Arbeitsorganisation mit Eisenhower

Eisenhower
Wer hat nicht schon alles für eine bessere Arbeitsorganisation und ein besseres Zeitmanagement her halten müssen? Parkinson, Pareto, die ALPEN und eben auch Eisenhower. Das Eisenhower-Prinzip oder die Eisenhower-Matrix gehen zurück auf Dwight D. Eisenhower, den 34. Präsident der USA und Oberbefehlshaber der Allierten in Europa während des zweiten Weltkriegs.

Dieses Prinzip wird manchmal heran gezogen, um ein modernes Zeitmanagement zu charakterisieren. Stephen Covey unterscheidet vier Generationen von Zeitmangement:

Die erste Generation hat versucht, den heutigen Ansprüchen der Zeit gerecht zu werden und lässt sich durch Notizen und Checklisten charakterisieren. Im Vordergrund stand die Vollständigkeit.

Die zweite Generation hat sich dann auf Kalender und Terminplaner konzentriert. Diese Bewegung steht für die Planung von Ereignissen und Handlungen für die Zukunft.

Die dritte Generation versucht, die ersten beiden Generation um Prioritäten zu erweitern. Sie ist heute noch verbreitet. Hier geht es um Prioritäten, Werte und Ziele. Diese Denkweise wird bis auf den einzelnen Tag herunter gebrochen, indem man eine detaillierte Tagesplanung erstellt.

In allen drei Generationen stand die Effizienz im Vordergrund. Leider ging bei dem Versuch, den letzten Tropfen aus dem Tag heraus zu pressen, auch vieles verloren. Menschliche Bedürfnisse etwa blieben dabei auf der Strecke. Gleichzeitig hat man gemerkt, dass eine detaillierte Planung heute nicht mehr durchgehalten werden kann, in einer Zeit, die von ständigen Unterbrechungen geprägt ist. Als Folge hatten viele Leute genug von Zeitmanagement und Zeitmanagement-Programmen.

Nun taucht aber die vierte Generation auf. Diese Generation ist nicht mehr von Methoden des Zeitmanagements geprägt. Zeit lässt sich schliesslich nicht managen. Jede/r hat genau 24 Stunden Zeit pro Tag, jede Sekunde ist genau gleich lang wie jede andere. Bei der vierten Generation geht es deshalb um Selbst- und Energiemanagement. Damit taucht plötzlich der Mensch wieder in der Diskussion auf.

Die Eisenhower-Matrix

Eines der Instrumente dieser vierten Generation ist die Eisenhower-Matrix. Die Matrix hat zwei Achsen: Wichtig – Unwichtig, Dringend – Nicht dringend. Diese Matrix aufgespannt ergibt folgendes Bild.

In unserem Alltag bewegen wird uns meistens in der Dringend-Achse. Unser Arbeitsalltag mit alle den Unterbrechungen ist genau so konzipiert. Dringende Aufgaben springen uns förmlich an, sie bedrängen uns. Ein Übermass an Dringlichkeiten führt zu:

  • Stress
  • Krisenmanagement
  • ausschliesslich kurzfristige Orientierung
  • reaktiv und nicht proaktiv
  • kaum planbar

Die Situation wird verschärft, wenn der Schwerpunkt im Quadranten III liegt, also bei den zwar dringenden, aber eigentlich unwichtig Aufgaben. Hier wird viel Zeit für Unwichtiges verplempert, aber man ist trotzdem gestresst und gehetzt.

Quadrant IV ist sowieso ausser Rang und Namen. Diese Zeit ist völlig verloren und schadet mehr als es nützt. Hier sollten Sie sich also nie aufhalten.

Im Idealfall verbringt man am meisten Zeit im Quadrant II, also bei den wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben. Zwar werden Sie immer mit dringenden Aufgaben konfrontiert werden, aber können viele davon abfedern oder gar nicht dringend werden lassen, wenn Sie frühzeitig planen und die Dinge erledigen, bevor Sie dringend werden. Mit anderen Worten: Je mehr Sie sich im Quadranten II befinden, desto mehr nimmt Quadrant I ab.

In den Quadranten II rutscht man aber leider nicht einfach so. Vielmehr verlangt der Quadrant II langfristige Planung, zielgerichtete Arbeit, proaktive Arbeit. In den Quadranten I (und oft auch in Quadrant III) rutschen Sie oft von alleine, oft ohne Ihr Zutun. Deshalb ist es wichtig, bewusst in den Quadranten II zu drängen.

Eine einzige Frage hilft Ihnen, zu überprüfen, ob Sie im Quadrant II arbeiten oder nicht. Nämlich:

Welche Tätigkeit macht langfristig den grössten Unterschied?


Tun Sie hauptsächlich die Dinge, die langfristig den grössten Unterschied machen, dann sind Sie gut aufgestellt. Ziellos im Internet surfen, zahllose Sitzungen absitzen, viele Anrufe, ständig E-Mails abrufen, Dinge kurzfristig erledigen gehört sicher nicht dazu.

Ich denke, theoretisch klingt das nachvollziehbar. Doch wie kommen Sie konkret von Quadrant I in Quadrant II?

