Wir erhalten alle zu viele E-Mails. Es gibt wenige Konstanten, die mich in meiner Arbeit so begleiten wie das Stöhnen über die Mailflut.
Ein Arbeitnehmer erhält durchschnittlich pro Tag 30-40 E-Mails. Ich habe einige Kunden, die bereits über 10-15 E-Mails pro Tag stöhnen, andere können darüber nur lächeln, erhalten Sie doch eine hohe zweistellige oder sogar dreistellige Anzahl täglich.
Egal, wie viele E-Mails Sie erhalten: Es gibt eine fantastische Funktion in jedem E-Mail-Programm, mit der Sie Ihren Posteingang vorsortieren lassen können: Regeln oder Filter.
Hier sind sieben Beispiele, wie Sie Ihren Posteingang automatisch aufräumen lassen können.
Was ist eine Regel/ein Filter?
Man kann in jedem E-Mail-Programm Regeln erstellen. Damit weist man das Programm an, gewisse E-Mails automatisch zu behandeln. Das läuft in zwei Schritten:
- Man definiert die Bedingungen, die eine E-Mail erfüllen muss, um von der Regel behandelt zu werden.
- Man definiert eine Reihe von Aktionen, die auf diese E-Mail angewendet werden sollen.
Das Ganze steht und fällt mit der Präzision des ersten Schrittes.
- Bin ich zu wenig genau, werden auch E-Mails behandelt, die ich eigentlich nicht behandeln will.
- Bin ich zu präzise, muss ich viel zu viele Regeln erstellen.
Hier sieben Beispiele, was Sie mit Regeln alles anstellen können.
Sieben E-Mail-Regeln gegen die Mailflut
CC-Mails verschieben
(Zu) viele E-Mails erhalten wir nur als Kopie. Meist will sich der Absender absichern, dass alle seine Info erhalten. Geht ja schnell, kostet kaum zusätzlichen Aufwand.
Die Folge: Viele werden von CC-Mails überschwemmt und lesen sie gar nicht mehr richtig.
Ich habe etliche Kunden, die solche E-Mails herausfiltern und vielleicht einmal pro Woche kurz darüber fliegen. Die Regel lautet:
Verschiebe alle E-Mails, die ich nur als CC erhalte, in den Unterordner „CC-Mails“.
Automatisch generierte Mails löschen oder verschieben
In je mehr Netzwerken man sich tummelt, je mehr Webanwendungen oder Social Media man nutzt, desto mehr E-Mails erhält man: Hier eine Benachrichtigung, da eine News, dort eine Einladung…
Diese E-Mails kann man entweder komplett abstellen oder sie ebenfalls in einen anderen Ordner verschieben lassen.
Letzteres tue ich beispielsweise mit XING-Einladungen. Die will ich nicht komplett ausschalten, aber es genügt, wenn ich die sporadisch durchsehe. Meine Regel lautet deshalb in diesem Beispiel:
Verschiebe alle E-Mails, die von der Adresse „mailrobot@xing.com“ kommen und im Betreff „XING: Einladung zum Event“ enthalten in den Unterordner „XING Einladungen“.
Der Klassiker: Newsletter verschieben
Auch hier wiederum: Diejenigen Newsletter, die ich abonniert habe, finde ich interessant. Die uninteressanten habe ich schon längst abbestellt.
Trotzdem muss ich einen Newsletter nicht am selben Tag lesen – geschweige denn sofort nach Erhalt. Deshalb verschiebe ich sie auch in einen Unterordner.
Das kann über zwei Wege gehen: Newsletter werden entweder häufig von einer speziellen E-Mail-Adresse verschickt. So kann ich die problemlos herausfiltern. Oder ich kann anhand des Absenders und des Betreffs einen Newsletter gut identifizieren (mein Infoletter kommt beispielsweise immer von meiner „normalen“ E-Mail-Adresse und im Betreff steht „Infoletter“). Im Zweifelsfall kann ich noch nach dem Wort „Abbestellen“, „Abmelden“ oder „Unsubscribe“ suchen lassen, denn das steht in der Regel in jedem Newsletter.
