht es durchaus Sinn, hin und wieder einen Schritt zur Seite zu machen und seine Art der Organisation und den Workflow zu reflektieren, selbst wenn man das Gefühl hat, eigentlich ganz gut aufgestellt zu sein und sich nicht zu verzetteln.

Wo liegt das Problem beim Verzetteln?

Dir fehlt die Übersicht

Klar, wer sich verzettelt, hat keine Übersicht mehr. Das ist ja sozusagen die Definition oder die Bedeutung von Verzettelung. Überraschend ist aber, wo wir uns überall verzetteln können. Du glaubst mir nicht? Dann schau mal diese Beispiele an:

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Hinter all diesen Beispielen für eine „erfolgreiche“ Verzettelung steht nur eines: 

Es gibt kein einheitliches System, sondern mehrere parallel: mehrere Eingangskörbe, parallele Notizen und Listen und zu viele Tools, viel zu viele Tools für denselben Zweck. 

Damit verzettelst du dich.

Dies mag das Kernproblem sein, weshalb wir uns verzetteln. Schon allein das Wort deutet ja darauf hin: Man sieht förmlich wie jemand von einem Haufen von Zetteln und Haftnotizen umgeben ist und weder ein noch aus weiß.

Verzetteln geht aber noch weiter. Es ist nicht immer (nur) der mangelnde Überblick, weil die Organisation uneinheitlich bis chaotisch ist.

Du läßt dich immer wieder unterbrechen

Lässt du dich immer wieder bei deiner Arbeit unterbrechen oder ablenken, wirst du dich wahrscheinlich über kurz oder lang ebenso verzetteln.

So kommst du nämlich nicht in den Flow, sondern deine Gedankengänge werden immer wieder unterbrochen. Abgesehen von der Energie, die das kostet, weil du die Konzentration immer wieder neu aufbauen musst, werden sich mit der Zeit etliche nicht zu Ende gedachten Gedankengänge ansammeln.

Du wirst versuchen, diese losen Ende einzusammeln, fertig zu denken und zu strukturieren. Das ist aber schwierig und bald schon fühlst du dich überfordert, weil da so viel in deinem Kopf rumschwirrt.

Du hast dich verzettelt.

Du willst perfekt sein

Oder gehörst du vielleicht zu den Perfektionisten? Bist du erst mit dir und der Arbeit zufrieden, wenn du 100% Einsatz geleistet und 100% Qualität vor dir hast?

Dieses Ansinnen ist ja löblich, aber wenn du bedenkst, wie viel du zu tun hast, dann nimmst du dir schon recht viel vor.

Du arbeitest dich so nämlich immer bis ins Detail vor, vom Hundertsten ins Tausendste, kommst mit der Arbeit nicht vom Fleck, verlierst den Überblick – und verzettelst dich dann.

Ein Perfektionist setzt die ganze Priorität auf 100% Qualität. Das ist manchen Berufen unabdingbar, ja kann sogar über Leben und Tod entscheiden. Ein Herzchirurg zum Beispiel muss perfekt arbeiten, alles andere wäre fahrlässig.

Die Mehrheit aber muss gut und gewissenhaft arbeiten, nicht jedoch perfekt. Führt Perfektionismus dahin, dass man sich verzettelt, ist falsch priorisiert worden.

Überhaupt Prioritäten zu setzen und dann die richtigen ist wichtig. Wenn du immer nur den dringenden Aufgaben deine Beachtung schenkst und diese erledigst, kämpfst du gegen Windmühlen. Es kommt immer Dringendes rein. Kümmerst du dich immer sofort und nur darum, arbeitest du am Ende fremdbestimmt und wirst dich zwangsläufig verzetteln.

Du machst mehrere Dinge gleichzeitig

Ein weiterer Grund für Verzettelung kann sein, zu viele Dinge gleichzeitig zu tun. Der Mensch ist nicht für Multitasking geschaffen – Männer nicht und Frauen auch nicht. Du kannst bügeln und Radio hören gleichzeitig, kein Problem. Du kannst Auto fahren und dich mit deinem Beifahrer unterhalten, wenn du routiniert fährst.

Aber du kannst nicht telefonieren und parallel dazu eine Mail schreiben. D.h., du kannst es natürlich, aber du wirst nachher entweder nicht mehr genau wissen, was ihr telefonisch vereinbart habt, oder die Mail wird mehr als nur einen Tippfehler aufweisen.

Wenn du häufig so arbeitest, brauchst du unendlich viel Energie, wirst schnell müde und dich verzettelt fühlen.

