Eines der wichtigsten Instrument bei GTD (Getting Things Done) ist der Eingangskorb. Bei diesem geht es darum, die möglichen Eingänge und Zugänge zu Ihrer Arbeitswelt möglichst zu minimieren.
In diesem Artikel erkläre ich Ihnen, weshalb ich keinen eigentlichen Eingangskorb mehr nutze, weshalb ich jedoch die Idee dahinter nach wie vor überzeugend finde.
In den ersten beiden Teilen der GTD-Einführung ging es allgemein um GTD und dessen Prozess. In diesem Teil geht es um das Erfassen und um den Grundsatz: Erfassen Sie alle losen Enden und zwar zu 100%.
Einer der grössten Feinde der Produktivität sind ständige Unterbrechungen. Forscher am renommierten King’s College in London haben Blackberries und Outlook gegen Marihuana antreten lassen. Dazu haben Sie drei Gruppen einen IQ-Test machen lassen: Die erste Gruppe konnte den Test ganz normal ausfüllen. Die zweite Gruppe wurde durch eingehende E-Mails und SMS unterbrochen. Die dritte Gruppe hatte zuvor Marihuana geraucht. Nicht sehr überraschend: Die erste Gruppe schnitt gegenüber den anderen beiden Gruppen um durchschnittlich 10 IQ-Punkte besser ab. Aber – und jetzt bitte aufpassen -: Die Gruppe, die durch eingehende E-Mails und SMS unterbrochen wurde, schnitt durchschnittlich 6 IQ-Punkte schlechter ab als die Gruppe unter Drogeneinfluss!
Es gibt aber einen Trick, mit dem man augenblicklich und nachhaltig die Produktivität erhöhen kann. Das ist kein grosses Geheimnis, ich habe schon öfters darüber geschrieben, aber man kann es nicht oft genug wiederholen:
Dazu könnt ihr entweder euer Mail-Programm ausserhalb der beiden Mail-Zeiten geschlossen lassen oder einfach den automatischen Empfang von Mails ausschalten. So oder so: Hauptsache, ihr verhindert, dass ihr ständig von eingehenden Mail abgelenkt werdet.
In meinen „7 Tipps für einen leeren Kopf“ habe ich versucht zu beschreiben, wie man seinen Kopf leeren kann. Notizen zu machen ist aber nur die eine Seite. Genauso wichtig ist es, ein System für sich selber zu finden, mit welchem man seine Notizen verwalten kann und Informationen schnell wieder findet. Ohne einen Glaubenskrieg entfachen zu wollen: Meine Anforderungen sprechen eher für eine analoge Lösung, die ich euch vorstellen möchte. Meine Anforderungen sind:
Das sind meine Anforderungen und zugleich eine Erklärung, weshalb ich so vorgehe, wie ich gleich beschreibe. Andere schreiben und verwalten ihre Notizen lieber digital, da sie sehr einfach gesichert werden können. Jede Variante hat halt ihre Vor- und Nachteile. Hauptsache es stimmt für einen selbst.
Die Serie „Mehr durch weniger“ will zeigen, wie mit wenig Aufwand das Arbeitsleben vereinfacht werden kann, und man so schneller, stressfreier, produktiver und effektiver ans Ziel kommt. Meiner Meinung nach könnten wir viel mehr erreichen, wenn wir uns nicht so verzetteln würden, sondern uns auf die wichtigsten Dinge fokussieren würden. Wie das erreicht werden kann und vieles mehr, soll in dieser Serie beleuchtet werden.
Planen kann so schön sein: Prioritäten setzen, farbig markieren, Stichworte hinzufügen, Streichen, neu Sortieren, dann das Ganze mal digital ausprobieren und dann doch wieder auf Papier usw. Aber leider vergisst man manchmal, dann auch tatsächlich tätig zu werden. Planen ist wichtig, sogar sehr wichtig, aber es darf nicht zu l’art pour l’art ausarten. Planen hilft einem zwar, aber erledigt keine Aufgaben. Nach verschiedenen Ausflügen zu allen möglichen Planungssystemen, bin ich auf die Kombination von zwei einfachen Techniken gekommen: GTD (Getting Things Done) und dessen Vereinfachung ZTD (Zen To Done).
Dieser etwas ältere Artikel zeigt, wie ich vor ein paar Jahren organisiert bin. Mittlerweile bin ich komplett digital organisiert, doch finde ich das damalige System immer noch gut, zweckmäßig und nützlich.
„Ordnung im PC“ ist eine Miniserie, welche sich mit der Organisation in und um den Computer beschäftigt. Genau so wie Zimmer, Schränke, und Schreibtische unaufgeräumt, unübersichtlich und chaotisch sein können, kann das der Computer auch sein. Der Vorteil ist aber, dass man das dem Computer nicht gleich ansieht. Trotzdem gelten die gleichen Prinzipien wie sonst auch. So steigen die Effizienz, die Motivation und auch die Zufriedenheit.
E-Mail: Eine der nützlichsten Erfindungen im Internet-Zeitalter und gleichzeitig einer der grössten Produktivitätskiller. Vieles geht heute einfacher, schneller und billiger. Aber wir lassen uns von Mails auch terrorisieren. Das nicht sein! Lasst uns zusammen anschauen, wie E-Mails wieder zu einem Segen und nicht mehr zu einem Fluch werden.
Bei meinem ersten Job nach dem Studium habe ich versucht, möglichst viele Dokumente auf meinen Schreibtisch zu verteilen. So habe …