Pro Newsletter erstelle ich dann eine Regel. Als Beispiel:
Verschiebe alle E-Mails von ivan.blatter@ivanblatter.com mit dem Stichwort „Infoletter“ im Betreff und dem Wort „abmelden“ im Text in den Unterordner „Newsletter“ und markiere die Mail als gelesen.
Partielle Benachrichtigung
Gerade Outlook bietet fast unendliche Möglichkeiten bei den Regeln. Ich empfehle, die Mailbenachrichtigung auszuschalten, um nicht ständig unterbrochen zu werden. Via Regeln kann man diese aber wieder partiell einschalten. So kann ich in Outlook diese Regel definieren:
Benachrichtige mich mit einem Ton und dem Vorschaufenster, wenn ich eine E-Mail von meinem Chef, meinem wichtigsten Kunden oder meiner Frau erhalte.
Nachfragen (Follow-Up) nicht vergessen
Häufig senden wir eine E-Mail und haben dann unser Anliegen von unserem Tisch. Der andere übersieht es aber vielleicht oder vergisst, das Anliegen zu erledigen.
Ich bin der Meinung, dass wir uns trotzdem dafür verantwortlich fühlen sollten, dass unsere Anliegen auch behandelt werden. Deshalb hake ich konsequent nach, wenn ich auf eine E-Mail keine Reaktion erhalte.
Das geht aber nur, wenn man noch weiss, was noch offen ist. In der Regel erstelle ich mir eine neue Aufgabe mit der Kategorie „Warten auf“ (z.B. „Rückmeldung Gastartikel“).
Man kann das aber auch mit Regeln automatisieren. Man könnte beispielsweise ein „unauffälliges“ Stichwort in die E-Mail aufnehmen. Oder häufig steht vor der Signatur ein Doppelstrich „–„. Hier könnte man ein drittes Strichlein hinzufügen als Zeichen, dass man nach ein paar Tage nachhaken möchte.
(Danke, www.asianefficiency.com, für diesen Tipp!)
Diese E-Mails kann ich dann in einen Ordner kopieren lassen, den ich regelmäßig (z.B. wöchentlich) durchsehe und bei Bedarf nachhake. Der Filter wäre also:
Enthält eine E-Mail, die ich sende, die Zeichenfolge „—„, dann kopiere diese in den Unterordner „Follow-Up“.
Notiz an sich selbst
Wenn ich unterwegs etwas notiere, mache ich das gerne mit der App „Noet“ und schicke mir die Notiz als E-Mail. So weiss ich, dass ich sie noch am selben Tag abarbeite und richtig einordne.
Je nach Workflow, den Sie haben, kann es aber auch sinnvoll sein, solche Notizen in einen Unterordner verschieben zu lassen. Natürlich mit einer Regel:
Verschiebe E-Mails von meiner E-Mail-Adresse an mich selbst in den Unterordner „Notizen an mich selbst“.
E-Mail automatisch ausdrucken
Nehmen wir an, Sie organisieren eine Konferenz, zu der man sich via Formular auf Ihrer Webseite anmelden kann. Sie erhalten dann eine E-Mail über diese Anmeldung.
Oder nehmen wir an, Sie arbeiten im Lager Ihres Unternehmens und die Kollegen können bei Ihnen Waren per E-Mail bestellen.
In beiden Fällen kann man solche Bestellungen gut per Regel identifizieren und dann beispielsweise ausdrucken, weil Sie die Anmeldung oder Bestellung auf Papier ablegen oder eben mit ins Lager nehmen möchten.
Auch das ist mindestens in Outlook problemlos möglich. Die Regel lautet dann:
Erhalte ich eine E-Mail mit dem Betreff „Anmeldung Konferenz“ (oder „Bestellung“), dann drucke diese E-Mail aus und verschiebe sie in den Unterordner „Anmeldungen“ (oder „Bestellungen“).