Unter dem Strich

So oder so: Wenn du verzettelt bist, fühlt es sich nicht gut an. Du fühlst dich fremdbestimmt. Du hast die Fäden nicht mehr in der Hand, bist der Situation ausgeliefert. Verzettelung raubt dir Energie und ist ein Stressfaktor.

Aber halt! Stopp! Du bist nicht ausgeliefert!

Ein wichtiger Gedanke vorab

Bevor ich dir hier zeige, wo du ansetzen kannst, um dich nicht mehr zu verzetteln, will ich dir aber noch Folgendes zu bedenken geben.

Das ist das Paradoxon des Zeitmanagements.

Wir haben keine Zeit aufzuräumen, aber unendlich Zeit zum Suchen.

Woher soll ich mir denn die Zeit nehmen?

Paradox, nicht?

Nutz doch einfach das Investitionsprinzip:

• Du legst ja auch jetzt Geld zur Seite, um dir später etwas leisten zu können.
• Du treibst auch jetzt Sport, um später fit und gesund zu sein/bleiben.
• Du verzichtest heute aufs Dessert, um morgen weniger zu wiegen.
• Du planst heute, um morgen bei der Ausführung Zeit zu sparen.

Die Zeit, um der Verzettelung den Garaus zu machen, hast du ganz eindeutig. Sie ist ja schon da, aber du nutzt sie falsch. Wärst du nämlich weniger verzettelt, würdest du Stunden einsparen.

Weshalb also diese Stunden nicht jetzt schon nutzen – nämlich z.B. fürs Aufräumen?

Nun wissen wir also, wo und warum wir uns verzetteln. Wir wissen, dass wir etwas ändern wollen und wir deshalb Zeit investieren müssen. Fehlt eigentlich nur noch das Wie. Wie schaffen wir es, dass wir uns nicht mehr verzetteln?

Das kannst du tun, wenn du dich verzettelt hast

Es gibt zwei Ansätze, wenn du etwas ändern möchtest:

Ich bin eher der Hauruck-Typ, wenn es ums Aufräumen oder die Neu-Organisation geht. Das bin aber nur ich. Du funktionierst vielleicht anders.

Beschränke dich und kanalisiere

In der Regel nutzen wir viel zu viele Instrumente und Hilfsmittel, was schlussendlich zu einem schlechteren Zeitmanagement führt.

Häufig beobachte ich eine der beiden Varianten, mit Zeitmanagement-Tools umzugehen:

Beides führt dazu, dass man sich verzettelt.

Und beide Varianten haben etwas mit einem wichtigen Prinzip zu tun: Entscheiden.

Während sich die Ersteren gar nicht entscheiden, sondern treiben lassen, sind die Letzteren ständig auf der Suche nach einer noch besseren App, noch besseren Möglichkeiten, noch besseren Methoden.

Willst du hier etwas ändern, dann musst du bewusst eine Entscheidung treffen – für etwas und gegen etwas anderes.

Es ist richtig und gut, das eigene Zeitmanagement zu verbessern, wenn man Schwächen ausmacht. Doch auch hier gilt das Pareto-Prinzip (80/20-Regel): Der Aufwand, um Perfektion zu erreichen, ist unverhältnismäßig hoch.

Schließlich müssen wir bei jeder Veränderung ja zuerst mal Erfahrungen damit sammeln können und schauen, ob wir das überhaupt brauchen.

So kenne ich Leute, die könnten von den Tools her locker ein Millionenprojekt managen, brauchen das aber nie, da ihr Projektteam meistens aus einer Person besteht: Sich selbst.

Der erste Hinweis leuchtet ein. Mit dem zweiten Hinweis ist ein Problem angesprochen, das noch auf uns zukommt: Zukunftssicherheit.

Was nützt dir die geniale Software, mit der du all deine Notizen erfassen kannst, deren Hersteller aber die Entwicklung plötzlich einstellt? Bist du sicher, dass du alle Inhalte daraus exportieren und in einem anderen Programm importieren kannst?

Überlege dir, wo du mehrere Apps oder sonstige Hilfsmittel parallel nutzt, und beschränke dich auf eines. Gibt es andere Apps oder sonstige Hilfsmittel die du ganz weglassen kannst, weil du sie eigentlich gar nicht brauchst?

Entscheide dich. Und dann räume auf.

