Häufig nehmen wir uns viel zu grosse Aufgaben vor und wissen dann gar nicht, wo wir beginnen sollen.
Auf den ersten Blick ist die Aufgabe natürlich völlig klar und logisch (z.B. „Videokurs erstellen“).
Wenn es dann aber um die Umsetzung geht, ist die Aufgabe viel zu schwammig, zu gross und zu unbestimmt. Ein idealer Nährboden für den inneren Schweinehund.
Genau hier hilft dir das Konzept der Mikroaufgaben.
Der Begriff sagt eigentlich schon ganz genau, worum es geht: Brich eine Aufgabe in kleinste Teilaufgaben auf.
Um mit GTD zu sprechen: Die Mikroaufgabe ist der nächste Handlungsschritt, den du tun musst.
Oder: Die kleine Handlung überhaupt, die du erledigen musst.
In meinem Beispiel „Videokurs erstellen“ wäre das:
- Brainstorming Inhalt
Oder:
- Recherche, ob es so einen Kurs schon gibt
Eine typische Mikroaufgabe ist eine Aufgabe, die du in weniger als 30 Minuten erledigen kannst, idealerweise sogar in weniger als 10 Minuten.
Stell dir einfach vor, du musst jemanden anweisen, eine Aufgabe zu erledigen, der aber keine Ahnung davon hat. Erkläre ihm die Aufgabe Schritt für Schritt bis zum Ende und zwar bevor er anfängt. Erstell eine Checkliste oder ein Kochrezept, dem er Schritt für Schritt folgen kann.
Viele Aufgaben oder Projekte haben natürlich verschiedene Abhängigkeiten und Unsicherheiten, so dass nicht jede Aufgabe bis auf diese Ebene zerlegt werden kann.
Trotzdem kannst du die Aufgabe soweit zerlegen, wie du das halt eben tun kannst. Sobald du dann weiter sehen kannst, kannst du weitere Mikroaufgaben notieren.
Nutzen von Mikroaufgaben
Diese Idee der Mikroaufgaben eignet sich besonders bei sich wiederholenden Aufgaben oder wenn du irgendwo nicht weiterkommst:
- Sich wiederholende Aufgaben: Bei Aufgaben, die sich wiederholen, lassen sich mit Mikroaufgaben echte Schritt-für-Schritt-Anleitungen erstellen. Besonders bei Aufgaben, die man nur ab und zu erfüllen muss (z.B. die jährliche Steuererklärung), können solche detaillierte Anleitungen viel Zeit sparen.
- Neue oder neuartige Aufgaben: Bei neuen Projekten unterschätzen wir häufig den Zeitaufwand. Wir sind einfach zu optimistisch. In dieser Situation helfen Mikroaufgaben: Liste jeden Teilschritt auf. Das mag zwar Zeit kosten (teilweise sogar recht lange), aber dafür kannst du die Liste einfach nur noch abarbeiten, was dann viel schneller und einfacher geht.
- Zeitplanung: Viel Freiraum verführt zum Aufschieben: Untersuchungen zeigen, dass in Berufsgruppen mit viel Freiraum Aufschieberitis am weitesten verbreitet ist. Klassisch: Studenten und Freiberufler.
Gerade in diesen Fällen kann es helfen, eine Mikroaufgaben-Planung vorzunehmen. Dazu setzt du dich morgens hin und notierst alle Mikroaufgaben, die du heute erledigen möchtest oder musst.
Normalerweise vertrete ich eine lockere Planung, in diesem Spezialfall mag aber eine so detaillierte Planung helfen.
Ist der Aufwand gerechtfertigt?
Ich finde: Ja.
Natürlich lohnt es sich nicht, jede Aufgabe in Mikroaufgaben zu teilen. Dann wäre der Aufwand sicher zu hoch. Doch bei Aufgaben, bei denen du nicht mehr weiter weißt, die dich verunsichern oder die ein zu großer Brocken sind, lohnt sich der Aufwand allemal.
Wie so häufig im Zeitmanagement muss ich zwar zunächst Zeit investieren, die ich aber später mehrfach zurückerhalte. Habe ich nämlich meine Mikroaufgaben, kann ich all meine Energie in das Abarbeiten dieses Kochrezeptes stecken. Ich muss keine Gedanken und keine Energie daran verschwenden, was genau zu der Aufgabe gehört. Das habe ich ja schon erledigt.
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