Umgang mit E-Mails: Die Fünf-Sätze-Politik

Twitter kennt eine Beschränkung auf 140 Zeichen, SMS auf 160 Zeichen. Die Folge? Man überlegt, bevor man schreibt.

Eigentlich eine gute Sache. Lässt sich die wohl auch auf E-Mail übertragen?

So bequem und praktisch E-Mails sind, weisen sie doch auch ein paar Probleme auf. Hauptproblem: E-Mails werden nicht gelesen.

Ich meine das tatsächlich so. Immer wieder stelle ich fest, dass E-Mails höchstens überflogen werden.

Was habe ich nicht schon alles versucht? Wichtiges fettgedruckt, Abschnitte mit Zwischentiteln gemacht oder eine Zusammenfassung zu Beginn geschrieben.

Trotzdem stelle ich immer wieder fest: E-Mails werden nicht gelesen. Zumindest nicht von der Mehrheit. Und zweifellos weniger und weniger genau als Briefe.

Das hängt mit zwei Dinge zusammen:

  • Wir werden von E-Mails überflutet: 30-40 Mails pro Tag sind Durchschnitt. Was bedeutet, dass viele auch viel mehr E-Mail pro Tag erhalten.
  • E-Mail sind eine eigenständige Form der Kommunikation: Eine eigene Form ist deshalb auch angemessen – wie bei SMS oder Twitter auch. Ich habe mich mittlerweile an die E-Mails ohne anständige Anrede oder normalen Gruss gewöhnt, finde es sogar völlig in Ordnung. Kritisch wird es bei den nichts-sagenden Betreffs. Woran ich mich aber nie gewöhne: Anscheinend gelten für einige Absender die Rechtschreibregeln nur für Mitteilungen auf Papier.

All das hat ich zum Anschluss an eine Bewegung geführt: Zur Fünf-Sätze-Politik.


Meine E-Mails formuliere ich so, dass sie höchstens 5 Sätze lang sind.

Die Vorteile:

  1. Der Empfänger kann meine Mail schneller lesen.
  2. Ich muss mich auf die wichtigsten Punkte beschränken. Was auch mir Zeit spart.
  3. Ich greife öfters zum Telefon. Nicht für jede Kommunikation sind E-Mails das richtige Mittel. Besonders lange, komplexe Dinge oder auch nur ganz kurze Konversationen, ganz zu schweigen von heiklen Dingen kann man am Telefon schneller, besser und effizienter erledigen.

In meinen E-Mails steht deshalb in der Signatur:

Q: Weshalb ist diese E-Mail nur 5 oder weniger Sätze lang?
A: http://ivanblatter.com/fuenf

Diese Signatur führte auch schon zu Gelächter, was zu netten Gesprächen führt. Also noch ein Pluspunkt. Doch seit bald einem Jahr mache ich damit nur sehr gute Erfahrungen.

Ich plädiere damit für eine Selbstbeschränkung aus Respekt vor meiner Zeit und derjenigen des Empfängers. Diese Selbstbeschränkung führt zu einem bewussten Umgang mit E-Mails – was ganz im Sinne des Anti-Zeitmanagements ist (Prinzip “Entscheiden” und “Fokussieren”).

Probieren Sie es aus! Sie werden sofort die großen Vorteile schätzen.

P.S.: Zugegeben, manche E-Mails sind auch bei mir etwas länger. Dann lösche ich einfach die Signatur. :-)

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Kommentare

  1. Katja Lotze meint

    … war das ein Test für die Genauleser?
    “Ich meine das tatsächlich so. Immer wieder stelle ich fest, dass E-Mails höchstens überfolgen werden.”
    Oder den Fehler übersehen?

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