Du wirst sehen, das fühlt sich so gut an, wie es sich anfühlt, die Wohnung aufzuräumen und sich von Ballast zu trennen. Das ist richtig befreiend, schafft Platz für neue Ideen und du bekommst wieder den Überblick, bist weniger verzettelt. Anschließend geht es eigentlich nur noch darum, aufzupassen, dass sich durch die Hintertür nicht wieder Dinge einschleichen und deine tolle neue Ordnung torpedieren.

Lass dich nicht unterbrechen und ablenken

Es gibt Tage, da springst du gehetzt von einer Aufgabe zur nächsten. Die Folge: Am Abend bist du erschöpft und du hast den Eindruck, du hättest nichts geschafft. Hetze ohne Ende und ohne Ergebnis. Du fühlst dich völlig verzettelt.

Dann gibt es Tage, da gelingt es dir, dich auf die jeweils aktuelle Aufgabe zu fokussieren. Du tust diejenigen Dinge, die dich deinen wichtigsten Zielen näher bringen. du bist entspannt, konzentriert – du bist im Flow. Diese Tage schließt du mit großer Zufriedenheit ab und du erbringst die Leistung, zu der du fähig bist.

Zufälligkeiten sind der Feind des Fokus. Zufälligkeiten bedeuten, dass man sich verzettelt.

Lassen wir uns von allem unterbrechen und kümmern uns sofort darum, werden wir gehetzt,  getrieben und verzettelt. Keine Frage: Es gibt Dringlichkeiten, es gibt Notfälle, es gibt Unterbrechungen, auf die wir sofort reagieren müssen. Eine neue E-Mail gehört selten, eine neue Status-Meldung auf Facebook gehört nie dazu.

Wir brauchen eine persönliche Firewall, die uns vor schädlichen Störungen schützt. Haben wir keine, lassen wir uns fremdbestimmen, was auf Dauer zu Stress und Unzufriedenheit führt – und uns weg bringt von unseren eigenen Visionen, Zielen und Commitments.

Echte vs. falsche Dringlichkeiten

Offensichtliche vs. weniger offensichtliche Ablenkungen

Multitasking

Plane gut und klar

Eine gute Planung ist die halbe Miete für ein gutes Zeitmanagement und sowieso gegen Verzettelung. Denn bei der Planung setzt du klare Prioritäten, was heute Platz haben soll und was nicht.

Das Thema Planung ist nicht nur ein wichtiges, sondern auch ein großes. In meinem Artikel über die Zeitplanung zeige ich dir viele verschiedene Möglichkeiten, wie du deinen Tag besser in den Griff bekommst. So hast du eine bessere Übersicht und verzettelst dich weniger.

Die Basis einer erfolgreichen Planung sind gute Ziele. Hast du ein Ziel, das dich wirklich motiviert, stellst du die Weichen auch in Richtung dieses Ziels. Damit hast du keine Probleme mehr, Prioritäten zu setzen und alles andere wegzulassen. Auch das hilft natürlich gegen die Verzettelung.

Ob Ziele überhaupt wirken und wie du gute Ziele setzt, habe ich in meinem Artikel “Ziele setzen und erreichen – so erschaffst du dir das Leben deiner Träume” beschrieben.

Lass es auch mal gut sein

Überlege dir mal in Ruhe, wie hoch der Standard deiner Aufgabenerfüllung jeweils sein muss.

Nicht jede Aufgabe muss in gleich hoher Qualität und Perfektion erledigt werden. Überlege dir jetzt, wie hoch der Standard jeweils sein muss. Unterteile dann deine Aufgaben in drei Kategorien:

Pflegst du einen gewissen Perfektionismus, weiß man, dass man von dir gute bis sehr gute Arbeit erwarten kann. Treibst du es jedoch zu weit mit dem Perfektionismus, bremst du dich aus:

• Die Unzufriedenheit steigt (es ist ja nie gut genug).
• Du setzt dich unter permanenten Druck.
• Du kommst weniger schnell vorwärts.
• Du bist verzettelt.

Wenn du zu Perfektionismus neigst, dann versuche doch mal, deine Zeit, die du dir für eine Aufgabe gibst, zu limitieren. Damit verhinderst du, dass du ins Uferlose gerätst. Und nach dem Pareto-Prinzip kannst du mit 20 Prozent des Aufwandes ja bereits 80 Prozent des Ergebnisses erreichen. Um die fehlenden 20 Prozent des Ergebnisses zu erreichen, bräuchtest du wiederum 80 Prozent des Aufwandes. Das spricht eigentlich ganz klar gegen Perfektionismus im normalen Alltag, oder nicht?