Hier muss ich tief ansetzen, nämlich ganz unten bei der Basis:

Was tun Sie eigentlich? Weshalb tun Sie es? Was sind Ihre Lebensziele? Was ist Ihre ganz persönliche Vision, Ihre Mission? Weshalb sitzen Sie stundenlang in einem Büro, weshalb mühen Sie sich tagtäglich ab?

Wenn Sie keine Antwort auf diese Fragen haben, dann liegt die Vermutung nahe, dass Sie sich treiben lassen und das tun, was andere wollen. Dann fehlt aber proaktives Handeln. Der erste Schritt in Richtung Quadrant II liegt also darin, diese Fragen für sich selber zu beantworten und diese Antwort immer im Bewusstsein zu haben. Anschliessend sollten sich die meisten Ihrer Aktivitäten auf diese Basis beziehen.

Natürlich müssen Sie deshalb trotzdem einen Anruf führen, der Sie nur Zeit kostet, die Konzentration raubt und eigentlich nichts bringt. Und natürlich müssen Sie auch die Buchhaltung nachführen, die Steuererklärung ausfüllen, eine plötzliche Aufgabe sofort erledigen. Aber all das sollte nicht der Hauptbestandteil Ihrer Arbeit sein.

Hier ein paar weitere Strategien, die helfen können, in den Quadranten II zu kommen:

Ziele priorisieren

Die persönliche Mission oder Vision ist naturgemäss recht allgemein gehalten. Ziele helfen bei der Konkretisierung. Vielleicht haben auch Sie viele Ziele. Hier gilt es, bei den Zielen Prioritäten zu setzen. Wählen Sie zunächst diejenigen aus, die die grösste und nachhaltigste Wirkung haben.

Welche Ziele haben Sie?

Rollen balancieren

Jeder Mensch füllt unterschiedlichste Rollen aus. Als Selbstständiger bin ich beispielsweise Trainer, Blogger, Verkäufer, Buchhalter, Sekretär, Designer und vieles mehr. Daneben bin ich auch noch Lebenspartner, Präsident eines Fotoclub, ehrenamtlicher Helfer, Sohn meiner Eltern, Bruder, Freund und vieles mehr. All diese Rollen gilt es, unter einen Hut zu bringen und die Zeit so aufzuteilen, dass keine davon zu kurz kommt.

Was sind Ihre Rollen
Können Sie alle Rollen ausfüllen?

Nein sagen

Können Sie Nein sagen? Nicht? Trösten Sie sich, das können viele Menschen nicht. Das hilft Ihnen leider nicht weiter. Mein Rat ist einfach, aber nicht leicht: Lernen Sie, Nein zu sagen. Es gibt viele Hilfen, wie Sie das tun können, beispielsweise hier oder hier. Mir hilft es, wenn ich mich bemühe, eine Alternative zu finden. So zeige ich, dass ich wirklich nicht kann, aber ein Anliegen verstehe und es ernst nehmen.

Können Sie Nein sagen? Weshalb nicht?

Delegieren

Viele der Aufgaben, die nicht in Ihren Quadranten II fallen, können Sie vielleicht delegieren. Je tiefer man in der Hierarchie sitzt, desto schwieriger ist das natürlich. Oder es scheitert an den fehlenden Ressourcen, was bei vielen Alleinunterhalterunternehmer der Fall ist.

Falls Sie aber die Möglichkeit haben, dann delegieren Sie unbedingt treuhänderisch. Suchen Sie sich die Leute so aus, dass diese als Treuhänder selbstständig und eigenverantwortlich handeln können. Es sind nicht Ihre Handlanger, sondern Ihre Treuhänder. So macht das Arbeiten mehr Spass – auch Ihnen. Denn so müssen Sie nicht mehr der Kontrolleur sein.

Weitere Anwendungen

Mit der Eisenhower-Matrix können Sie eine Inventur Ihrer Aufgaben machen, wenn Ihnen alles über den Kopf zu wachsen droht. So sehen Sie, was eigentlich wichtig ist. Die Eisenhower-Matrix und seine Philosophie lässt sich aber nicht nur auf Ihre Arbeitsorganisation anwenden. Es gibt viele andere Möglichkeiten:

  • Ziele sortieren: Was ist wichtig, aber noch nicht dringend? Ganz klassisch: Abnehmen/Sport treiben. Wenn Sie jetzt etwas abnehmen, werden Sie nicht in ein paar Jahren/Jahrzehnten keine andere Wahl mehr haben.
  • Essen: So komisch es klingt: Sortieren Sie Ihr Essen mal nach Eisenhower. Was sollten Sie unbedingt mehr essen, weil es Ihnen gut tut? Wenn Sie erst dann Früchte essen, wenn Sie den Schnupfen schon haben, dann ist es zu spät. Wenn Sie es vorher tun, werden Sie keinen Schnupfen bekommen.
  • Freizeit: Was bringt Ihnen die grösste Erholung, ohne Sie zu stressen?

Kommentare

  1. meint

    Das Essen nach Eisenhower sortieren, DAS ist mal ein guter Tip! Gefällt mir. Überhaupt, auch im Privaten mal zu gucken, was ist wirklich wichtig. Das tun viele Menschen auch nicht, auch wenn sie es im Job schon ganz gut können. Und “schwupps” kommt der “Freizeitstress” daher ;-) .

    Vielen Dank, ich finde Ihre Tips wirklich hilfreich.

    Beste Grüße
    Petra Manthey-Petersen

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